Jak zaksięgować wypłatę świadczenia urlopowego za majowy urlop

Warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest skorzystanie przez pracownika w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi natomiast nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Jeśli pracownik w danym miesiącu będzie co prawda wykorzystywał co najmniej 2 tygodnie urlopu, ale nie będzie to 14 dni przypadające jeden po drugim, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty tego świadczenia. Tak jest w przypadku Państwa pracowników, którzy zaplanowali urlop od 30 kwietnia do 7 maja i od 27 do 31 maja.

W okres 14-dniowego urlopu należy wliczyć wszystkie dni przypadające w dacie urlopu, tzn. wliczamy również dni niepracujące, takie jak niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, wolne dni równoważne w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym. Wliczamy weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego, przypadające w jego trakcie, jak też inne dni dla pracownika wolne, przypadające w ciągu tygodnia kalendarzowego. [przykład 1]

Jeśli pracownik wykorzysta 14-dniowy urlop na przełomie roku, to mimo że jego urlop będzie trwał nieprzerwanie przez te dni, nie będzie mu przysługiwało prawo do świadczenia urlopowego. Nie został spełniony podstawowy warunek wypłaty świadczenia urlopowego - co najmniej 14-dniowy urlop w jednym roku. Można wypłacać świadczenie urlopowe w przypadku wykorzystania urlopu na przełomie miesięcy, ale w ramach tego samego roku kalendarzowego. [przykład 2]

W pierwszym analizowanym przypadku pracownik wykorzystuje urlop od 29 kwietnia do 10 maja. Spełnia więc 14-dniowy warunek.

Przypominam, że świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi spełniać kryterium socjalnego, świadczenie wypłaca się niezależnie od jego sytuacji materialnej i rodzinnej. Należy spełnić dwa warunki: posiadać status pracownika i korzystać z odpowiednio długiego okresu urlopu wypoczynkowego.

Co do zasady pracownik otrzymuje świadczenie urlopowe raz w roku. Niemniej jednak jeżeli zdarzy się tak, że jest on zatrudniony u kilku pracodawców i w każdym z tych zakładów pracy wypłacane jest to świadczenie, to pracownik ma do niego prawo w każdym z zakładów. Oczywiście wciąż obowiązuje tu podstawowy warunek - wykorzystanie co najmniej 14-dni urlopu u każdego z pracodawców.

Wysokość świadczenia ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku (patrz tabela). Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, które zawsze przysługuje w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Pracodawca powinien wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Spóźnienie w wypłacie upoważnia pracownika do żądania odsetek za zwłokę.

Porównanie z dopłatami do wypoczynku

Dofinansowanie do wypoczynku pracowniczego ma charakter zasadniczo uznaniowy. Wypłata świadczenia urlopowego, w przeciwieństwie do dofinansowania do wypoczynku z ZFŚS, nie jest uzależniona od sytuacji materialnej pracownika. Na wypłatę świadczenia nie ma również wpływu to, czy pracownik korzysta z bieżącego, czy zaległego urlopu wypoczynkowego. Istotna jest liczba dni wolnych. Musi być przyznane, jeżeli wnioskuje o nie pracownik, który rozpoczyna co najmniej 14-dniowy urlop.

Dofinansowanie do wypoczynku pochodzi ze środków ZFŚS, natomiast świadczenie urlopowe finansuje się ze środków obrotowych pracodawcy. W przypadku dofinansowania kryterium minimalnej długości wykorzystywanego urlopu może, ale nie musi zostać wprowadzone i może mieć inną liczbę dni niż przy świadczeniu urlopowym.

Kolejną różnicą w porównaniu do dofinansowania wypoczynku ze środków ZFŚS jest to, że świadczenie urlopowe przysługuje tylko pracownikom. Dofinansowanie jako świadczenie z ZFŚS może przysługiwać np. członkom rodzin pracowników. Szczegółowe rozwiązania zawsze będą wynikać z regulaminu ZFŚS.

Pracownicy zatrudnieni u pracodawcy, który wypłaca świadczenie urlopowe, otrzymują je niezależnie od swojej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej. Nie muszą więc składać wniosków o wypłatę tego świadczenia ani dokumentować wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny.

Kara grzywny

Wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie nauczyciela) jest nieobowiązkowa. Pracodawca, który nie chce go wypłacać, musi jednak dokonać formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie muszą, lecz mogą utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 3 ustawy). Wypłacają oni jednak pracownikom, zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy, świadczenie urlopowe. Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (zatrudniający poniżej 20 pracowników) informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w terminie do 31 stycznia, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń). Jeśli nie dopełnili Państwo tego obowiązku, to muszą Państwo wypłacać świadczenia urlopowe swoim pracownikom. Jeśli pracodawca nie ogłosi decyzji o rezygnacji ze świadczeń socjalnych i nie wypłaci świadczeń urlopowych, to może zostać ukarany karą grzywny do 5 tys. zł.

Opodatkowanie i oskładkowanie

W ewidencji świadczeń urlopowych bardzo istotną kwestią będzie ich opodatkowanie i oskładkowanie. W przypadku wypłaty tych świadczeń odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowią one przychód dla pracownika. Artykuł 31 ustawy o PIT stanowi, że pracodawca zobowiązany jest do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba w tym przypadku odprowadzać składki zdrowotnej. Oznacza to, że w tym przypadku płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.

Ujęcie w ewidencji

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe będzie stanowiło koszt operacyjny na koncie 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia. W przypadku gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach zespołu 4 i 5, konieczne będzie również przeksięgowanie świadczenia na konto 550 - Koszty ogólnego zarządu. [przykład 3]

Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą świadczenia urlopowego może przebiegać następująco:

1. Świadczenie urlopowe naliczone dla pracowników

wstrona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

wstrona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

(w przypadku gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach 4 i 5 równolegle, należy wprowadzić zapis: strona Wn konta 550 - Koszty ogólnego zarządu, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów)

2. Naliczony podatek od świadczeń urlopowych

wstrona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

wstrona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (analityka z tytułu PIT)

3. Wypłata świadczeń urlopowych

wstrona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

wstrona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

WAŻNE

Pracownik powinien otrzymać świadczenie nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczęcie 14-dniowego urlopu wypoczynkowego

MAKSYMALNE KWOTY ŚWIADCZENIA URLOPOWEGO W 2013 ROKU

zatrudnieni w normalnych warunkach pracy	na pełny etat	1093,93 zł
na 3/4 etatu	820,45 zł
na 1/2 etatu	546,97 zł
na 1/4 etatu	273,48 zł
wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	na pełny etat	1458,57 zł
na 3/4 etatu	1093,93 zł
na 1/2 etatu	729,29 zł
na 1/4 etatu	364,64 zł
młodociani	w pierwszym roku nauki	145,86 zł
w drugim roku nauki	175,03 zł
w trzecim roku nauki	204,20 zł

PRZYKŁAD 1

Wliczamy weekendy

Pracownik postanowił wziąć urlop w okresie od 20 do 31 maja 2013 r. Pracownika nie będzie w pracy przez 9 dni roboczych, ale w sumie jego nieobecność będzie trwała 14 dni. Ma zatem prawo do świadczenia urlopowego.

PRZYKŁAD 2

Przełom roku

Pracownik złożył wniosek o urlop od 23 grudnia 2013 r. do 10 stycznia 2014 r. W takim przypadku mimo że pracownik korzysta z ponad 14 dni, to i tak nie będzie miał prawa do świadczenia urlopowego. Urlop 14-dniowy nie został wykorzystany w jednym roku.

PRZYKŁAD 3

Zatrudnieni w normalnych warunkach

Pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach pracy należy wypłacić świadczenie urlopowe. Maksymalna wysokość świadczenia dla jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi w 2013 r. 1093,93 zł. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

@RY1@i02/2013/083/i02.2013.083.00800040u.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu

1. Zaewidencjonowanie świadczenia urlopowego należnego pracownikowi (strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami) 1093,93 zł.

2. Zaliczka na PIT (strona Wn konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu zaliczek na PIT) 197,00 zł.

3. Wypłata świadczenia w wartości pomniejszonej o podatek dochodowy (strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy) 896,93 zł.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).