Jak zaksięgować zakup okien we wspólnocie mieszkaniowej

MINISTERSTWO FINANSÓW ODPOWIEDZIAŁO GP

Od 1 stycznia 2001 r. wspólnoty mieszkaniowe nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami o rachunkowości. Mają one bowiem obowiązek prowadzić – zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 z późn.zm.) – określoną przez wspólnotę mieszkaniową ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Z uwagi na fakt, że ewidencja ta ma charakter ewidencji pozaksięgowej, nie mają do niej zastosowania zarówno przepisy ustawy z 9 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), jak i rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, w tym rozporządzenia ministra finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. nr 137, poz. 1539 z późn. zm.).

Oznacza to, że zasady prowadzenia ewidencji księgowej każda wspólnota mieszkaniowa nieprowadząca działalności gospodarczej musi przyjąć sama w drodze uchwały właścicieli. Istotne jest, aby przyjęty przez wspólnotę mieszkaniową system ewidencji umożliwiał rzetelne i przejrzyste rozliczenia z właścicielami, jak również dostarczał informacji potrzebnych właścicielom do oceny sytuacji finansowej wspólnoty mieszkaniowej.

EKSPERT WYJAŚNIA

NORBERT SOŁTYSIAK

kierownik Działu Usług Księgowych, FPA Group

Specyfika wspólnoty mieszkaniowej wymusza szczegółowy sposób rejestracji transakcji gospodarczych związanych z jej funkcjonowaniem. Im większa szczegółowość kont, tym większa kontrola i przejrzystość powstających zobowiązań członków wobec wspólnoty.

W sytuacji gdy członkowie wspólnoty decydują się na wydatki związane z remontem czy modernizacją budynku, bardzo ważne jest podjecie decyzji, kto ma ponieść koszty, czy w całości wspólnota czy każdy z jej mieszkańców osobno.

W wielu przypadkach wspólnota pokrywa wydatki z funduszu remontowego, który jest tworzony z wpłat od członków wspólnoty (procent czynszu lub stała opłata). Jednak zdarzają się przypadki, gdy członkowie decydują się w całości zwrócić wspólnocie wydatkowane środki. Poniżej przedstawiony jest schemat prezentacji powyższego zdarzenia w księgach wspólnoty.

1. Zakup usługi wymiany okien przez wspólnotę

Wn konto 850 – Fundusz remontowy

Ma konto 200 – Rozrachunki z dostawcami usług

2. Refinansowanie kosztów modernizacji przez członków wspólnoty

a) Naliczenie kwoty do spłaty przez członków wspólnoty

Wn konto 210 – Rozrachunki z członkami wspólnoty

Ma konto 850 – Fundusz remontowy

b) Spłata zadłużenia przez członków wspólnoty

Wn konto 130 – Rachunek bankowy

Ma konto 210 – Rozrachunki z członkami wspólnoty

W przypadku gdy spółdzielnia decyduje się na udzielnie kredytu członkom wspólnoty, to sposób księgowania jest następujący:

Wn konto 210 – Rozrachunki z członkami wspólnoty (prezentujemy tutaj kwotę wraz z należnymi odsetkami)

Ma konto 850 – Fundusz remontowy (kwota bez odsetek)

Ma konto 710 – Pozostałe przychody (kwota odsetek) – jeżeli okres kredytowania jest dłuższy niż rok lub kończy się w następnym roku obrachunkowym, to odsetki naliczone dotyczące przyszłego okresu powinny być zaprezentowane na koncie Przychody przyszłych okresów.

Dla lepszej kontroli sugeruję, aby stworzyć dodatkowe konta analityczne dotyczące tylko rozliczenia udzielonego kredytu dla każdego z członków wspólnoty.

Jeżeli wspólnota decyduje się zaciągnąć kredyt bankowy na wykonanie prac modernizacyjnych, to sposób prezentacji takiego zdarzenia powinien być następujący:

Wpłata kredytu na konto wspólnoty:

Wn konto 130 – Rachunek bankowy

Ma konta 249 – Pozostałe rozrachunki

Spłata kredytu:

Wn konta 249 – Pozostałe rozrachunki (kwota kredytu)

Wn konto 720 – Pozostałe koszty (kwota odsetek)

Ma konto 130 – Konto bankowe

Na koniec roku obrachunkowego trzeba dokonać podziału na zobowiązania krótko- i długoterminowe oraz naliczyć odsetki, jakie pozostały do zapłaty w danym roku obrachunkowym (jeżeli nie dokonaliśmy ich zapłaty na koniec roku).