Czy i w jakich sytuacjach można stosować księgowe dowody zastępcze

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe zwane dowodami źródłowymi, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. W sytuacji gdy nie można uzyskać od kontrahenta dowodu zewnętrznego, np. faktury, można wystawić księgowy dowód zastępczy umożliwiający zaksięgowanie danej operacji.

Dowody księgowe dzieli się na:

- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (np. faktury zakupu, otrzymane noty odsetkowe);

- zewnętrzne własne - przekazane w oryginale kontrahentom (np. faktury sprzedaży, naliczone noty odsetkowe);

- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. listy płac, dowody odbycia podróży służbowych).

Podstawą zapisów mogą być także sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

- korygujące poprzednie zapisy;

- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważane są zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

Zastosowanie księgowych dowodów zastępczych dopuszczalne jest w wyjątkowych sytuacjach. Może to nastąpić w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznego dowodu źródłowego od kontrahenta (zob. pismo z 20 marca 2007 r. Urzędu Skarbowego w Proszowicach, PD-1/415-4/07), do czasu otrzymania właściwego dowodu lub zamiast niego. Do kierownika jednostki należy decyzja w zakresie zezwolenia na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowego dowodu zastępczego sporządzonego przez osobę dokonującą operacji. Zastosowanie dowodu zastępczego nie dotyczy operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Należy zaznaczyć, iż zastępczy dowód musi mieć wszystkie cechy dowodu księgowego. Mianowicie powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

- opis operacji oraz jej wartość;

- datę dokonania operacji, a jeśli dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

PRZYKŁAD

Oświadczenie pracownika

Kierownik jednostki nie może uzyskać od kontrahenta rachunku potwierdzającego zakup towaru, a musi zaksięgować tę operację. Wówczas może ją udokumentować przy pomocy księgowego dowodu zastępczego, np. oświadczenia pracownika, który dokonał zakupu towaru. Ważne jest jednak, aby wystawiony dowód zastępczy zawierał elementy dowodu księgowego.

@RY1@i02/2013/164/i02.2013.164.00800040d.803.jpg@RY2@

dr Anna Ryl specjalista w zakresie rachunkowości, praktyk kontroli

dr Anna Ryl

specjalista w zakresie rachunkowości, praktyk kontroli

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330).