Jak ująć kaucję w bilansie

EWA PIECHA

samodzielny księgowy, Auxilium Kancelaria Biegłych Rewidentów

Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń wynajmującego wobec najemcy o zapłatę np. czynszu, odsetek, odszkodowań itp. W praktyce kaucja może być zwrócona najemcy - gdy po wygaśnięciu umowy najmu lokal oddawany jest w niepogorszonym stanie. Może być zatrzymana jako odszkodowanie lub zaliczona na poczet zaspokojenia roszczeń wynajmującego np. z tytułu najmu.

Wpłacona kaucja, z uwagi na swój zwrotny i gwarancyjny charakter, stanowi w księgach rachunkowych najemcy należność i ewidencjonowana jest na koncie zespołu 2. Podstawą jej zarachowania jest sama umowa najmu lub odrębna umowa kaucji.

Warto podkreślić, że kaucji nie dokumentuje się fakturą VAT, ponieważ nie stanowi ona czynności podlegającej opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Wpłacona kaucja nie rzutuje również na wysokość wyniku finansowego spółki, ponieważ wydatek na jej wpłacenie nie jest kosztem działalności operacyjnej z tytułu najmu lokalu.

Kaucja wpłacona z tytułu wynajmu lokalu kwalifikuje się do pozycji A.III aktywów bilansu, tj. należności długoterminowe, jeżeli odpowiednia umowa wygasa później niż rok po dniu bilansowym, czyli np. jeżeli umowa najmu jest zawarta na czas dłuższy niż jeden rok lub na czas nieokreślony, to należy ją wykazać w pozycji A.III. Jeżeli umowa jest zawarta z podmiotem powiązanym, to w pozycji A.III.1, a jeżeli nie, to w pozycji A.III.2.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że kaucja zostanie rozliczona w okresie dłuższym niż rok. Zatem należy ją wykazać w pozycji A.III.1 (jeżeli umowa jest zawarta z podmiotem powiązanym) albo A.III.2 (pozostałe jednostki).