Wydane próbki spółka zalicza w księgach rachunkowych do kosztów operacyjnych

W praktyce gospodarczej często można się spotkać z rozpowszechnianiem próbek towarów. Takie nieodpłatne przekazanie towarów służy do celów promocyjno-reklamowych. Rozdawanie próbek umożliwia bowiem potencjalnym klientom poznanie właściwości i efektów działania oferowanych towarów. Celem takich działań firm jest zaprezentowanie towaru i zachęcenie do jego kupna.

Dla celów ewidencji księgowej wydatki na tego typu działania reklamowe zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje przykładowo na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe.

Spółka w polityce rachunkowości powinna mieć zapisane zasady ewidencji kosztów związanych z reprezentacją i reklamą. W tym celu mogą być utworzone konta analityczne, przykładowo z podziałem na koszty reprezentacji i reklamy.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych rozchodu z magazynu towarów przekazywanych jako próbki przedstawia się zatem następująco: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 330 - Towary handlowe.

Ważną kwestią przy ewidencji próbek są przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Opodatkowaniu VAT, jako czynność zrównana z odpłatną dostawą towarów, podlega nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. Ustawodawca wymienia tutaj: przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, a także wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny.

Opodatkowaniu VAT nie podlega nieodpłatne przekazanie towarów przez podatnika, jeżeli przekazanie to jest dokonywane na cele związane z prowadzoną przez podatnika działalnością. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podatek nie wystąpi w przypadku, gdy przedmiotem przekazania są drukowane materiały reklamowe lub informacyjne, prezenty o małej wartości i próbki.

Przekazanie próbek nie jest więc opodatkowane VAT. Należy jednak zwrócić uwagę na definicję próbki zawartą w art. 7 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem przez próbkę rozumie się niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Koszty przekazywanych próbek zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. Potwierdzają to interpretacje podatkowe, m.in. dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 marca 2010 r. (nr IBPBI/2/423-55/10/PC).

W interpretacji zostało wyjaśnione, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Wyjaśniono w niej również, że przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Według dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, poniesione przez spółkę wydatki na produkcję próbek produktów przekazywanych odbiorcom mają charakter reklamowy oraz niewątpliwie wpływają na osiągane przez nią przychody. Dlatego też mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Działania reklamowe to też przekazywanie drobnych prezentów. Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT nie podlega opodatkowaniu w tym zakresie przekazanie m.in. prezentów o małej wartości. Pojęcie to należy rozumieć jako przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

● o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

● których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa powyżej, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Przykładowo taka sytuacja może zaistnieć, gdy firma rozdaje gadżety z logo firmy. Jeżeli więc tego typu przedmioty nie przekraczają wartości 10 zł, nie trzeba ich ujmować w ewidencji wartościowo-osobowej. Przekazanie takie nie podlega opodatkowaniu VAT.

Również w tym przypadku tego typu wydatki będą stanowiły koszty reklamy. W księgach rachunkowych zalicza się je do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe.

Jeżeli więc podmiot zakupi np. długopisy z logo firmy, których koszt jednostkowy jest mniejszy niż 10 zł, a następnie zostaną one bezpośrednio przekazane, ewidencja księgowa będzie wyglądała w następujący sposób:

● wartość brutto: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

● VAT naliczony: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

● wartość netto: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

@RY1@i02/2010/153/i02.2010.153.086.014a.001.jpg@RY2@

Wydanie próbek

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).