Ekwiwalenty dla pracowników mogą korzystać ze zwolnienia

@RY1@i02/2014/158/i02.2014.158.07100080a.101.jpg@RY2@

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Z definicji tej wynika, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale również otrzymane świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem określonych w katalogu zwolnień, zawartym w art. 21 ustawy o PIT.

Wykazanie w PIT

Stosownie do postanowień art. 237⁷ kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, stosownie do treści art. 237⁹ par. 3 kodeksu pracy.

Ekwiwalentów za pranie odzieży korzystających ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie trzeba wykazywać w PIT-11.

Jednak część organów podatkowych uznaje, że zwrot pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów prania odzieży roboczej podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

PRZYKŁAD 1

Uniform hotelowy

Część pracowników hotelu, np. recepcjonistka, ma obowiązek nosić uniform. W takiej sytuacji wartość obowiązkowego ubioru służbowego, jak i ekwiwalent pieniężny za jego pranie są wolne od PIT, pod warunkiem że pracownik będzie przynosił miesięczne zestawienie kwot, które wydał na pranie odzieży roboczej.

Inne rodzaje umów

Warto zauważyć, iż obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie ogranicza się jedynie do osób świadczących pracę na podstawie stosunku pracy, ale dotyczy również osób świadczących pracę na innej podstawie, jeżeli praca ta jest wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu określonym przez pracodawcę.

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie innych umów niż umowa o pracę nie można mówić o wypłacie ekwiwalentu za pranie odzieży, a jedynie o zwrocie kosztów poniesionych przez inną osobę w związku ze świadczeniem usług na rzecz zleceniobiorcy.

Dlatego należy uznać, iż wypłacone zleceniobiorcy środki za pranie odzieży roboczej będą zwolnione z podatku dochodowego w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, o ile zostaną spełnione warunki wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Bez ograniczeń

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby skorzystać ze wskazanego zwolnienia, należy spełnić poniższe warunki:

wekwiwalent powinien być wypłacony w pieniądzu,

wjego kwota powinna odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika, co oznacza, że wypłacona kwota musi odpowiadać wartości używanej rzeczy i być związana ze stopniem jej zużycia,

wnarzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika i muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Co ważne, nie ma żadnych ograniczeń co do wysokości ekwiwalentu. Jeśli jednak będzie ona zawyżona, urząd skarbowy może potraktować go jako ukrytą formę wynagrodzenia i upomnieć się o podatek.

PRZYKŁAD 2

Wartość zawyżona

Pracownik zatrudniony w firmie budowlanej wykorzystuje w pracy stanowiący jego własność młot pneumatyczny i z tego tytułu otrzymuje ekwiwalent miesięczny w wysokości 1500 zł. Kwota ta jest zawyżona, dlatego istnieje duże prawdopodobieństwo, iż urząd skarbowy zakwestionuje zwolnienie z podatku takiego świadczenia.

Niezwykle często zdarza się, iż pracownicy używają prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego czy komputera z zapewnieniem łącza internetowego. W takich sytuacjach nie ma przeszkód, aby zastosować zwolnienie, jednak pod warunkiem że wysokość ekwiwalentu odzwierciedlała poniesione wydatki.

Podstawą wypłaty ekwiwalentu powinny być dowody dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy, tj. faktura VAT potwierdzająca poniesienie opłat za telefon komórkowy, stacjonarny czy łącze internetowe oraz porozumienie zawarte między pracownikiem a pracodawcą określające sposób ustalenia i wysokość ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń pracownika oraz rodzaj urządzeń wykorzystywanych do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, a będących własnością pracownika.

Po spełnieniu wskazanych warunków pracodawca nie jest zobowiązany na podstawie art. 31 ustawy o PIT do pobierania zaliczek na PIT od wypłacanego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w wysokości określonej w przedstawianych przez pracownika fakturach VAT.

Co na to fiskus

"(...) z przepisów kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej do wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracowników. Wysokość ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikom, w wysokości kosztów przez nich poniesionych, zwolniona jest z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

Należy zauważyć, iż wysokość ekwiwalentu może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników (...)".

z 31 marca 2014 r., nr IBPBII/1/415-1155/13/MK.

"(...) Przepisy wewnętrzne pracodawcy (Regulamin pracy) przewidują wypłacanie ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej. Wypłacane pracownikom świadczenia pieniężne z tytułu prania odzieży roboczej, na podstawie ww. Zarządzenia, stanowią ryczałt brutto ustalany kwotowo, niestanowiącej równowartości poniesionych przez pracownika kosztów.

(...) Należy stwierdzić, iż "ekwiwalent za pranie odzieży roboczej", o którym mowa w stanie faktycznym, nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia od podatku, gdyż jego wysokość nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Zatem wypłata pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów prania odzieży roboczej podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (...)".

z 10 października 2012 r., nr IPPB4/415-574/12-4/JK.

"(...) Wypłacone środki za pranie odzieży roboczej zleceniobiorcy będą zwolnione z podatku dochodowego w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Natomiast wypłacane środki dla zleceniobiorcy na pokrycie wydatków na pranie odzieży stanowić będą koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (...)".

z 11 sierpnia 2011 r., nr IPPB1/415-468/11-3/AM.

"(...) Z używaniem sprzętu w postaci telefonu czy komputera nierozerwalnie związane są również opłaty abonamentowe. Zatem, by przedmiotowe zwolnienie miało zastosowanie, warunkiem jest, aby wysokość ekwiwalentu odzwierciedlała wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Natomiast sposób ustalenia i wysokości ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń pracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie. W konsekwencji przedmiotowy ekwiwalent nie podlegał będzie opodatkowaniu PIT.

Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz powołane powyżej przepisy, stwierdzić należy, że wypłacony pracownikowi ekwiwalent w wysokości określonej w przedstawianych przez pracownika fakturach VAT za używanie telefonu komórkowego, telefonu stacjonarnego oraz komputera wraz z urządzeniami peryferyjnymi do komunikowania się za pośrednictwem internetu, stanowił będzie przychód ze stosunku pracy pracownika, który jednocześnie korzystał będzie ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...)".

z 12 listopada 2013 r., nr IBPBII/1/415-791/13/ASz.

@RY1@i02/2014/158/i02.2014.158.07100080a.803.jpg@RY2@

Rafał Styczyński

Rafał Styczyński

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).