Opłaty za energię lub usługi można księgować na dwa sposoby

Przy tworzeniu sprawozdań finansowych księgowi często zastanawiają się, jak ująć koszty pojawiające się na przełomie roku. Zazwyczaj dotyczy to faktur za usługi telekomunikacyjne czy energię elektryczną. Problem wynika z faktu, że faktura wystawiana jest po dostarczeniu usługi, a ponadto wystawiana jest na początku kolejnego okresu sprawozdawczego. Przykładowo, jeżeli zużycie energii elektrycznej dotyczy końca 2009 roku, a płatność zostanie dokonana na początku 2010 roku, to wydatek ten powinien zostać zaliczony do kosztów 2009 roku.

Takie postępowanie wynika z zasad zawartych w art. 6 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wymaga, aby firmy ujmowały w swoich księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Firmy prowadzące księgi rachunkowe mają więc obowiązek wykazać koszty związane z wykonanymi na ich rzecz usługami bądź zakupionymi produktami, które zostały wykorzystane w danym okresie. Dotyczy to również sytuacji, gdy firma na dzień bilansowy (tj. ostatni dzień okresu sprawozdawczego) nie otrzymała faktury.

W takim przypadku są dwie możliwości ujmowania kosztów na przełomie okresów sprawozdawczych. Można więc zaksięgować taki koszt na koncie rozliczeń międzyokresowych biernych lub korzystając z konta rozliczenia zakupu. W tym drugim przypadku saldo Ma prezentowane jest w bilansie w pozycji zobowiązań.

Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy. Natomiast art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości definiuje zobowiązanie jako wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, który spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.

Decyzja o tym, czy koszt zaksięgować jako zobowiązanie czy rozliczenie międzyokresowe, zależeć będzie od stopnia pewności przy określeniu wysokości zobowiązań.

Przykładowo, jeżeli firma po dniu bilansowym, a przed zamknięciem okresu sprawozdawczego otrzymała fakturę dotyczącą kosztów poprzedniego okresu obrotowego, jest ona podstawą do określenia wiarygodnej, a nie prawdopodobnej wysokości zobowiązania. Oznacza to, że faktura powinna zostać ujęta za pośrednictwem konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Konto 300 daje możliwość zaksięgowania dostaw, dla których moment wykonania usługi lub otrzymania zakupionych produktów jest różny od momentu otrzymania faktury. Z kolei jeżeli do dnia zamknięcia okresu sprawozdawczego firma nie otrzymała faktury za koszty dotyczące tego okresu, w takim przypadku musimy dokonać oszacowania, np. kosztów usług dostaw energii. W tej sytuacji mamy do czynienia z prawdopodobną wysokością zobowiązania i prezentujemy ten koszt w korespondencji z rozliczeniami międzyokresowymi biernymi.

W sprawozdaniu trzeba również wykazać innego typu rezerwy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości rezerwy stanowią pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować. Prezentuje się je we wspomnianej wcześniej pozycji rozliczeń międzyokresowych kosztów albo rezerwach na zobowiązania.

Konieczność ujęcia rezerw w sprawozdaniu za 2009 rok pojawi się, gdy zaistniały zjawiska, które miały miejsce w 2009 roku, a które będą skutkowały w przyszłości zobowiązaniami jednostki. Konieczność utworzenia rezerwy może wynikać przykładowo z kodeksu pracy. Zgodnie z jego przepisami pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odprawy emerytalnej w momencie osiągnięcia przez pracownika stosownych uprawnień. Świadczenie to jest jednorazowe, niemniej zgodnie z tą zasadą powinno być częściowo odzwierciedlone w poszczególnych okresach podpisanego stosunku pracy.

Przy tworzeniu rezerw warto sięgnąć do Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 - Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe. Dostępny jest w Dzienniku Urzędowym ministra finansów z 2008 r. nr 12 poz. 90 oraz na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl).

Reguluje on kwestie tworzenia rezerw z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w szczególności z tytułu: niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych oraz nagród jubileuszowych.

Według standardu rezerwy na wspomniane odprawy emerytalne, a także rentowe oraz nagrody jubileuszowe ujmuje się w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną bieżącego okresu w korespondencji z biernymi rozliczeniami międzyokresowymi kosztów.

Warto też zwrócić uwagę, że standard nakazuje, aby kwoty zaksięgowane w tym zakresie na koncie - Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów ujawnić w bilansie w pasywach w pozycji B.I.2 - Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne, w podziale na długo- i krótkoterminowe.

Standard odnosi się również do rezerw na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe. Według KSR nie należy ich tworzyć, ponieważ przepisy kodeksu pracy nie przewidują wypłaty takich ekwiwalentów w czasie trwania stosunku pracy.

Zasadami odpowiedniego przyporządkowania kosztu do okresu sprawozdawczego musi się kierować firma, która wypłaca wynagrodzenia za grudzień 2010 r. w styczniu kolejnego okresu sprawozdawczego. Również w tym przypadku nie ma znaczenia, w którym momencie zostały one wypłacone, ale jakiego okresu dotyczą.

Należy więc pamiętać, że w księgach z 2009 roku należy ująć wszystkie koszty związane z tymi wynagrodzeniami, czyli ich wartość brutto oraz pozostałe obciążenia, które z tego tytułu ponosi zarówno pracodawca, jak i pracownik (np. składki ZUS).

W takiej sytuacji obliczenia muszą być jednak przeprowadzone zgodne z przepisami obowiązującymi w styczniu 2010 r. W związku z tym należy pamiętać o obowiązujących stawkach PIT - 18 i 32 proc., kwocie wolnej od podatku (556,02 zł w skali roku), pracowniczych kosztach uzyskania przychodów (111,25 miesięcznie) oraz wysokości składek na ubezpieczenia rentowe: dla pracownika wynosi ona 1,5 proc., natomiast dla pracodawcy 4,5 proc., emerytalne po 9,76 proc. Natomiast składki płacone tylko przez pracownika: chorobowa 2,45 proc. oraz 9 proc.

Przykładowe księgowania mogą wyglądać następująco:

1. Zarachowanie w ciężar kosztów 2009 roku wynagrodzenia brutto: strona Wn konta 430 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

2. Obciążenia, które musi pokryć:

● pracownik: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 222 Rozrachunki z urzędem skarbowym - zaliczka na podatek dochodowy, strona Ma konta 227 - Rozrachunki z ZUS - składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,

● pracodawca: z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 227 - Rozrachunki z ZUS.

@RY1@i02/2010/046/i02.2010.046.086.0005.001.jpg@RY2@

Rezerwa na koszty badania sprawozdania

@RY1@i02/2010/046/i02.2010.046.086.0005.002.jpg@RY2@

Koszty energii

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).