Czy warto, by księgowa skorzystała z systemów upraszczających rozliczenia

Zasady rozliczania wyjazdów służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Natomiast firma sama może wybrać sposób prowadzenia tych rozliczeń.

Na polskim rynku funkcjonują już nowe rozwiązania w tym zakresie, tj. systemy obsługi wydatków służbowych (ang. expense management solution, czyli EMS).

Zazwyczaj są to systemy informatyczne umożliwiające wprowadzanie określonych informacji o dokonanych wydatkach służbowych oraz ich rozliczanie, wraz z możliwością archiwizowania wszelkich związanych z tym procesem dokumentów.

W stosunku do tradycyjnych rozwiązań np. wszechobecnych drukowanych formularzy, systemy z kategorii EMS mają kilka podstawowych zalet. Przede wszystkim zbierają wszystkie wydatki służbowe w jednym miejscu, a rozliczenia papierowe zamieniają na elektroniczne. To znacznie przyspiesza proces akceptacji i rozliczeń.

Niektóre systemy dostępne na rynku mają bardziej kompleksowe podejście, co pozwala na prawidłowe kontrolowanie zaliczania poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, co nakazuje art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W kosztach podatkowych uwzględniać można wartość diet przysługujących zatrudnionej osobie, która odbywa podróż służbową. Skoro firma działa na skalę międzynarodową i podróże służbowe są codziennością, trudno się dziwić, że księgowa szuka systemów, które pozwolą jej te rozliczenia uprościć.

Pomocne okażą się bardziej zaawansowane systemy posiadające kartę płatniczą, która jest ich integralną częścią. Pozwala to, z jednej strony, na dodatkowe uproszczenie, bo część danych o transakcji spływa z karty i jest już w systemie (trzeba je tylko przypisać, np. do projektu), a z drugiej strony, pracodawca ma na bieżąco wgląd w listę transakcji dokonywanych przez osobę odbywającą podróż służbową, więc może weryfikować ich zasadność. Może też dla poszczególnych grup pracowników zdefiniować odpowiednie profile wydatków.

Systemy typu EMS w znacznym stopniu przyczyniają się do obniżenia kosztów funkcjonowania działu księgowości. Z reguły powinny mieć możliwość naliczania diet i integracji z systemem finansowo-księgowym. Pozwala to na daleko idącą automatyzację rozliczeń z tytułu podróży służbowych. Również w zakresie rozwiązań podatkowych. Systemy takie dają możliwość szybkiego rozliczenia wydatków zaliczanych i niezaliczanych do kosztów (z reguły istnieje możliwość automatycznego księgowania wydatków) oraz rozliczenia z pracownikiem wydatków niestanowiących kosztu podatkowego, w tym także tych, które pracownik z różnych powodów musi pracodawcy zwrócić.

Systemy EMS nie są adresowane tylko do działów księgowych. Działy kontrolingu, działy zakupów, działy administracyjne na podstawie dostarczanych w systemach EMS zestawów raportów i analiz mogą podjąć decyzje o zweryfikowaniu polityki wydatków służbowych, w tym np. wykluczenie pewnych kategorii wydatków lub pewnego kręgu usługodawców. Naruszenie tych zakazów jest wówczas szybko wychwytywane w ramach systemu, raportowane i pozwala bez zbędnej zwłoki na podjęcie odpowiednich działań korygujących. I to w tym właśnie elemencie tkwi największa zaleta systemów do obsługi wydatków służbowych. Pozwalają one nie tylko na prawidłowe rozliczenie wydatków związanych z podróżami służbowymi, ale też na szybkie eliminowanie wszelkich patologii w wydawaniu firmowych pieniędzy.

@RY1@i02/2014/173/i02.2014.173.071000900.803.jpg@RY2@

Agnieszka Dolka dyrektor linii biznesowej Expense Management w Edenred Polska

Agnieszka Dolka

dyrektor linii biznesowej Expense Management w Edenred Polska

PODSTAWA PRAWNA

Art. 22 i 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).