Jak dokumentować firmowe transakcje

Rodzaj dokumentu zależy od typu działalności, sposobu opodatkowania, miejsca sprzedaży towarów czy świadczenia usług. I tak ustawa o VAT nakłada na podatników podatku od towarów i usług m.in. obowiązek wystawiania faktur. Faktury muszą też wystawiać podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT, dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego UE inne niż terytorium Polski. Generalnie faktury wystawiają czynni podatnicy VAT. Z obowiązku tego są zwolnieni, gdy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą niebędący czynnymi podatnikami VAT muszą na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek ten nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie siedmiu dni, licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.

Jeżeli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania. Nie trzeba wystawiać rachunku, jeżeli żądanie zgłoszono po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Podatnicy wystawiający rachunki muszą kolejno je numerować i przechowywać ich kopie, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku zakupu towarów od rolnika, który nie prowadzi działalności gospodarczej, dokumentem potwierdzającym dokonanie takiego zakupu może być umowa sprzedaży (która potocznie nazywana jest umową kupna-sprzedaży).

Podatnik może też dokumentować zakup towarów od rolników indywidualnych i działkowców na podstawie noty wewnętrznej. Wynika to z przepisów rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Paragraf 14 tego rozporządzenia przewiduje możliwość dokumentowania zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) poprzez sporządzanie dokumentów zaopatrzonych w datę i podpisy osób, które dokonały wydatku.

Są to tzw. dowody wewnętrzne, które przy zakupie powinny określać nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych wypadkach - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu (wydatku).

Natomiast w par. 14 ust. 2 tego rozporządzenia wymieniono enumeratywnie 9 przypadków zdarzeń gospodarczych, które mogą być udokumentowane poprzez wystawienie dowodów wewnętrznych.

W obrocie gospodarczym umowa zamiany nosi nazwę umowy barterowej, której przedmiotem jest zamiana towarów, zamiana towarów na usługi (i odwrotnie) albo zamiana usług.

W naszym przykładzie dochodzi do zamiany obrazu na cenne rękopisy. Zaznaczyć przy tym należy, iż cechą charakterystyczną umów barterowych jest zazwyczaj ekwiwalentność (równoważenie się wartości) przedmiotów tych umów. Nie występuje zatem konieczność dokonywania przez strony dodatkowych rozliczeń pieniężnych. Każda ze stron zawartej umowy barterowej jest sprzedawcą i nabywcą.

Zawarta przez przedsiębiorcę prowadzącego sklep z antykami z osobą fizyczną umowa barterowa powinna określać przedmiot wymiany, terminy realizacji dostaw oraz zasady rozliczenia sald.

W związku z powyższym na gruncie prawa podatkowego należy rozpatrywać to jako dwie umowy sprzedaży, gdzie wartość transakcji wynika z wartości rzeczy będących przedmiotem transakcji zamiany.

I tak zakup rękopisów będzie udokumentowany na podstawie umowy sprzedaży, natomiast sprzedaż obrazu będzie udokumentowana na podstawie o przepisów ustawy o VAT oraz art. 20-22 ustawy o rachunkowości obowiązujące sklep z antykami.

Jeżeli podatnik dokonuje zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a formą płatności jest zapłata kartą płatniczą bądź kredytową, nie zawsze otrzymuje dowód potwierdzający dokonanie danego zakupu w postaci rachunku bądź faktury, a jedynie wydruk z terminalu bankowego potwierdzający obciążenie jego rachunku bankowego.

Wątpliwości budzi fakt, czy taki wydruk może zostać uznany za dowód potwierdzający poniesienie wydatku na gruncie prawa podatkowego. Przepisy przewidują sytuację, kiedy koszty uzyskania przychodów mogą być udokumentowane nie dowodami zewnętrznymi, jakimi są rachunek lub faktura, ale dowodami zastępczymi sporządzanymi przez podatnika. Zakres stosowania takich dowodów zależy od tego, czy podatnik prowadzi księgę przychodów i rozchodów, czy księgi rachunkowe. W przypadku księgi przychodów i rozchodów rozporządzenie ministra finansów enumeratywnie wskazuje, jakie koszty mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi. Natomiast w odniesieniu do ksiąg rachunkowych ustawa o rachunkowości stanowi, iż w przypadku braku możliwości uzyskania dowodu zewnętrznego możliwe jest udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą dowodów zastępczych. Jedynym ograniczeniem jest to, aby dokumentowane zakupy nie dotyczyły towarów i usług opodatkowanych VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 29 września 1997 r., sygn. akt III SA 362/96, stwierdził, iż "wymogi formalne dotyczące dokumentowania operacji gospodarczych (...) nie uwalniają organów podatkowych od obowiązku wyjaśnienia podstawowych kwestii, takich jak ustalenie, czy wydatek istotnie nastąpił(...)". Również WSA w Warszawie w wyroku z 5 marca 2004 r., sygn. akt III SA 1240/2002, wskazał iż "wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę".

Dlatego wydaje się zasadne w przypadku niemożliwości potwierdzenia zakupu dokonanego kartą płatniczą lub kredytową fakturą, rachunkiem, a w niektórych przypadkach paragonem fiskalnym, aby do wydruku z terminalu bankowego dołączyć dokument zastępczy opisujący szczegółowo operację gospodarczą, której płatność dotyczyła. Ponieważ zgodnie z Ordynacją podatkową jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Należy jednak stosować taki sposób potwierdzania poniesionego wydatku sporadycznie, gdyż organy skarbowe bardzo często kwestionują takie ich dokumentowanie.

@RY1@i02/2010/089/i02.2010.089.086.012a.001.jpg@RY2@

Krzysztof Ścipień, konsultant podatkowy w BDO

Oprac. SF

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).