Firma zewnętrzna może przechować dokumenty

Jednostka prowadzi księgi rachunkowe. Nie ma możliwości archiwizowania dużej ilości dokumentów.

- Jakie są korzyści z przechowywania dokumentów księgowych poza firmą - pyta pani Karolina z Piły.

Faktury, raporty kasowe, dokumenty księgowe można oddawać na przechowanie jednostce świadczącej usługi w tym zakresie.

- Zbiory księgowe zawierające dokumenty firmy przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami lub zniszczeniem - przypomina Agnieszka Rudaś, księgowa z Tik-Soft Sp. z o.o.

Zbiory mogą być prowadzone w formie papierowej. Dopuszcza się także ich elektroniczną archiwizację. Własne archiwum, które jest na miejscu, pozwala na bieżący dostęp, ale outsourcing zaoszczędzi czas i koszty prowadzenia działalności. Dzięki temu można skupić się wyłącznie na prowadzeniu firmy.

Zdaniem Agnieszki Rudaś za powierzeniem przechowania dokumentów firmie zewnętrznej przemawiają następujące względy:

● firma zewnętrzna posiada doświadczenie, specjalistów i profesjonalny sprzęt,

● prowadzone przez nią archiwum gwarantuje łatwy i szybki dostęp do wszystkich dokumentów, ich prawidłowy obieg oraz utrzymanie porządku,

● przekazanie redukuje koszty stałe i osobowe, eliminuje konieczność utrzymania powierzchni wraz z wyposażeniem i zabezpieczeniami.

Są również minusy takiego rozwiązania. Poza ponoszeniem opłaty na rzecz firmy zewnętrznej istnieje ryzyko np. dostępu osób trzecich do informacji związanych z jednostką i jej kontrahentami. Można je zminimalizować, właściwie dobierając podmiot, który zajmie się archiwum, oraz formułując w umowie o przechowaniu dokumentów odpowiednie zastrzeżenia.

Agnieszka Rudaś przypomina, że o przekazaniu dokumentów należy zawiadomić urząd skarbowy. Musi to nastąpić w ciągu 15 dni od wydania dokumentów. Archiwizacja dokumentów przez firmę zewnętrzną nie zwalnia z odpowiedzialności kierownika jednostki. Odpowiada on w dalszym ciągu m.in. za zapewnienie dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi organom kontroli lub nadzoru.

anna.rymaszewska@infor.pl

Art. 11a, art. 71 - 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).