Czy dekretując, stosujemy uproszczenia

ekspert w TIK-SOFT

Dekretacja księgowa, czyli adnotacja na dokumencie (dowodzie księgowym), określa sposób ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych. Zawiera więc konta księgowe i kwoty, datę (lub co najmniej miesiąc) oraz podpis osoby, która dekretację sprawdziła. W przypadku dokumentu w walucie obcej potrzebna jest też wartość złotowa.

Na szczęście przy komputerowym prowadzeniu ksiąg wymogi te są uproszczone: można zaniechać zapisania dekretacji na dokumencie, jeśli technika dokumentowania zapisów pozwala na jednoznaczne uzyskanie informacji zawartej w dekretacji. W praktyce wystarczy więc zapewnić łatwą i jednoznaczną identyfikację dokumentu z zapisem księgowym go dotyczącym oraz możliwość uzyskania czytelnych informacji o ujęciu zapisu na kontach księgowych.

Wypada też nadmienić, że istnieje interpretacja nr PDP 4211/IN/CIT/6/2006 zalecająca drukowanie dekretacji z programu i dołączanie do każdego dowodu księgowego - w świetle ustawy nie wydaje się to jednak obowiązkowe.

Generalnie obowiązuje zasada zapisania kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Należy więc zapisać oznaczenie konta analitycznego oraz syntetycznego. W praktyce często wystarczy konto analityczne (np. 200-1234), jeśli numer konta syntetycznego z niego wynika. Możliwa jest też dekretacja niektórych kwot z dokumentu na konta analityczne, a innych na syntetyczne.

Zapis księgowy - oprócz kont księgowych i kwot - powinien też zawierać oznaczenie osoby, która ten zapis zaksięgowała. Oznaczenie to musi figurować m.in. w dzienniku księgowań, stanowiącym jeden z obowiązkowych raportów księgowych. Przez zaksięgowanie rozumie się przy tym sprawdzenie i zatwierdzenie zapisu w taki sposób, że nie będzie można go modyfikować ani usunąć.

Uproszczenia wymienionych reguł wolno stosować tylko w małym zakresie: jeśli zapis księgowy jest tworzony automatycznie, przez transmisję danych z innego systemu albo przez algorytm, to nie musi być opatrzony oznaczeniem osoby zatwierdzającej.

oprac. Anna Rymaszewska

Art. 21 ust. 1a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. nr 5/2010 w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.Urz. M.F. z 2010 r. nr 6, poz. 26).