Jak rozliczać i księgować koszty

Gdy wykorzystujemy na działalność część mieszkania, w koszty wliczamy część opłat za najem, proporcjonalnie do udziału powierzchni wykorzystywanej na potrzeby działalności w stosunku do powierzchni całego mieszkania.

W przypadku najmu w całości na cele działalności gospodarczej wszystkie wydatki na lokal - od czynszu po opłaty eksploatacyjne, jeśli tylko zgodnie z umową najmu obciążają one najemcę - są kosztem uzyskania przychodu. Kwalifikuje się je w koszty na podstawie umowy najmu, do której za poszczególne miesiące warto odwołać się w rachunkach lub fakturach wystawianych przez wynajmującego. Te ostatnie zaś są dowodem księgowym, na podstawie którego następuje ich zaewidencjonowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W koszty prowadzonej działalności zaliczamy także wydatki związane z opłatami za czynsz. Możemy mieć tutaj do czynienia z dwoma przypadkami: lokal jest w całości przeznaczony na działalność gospodarczą albo na cele działalności gospodarczej wykorzystujemy tylko część mieszkania. W pierwszym przypadku sprawa jest jasna: kontrahent wystawia nam fakturę lub rachunek, które stanowią podstawę do zaksięgowania całej kwoty (brutto lub netto, w zależności od tego, czy mamy prawo do odliczenia VAT) w koszty. Czynimy to w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z art. 24a ustawy o PIT osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Dotyczy to także osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia.

W przypadku agenta ubezpieczeniowego obowiązek prowadzenia księgi (albo ksiąg rachunkowych) występuje zawsze, nawet gdy działa on na podstawie innej umowy niż agencyjna. Zgodnie z prawem ubezpieczeniowym bowiem czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego (agent, broker) może bowiem wykonywać wyłącznie przedsiębiorca, czyli osoba wykonująca działalność gospodarczą.

Jednak w tym celu trzeba dochować kilku warunków. Najogólniej można powiedzieć, że z tej formy wykorzystywania do celów prowadzonej działalności prywatnego samochodu można zacząć i przestać korzystać w dowolnym momencie. Wystarczy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu oraz prowadzić ją na bieżąco. W żadnym bowiem przypadku nie możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej zakupu benzyny i wszelkich innych wydatków związanych z używaniem takiego samochodu. By tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych, a to możliwe byłoby tylko wtedy, gdyby stanowił naszą własność.

Ewidencję przebiegu pojazdu możemy kupić jako gotowy druk akcydensowy.

Dla udokumentowana wydatków w związku z użyciem samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu. Nazywa się to zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.

Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. W sytuacji gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 13 księgi. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.

Ewentualną nadwyżkę kosztów odliczy w następnych miesiącach 2009 r., oczywiście pod warunkiem, iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna; z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej, niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.

Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej nadwyżki. Koszty te, jak już stwierdziliśmy, wpisujemy do księgi na koniec miesiąca. Możemy to uczynić w dwojaki sposób: bezpośrednio na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w rubryce 3 (nr dowodu księgowego) wpisujemy: ewidencja przebiegu pojazdu lub za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 5 w przypadku takich umów nie mogą być stosowane zryczałtowane koszty uzyskania przychodów jak dla umów zlecenia lub o dzieło (20 proc. lub 50 proc.). W przypadku kontraktów menedżerskich zawsze, a więc także gdy są one zawierane przez osoby prowadzące działalność gospodarczą lub przez pracowników, muszą być stosowane koszty uzyskania przychodów przewidziane dla osób zatrudnionych na umowę o pracę. Na dodatek gdy podatnik z takich umów uzyskuje dochody od więcej niż jednego podmiotu, roczne koszty uzyskania przychodu nie mogą przekroczyć kwoty 1840 zł 77 gr. Nie można też zamiast powyższych kosztów rozliczanych kwotowo zastąpić faktycznymi wydatkami na dojazdy, ustalanymi na podstawie biletów, do czego prawo mają pracownicy.

W tym przypadku możliwe byłoby zawieranie umów o dzieło. Wtedy obowiązkowo nie trzeba płacić ani składek na ubezpieczenia społeczne, ani zdrowotne. Jednak gdy jest to zlecenie, to zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podlega się obowiązkowym ubezpieczeniom. Podstawę ich wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, nie mniejsza jednak od minimalnego wynagrodzenia. Z tym że jeśli wynagrodzenie jest w umowie zlecenia ustalone kwotowo, podstawę wymiaru stanowi faktycznie uzyskane wynagrodzenie. W konsekwencji należy również płacić składki na obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne. Wcześniej trzeba złożyć w oddziale ZUS właściwym dla miejsca zamieszkania deklaracje zgłoszeniowe do ubezpieczeń.

O zasadność zakwalifikowania danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów nie przesądza formalny charakter rozliczenia (w tym przypadku czy jest to kredyt konsumencki, czy dla podmiotów gospodarczych), ale wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem a prowadzoną działalnością.

Często jest tak, że bank odmawia udzielenia kredytu na działalność osobie, która dopiero ją rozpoczyna. Nie widzi natomiast przeszkód, by udzielić jej kredytu konsumenckiego, a więc na cele niezwiązane bezpośrednio z prowadzoną działalnością. Gdy jest to umowa o kredyt gotówkowy, w której bank nie stanowi żadnych ograniczeń co do celu wydatkowania pożyczonych pieniędzy, podatnik, który przeznaczy je na potrzeby prowadzonej działalności, ma prawo uznać za koszt uzyskania przychodu odsetki od takiego kredytu.

Gdy więc pożyczone w banku pieniądze zostały wydatkowane na zakup sprzętu czy zapłacenie zobowiązań wynikających z umów zawartych w związku z tą działalnością, ów warunek jest spełniony.

Praktycznie odbywa się to tak, że po każdorazowej spłacie odsetek od takiego kredytu osoba prowadząca prywatną praktykę sporządza dowód wewnętrzny i na jego podstawie dokonuje wpisu poniesionego kosztu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.