Jakie ewidencje musi prowadzić samozatrudniony

@RY1@i02/2011/070/i02.2011.070.086.0009.001.jpg@RY2@

Paweł Małecki doradca podatkowy z Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama

Pojęcie samozatrudnienia nie jest zdefiniowane wprost w żadnej ustawie. Przez samozatrudnienie rozumie się sytuacje, w której osoba fizyczna wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej określoną stałą usługę na rzecz jednego kontrahenta. Usługa ta wykonywana codziennie jest zbliżona charakterem do świadczeń wykonywanych przez pracownika. Bardzo często ma miejsce zresztą sytuacja, w której pracownik zakłada samodzielną działalność gospodarczą i rozpoczyna świadczenie usługi dla swojego byłego pracodawcy w zakresie, w jakim wykonywał poprzednio pracę.

Samozatrudnienie jest w istocie samodzielną działalnością gospodarczą. Z tego względu podatnik powinien prowadzić takie ewidencje, jakie są niezbędne dla formy opodatkowania, która została wybrana przez prowadzącego tę działalność. Najłatwiej mają w tym zakresie podatnicy opodatkowani na zasadzie karty podatkowej. Nie muszą oni prowadzić żadnej ewidencji (ewidencja zatrudnienia nie wchodzi tu w rachubę, bo w istotę samozatrudnienia jest wpisany brak pracownika). Jedynie muszą gromadzić wystawiane faktury (rachunki). Jednak by stosować taką formę opodatkowania, trzeba spełnić wiele warunków, przede wszystkim w zakresie przedmiotu prowadzonej działalności. Z tego względu ta forma opodatkowania występuje niezwykle rzadko przy samozatrudnieniu.

Drugą formą opodatkowania stosowaną już szerzej w samozatrudnieniu jest ryczałt ewidencjonowany. Aby wybrać tę formę opodatkowania, trzeba również spełnić pewne warunki, w tym również co do zakresu prowadzonej działalności. Zakres ten jest jednak znacznie szerszy niż w przypadku karty podatkowej. Podatnik opodatkowany w ten sposób prowadzi tzw. ewidencję przychodów, rejestrując każdy wystawiany rachunek (fakturę). Ponadto taki podatnik zmuszony jest prowadzić wykaz posiadanych środków trwałych.

Podatnicy samozatrudnieni, którzy wybrali ogólne zasady opodatkowania lub podatek liniowy, zmuszeni są prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Ponadto prowadzą oni ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W zasadzie powinni również prowadzić ewidencję wyposażenia, czyli przedmiotów niebędących środkami trwałymi o wartości powyżej 1500 zł. Tej ewidencji można nie prowadzić, jeśli wszystkie rzeczy ruchome o wartości powyżej 1500 zł będziemy wpisywać do ewidencji środków trwałych. Niezależnie od formy opodatkowania podatkiem dochodowym osoba samozatrudniona może być podatnikiem VAT czynnym. W takiej sytuacji jest ona zobowiązana prowadzić niezbędne ewidencje dla celów VAT. Są to minimum dwa rejestry: ewidencja VAT naliczonego oraz ewidencja podatku należnego.

Ewidencje prowadzone dla celów podatku od towarów i usług mogą być jednak znacznie bardziej rozbudowane. Stopień komplikacji tych ewidencji zależy bezpośrednio od charakteru usług świadczonych przez osobę samozatrudnioną. Najbardziej złożone rejestry prowadzą podmioty świadczące jednocześnie usługi opodatkowane i zwolnione. Wtedy rejestr zakupów w VAT (podatek naliczony) dzieli się na minimum trzy rejestry: ewidencja zakupów służących sprzedaży zwolnionej; ewidencja zakupów służących sprzedaży opodatkowanej; ewidencja zakupów służących sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej.

Ponadto te trzy ewidencje zwykle dzielą się jeszcze na dwa rejestry: zakupy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; pozostałe zakupy.

EM