Jakie dokumenty mogą potwierdzić poniesienie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów

@RY1@i02/2009/179/i02.2009.179.086.0009.101.jpg@RY2@

Radosław Kowalski, doradca podatkowy, Kancelaria Doradcy Podatkowego Radosława Kowalskiego

doradca podatkowy, Kancelaria Doradcy Podatkowego Radosława Kowalskiego

Przy zaliczaniu wydatków do kosztów podatkowych podstawowe znaczenia ma to, czy są one celowe i czy nie zostały wyłączone z katalogu kosztów przez ustawodawcę (tzn. czy prawodawca nie zamieścił ich w art. 23 ustawy o PIT lub odpowiednio w art. 16 ustawy o CIT).

Zasady kwalifikacji wydatków jako stanowiących albo niestanowiących kosztów podatkowych mają podstawowe znaczenia w podatkach dochodowych.

Należy jednak pamiętać, że samo wykazanie celowości nie zawsze wystarczy, by uwzględnić wydatek w rachunku podatkowym. Bez względu bowiem na to, czy podatnik prowadzi księgi rachunkowe czy tylko podatkową księgę przychodów i rozchodów, zawsze ciąży na nim obowiązek odpowiedniego (czyli zgodnego ze szczególnymi regulacjami - ustawą o rachunkowości lub rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) udokumentowania wydatków.

Wydatki powinny być dokumentowane za pomocą dowodów księgowych. Zasadniczo muszą to być zewnętrzne dowody księgowe (zewnętrzne, czyli wystawione przez kontrahenta podatnika, a nie przez niego samego), a tylko w wyjątkowych sytuacjach (jak np. zakupy bezpośrednio u krajowych hodowców) podatnik sam może wystawić dokument potwierdzający nabycie świadczenia.

Oczywiście wśród zewnętrznych dowodów księgowych królują faktury. Faktura to nie tylko dokument, który został tak zatytułowany przez wystawcę. Otóż w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT minister finansów stworzył krótką listę dokumentów, które chociaż nie nazywają się fakturą, to są na równi z nią traktowane (oczywiście po spełnieniu warunków zapisanych w tych przepisach).

Dzięki temu za fakturę uznane są m.in. bilety jednorazowe wydawane przez przewoźników za przewóz (w każdej formie transportu) na dalszych (powyżej 50 km) trasach, dowody zapłaty za autostrady, dowody zapłaty za usługi pośrednictwa finansowego (np. wyciągi z banku), dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławcze (chociaż mam wrażenie, że tego rodzaju usługi rzadko są świadczone w Polsce) czy wreszcie zwykłe rachunki ordynacyjne (wystawiane na podstawie Ordynacji podatkowej). Jak zatem widać, nie trzeba przekonywać kasjerki w kasie biletowej przy zakupie biletu na podróż np. InterCity czy osoby przyjmującej zapłatę za wjazd na autostradę płatną (czy wyjazd z niej), by wystawiła nam fakturę - w praktyce zazwyczaj taką fakturę już otrzymaliśmy w postaci biletu na przejazd czy paragonu potwierdzającego uiszczenie opłaty za przejazd autostradą (w tym miejscu należy zaznaczyć, że na wszystkich trzech polskich autostradach płatnych wydawane są paragony, które spełniają warunki do uznania je za faktury). Warto też przypomnieć, że w katalogu takim nie odnajdziemy dowodów zapłaty za parkowanie.

Oczywiście w przypadku niektórych wydatków prawodawca wymaga, by były spełnione dodatkowe warunki dokumentacyjne. Dla przykładu można wskazać na zakupy związane z używaniem samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w przypadku którego wprawdzie w rozporządzeniu dotyczącym fakturowania numer rejestracyjny wymagany jest tylko przy zakupie paliwa (przy czym bez znaczenia jest to, jaki jest status pojazdu), ale już według rozporządzenia dotyczącego podatkowej księgi przychodów i rozchodów taki numer powinny zawierać wszystkie faktury dotyczące wydatków związanych z używaniem tego pojazdu. W każdym przypadku podatnik musi zadbać o to, aby dowód nie tylko spełniał warunki formalne, lecz także czytelnie wskazywał, czego dotyczy.

(EM)