Środki pieniężne inwentaryzuje się na dzień bilansowy

Aktywa pieniężne w jednostce to nie tylko gotówka w kasie, ale również bony pieniężne zarówno w walucie polskiej, jak i zagranicznej. Do tej grupy zaliczają się też: środki pieniężne na rachunku bankowym, obce czeki i weksle, a także zaliczane do obrotowych składników majątku metale szlachetne, jak np. złoto lub srebro.

Tę grupę aktywów inwentaryzuje się na dzień bilansowy, a ich rodzaj determinuje metodę inwentaryzacji. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości środki pieniężne (z wyłączeniem zgromadzonych na rachunkach bankowych), a także papiery wartościowe należy zinwentaryzować drogą spisu z natury, zaś środki na rachunku bankowym przez potwierdzenie salda przez bank (w tym przypadku termin jest zachowany, jeżeli czynności zostaną rozpoczęte w ostatnim kwartale roku obrotowego, a zakończone do 15. dnia następnego roku). Przy czym wyciąg bankowy może być podstawą inwentaryzacji w podmiocie, których sprawozdania nie podlegają badaniu przez biegłego rewidenta (wyciąg nie ujawnia jednak innych aktywów lub zobowiązań, które mogą powstać w relacjach z bankami np. zakupionych opcji, udzielonych gwarancji, otwartych akredytyw). Pozostali powinni wystąpić do banku o potwierdzenie sald. Poza tym trzeba się liczyć z tym, że biegły rewident może sam o takie potwierdzenie wystąpić.

Istotne jest również, aby na dzień bilansowy jednostka zweryfikowała konto środki pieniężne w drodze. Jeżeli posiada na dzień bilansowy w ewidencji księgowej tego typu aktywa, musi je zweryfikować na podstawie dostępnych dokumentów.

Jeżeli chodzi o kontrolę prawidłowości zapisów księgowych ze stanem faktycznym kasy kierownik jednostki powinien powołać komisję inwentaryzacyjną. Jednak w czasie przeprowadzanych przez nią działań niezbędna jest obecność kasjera, czyli osoby materialnie odpowiedzialnej. Jeżeli nie jest to możliwe (tylko w uzasadnionych przypadkach), spisu dokonuje komisja w rozszerzonym składzie. Musi na to zezwolić również kierownik jednostki. Komisja przelicza wszystkie znajdujące się w kasie banknoty oraz monety i wpisuje je do protokołu. W razie ujawnionych różnic należy je zaewidencjonować w księgach i ustalić osoby za nie odpowiedzialne.

W przypadku ujawnienia różnic konieczne jest wyjaśnienie i rozliczenie takiego stanu rzeczy. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół, w którym należy umieścić spis będących w kasie banknotów, monet i innych środków pieniężnych oraz:

- ostatni numer raportu kasowego, według którego ustalono stan gotówki w kasie,

- ostatni numer dowodu KP i KW,

- przyczyny powstania nadwyżki/niedoboru.

Protokół musi zostać podpisany przez członków zespołu spisowego oraz kasjera odpowiedzialnego za kasę, który musi być obecny podczas inwentaryzacji.

Kasa powinna być inwentaryzowana nie tylko na dzień bilansowy, ale również na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości - okresowo.

W 2013 roku dzień bilansowy, tj. 31 grudnia, przypada we wtorek. Jednak jeżeli w jednostce dzień bilansowy jest dniem wolnym od pracy (niezależnie, czy na mocy decyzji kierownika jednostki czy ustawowo, tj. np. sobota lub niedziela), inwentaryzację przeprowadza się na koniec ostatniego dnia roboczego w tej jednostce lub na początku pierwszego dnia roboczego w nowym roku obrotowym. Ważne jest, aby stan środków był dokładnie taki jak w dniu bilansowym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).