Ewidencja dofinansowania wypoczynku zależy od źródła finansowania

Firmy, które chcą dofinansować wypoczynek swoich pracowników, muszą pamiętać o odpowiednim ujęciu takiej operacji w księgach rachunkowych. Ewidencja będzie bowiem zależała od tego, z jakich środków pomoc będzie wypłacana. Jedną z możliwości jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), który tworzą m.in. pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

ZFŚS

W przypadku finansowania z funduszu należy pamiętać, że jest on tworzony na działalność socjalną danej firmy. Natomiast przyznanie pomocy poszczególnym pracownikom zależy od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Jeżeli ten warunek zostanie spełniony, nie ma przeszkód, aby wypłacać z tych środków dofinansowanie, np. do wczasów. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i ich rodziny.

Zgodnie bowiem z ustawą o ZFŚS za działalność socjalną uważa się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych form wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Opodatkowanie świadczeń

Świadczenia takie stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i mogą być opodatkowane podatkiem dochodowym, ale nie stanową podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dofinansowanie do wczasów pracownika i jego rodziny będzie wolne od PIT, m.in. gdy wysokość świadczenia nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł. Zwolnienie takie przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Zwolnienie dotyczy też dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT tak właśnie jest, gdy dopłaty dotyczą: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18.

Brak oskładkowania

Jak już wspomniałam, świadczenia z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS.

Przepisy te mają także zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób. Wynika to z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Jak zaksięgować

Powyżej opisane zasady bezpośrednio wpływają na ujęcie dofinansowania do wczasów pracownika z ZFŚS w księgach rachunkowych. Ewidencja może więc przebiegać w następujący sposób:

1. Przyznanie pracownikowi dofinansowania z ZFŚS w kwocie brutto: strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

2. Obciążenie pracownika zaliczką na podatek od wartości otrzymanego dofinansowania (zgodnie z opisanymi wyżej zasadami): strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

3. Wypłata środków w wartości brutto: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 134 - Rachunek bankowy ZFŚS.

Inne środki

Jeżeli jednak podmiot nie tworzy funduszu, może wypłacić dofinansowanie do wypoczynku ze środków obrotowych. Ma do tego prawo również ta firma, która posiada fundusz.

Ewidencja księgowa w tym przypadku musi uwzględniać fakt, że takie świadczenie będzie przychodem pracownika, który podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Wyjątkiem jest wypłata dotycząca wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, co reguluje art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem zwolnione od opodatkowania są dopłaty do: wypoczynku - dzieci i młodzieży do lat 18 - ze środków obrotowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł. Wypoczynek ten musi być jednak zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączony z nauką, w formie pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, limit odnosi się też do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Jeżeli więc kwota rocznych dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ze środków obrotowych z tego tytułu przekroczy kwotę 760 zł, nadwyżkę należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Cała kwota podlega oskładkowaniu.

Wprowadzenie zapisów

Zakładając jednak, że cała kwota dofinansowania będzie opodatkowana i oskładkowana, ujęcie w księgach może przebiegać następująco:

1. Przyznanie dofinansowania do wczasów: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 230 - Rozrachunki z pracownikami.

2. Potrącenia, które obciążają pracownika:

a) składki ZUS - strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce rozrachunki z ZUS,

b) podatek dochodowy od kwoty dofinansowania: strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

3. Składki ZUS obciążające pracodawcę: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce rozrachunki z ZUS.

4. Wypłata świadczenia - po potrąceniu podatku i składek ZUS: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy lub 100 - Kasa.

W praktyce rozliczenie dofinansowania odbywa się łącznie z wynagrodzeniem.

@RY1@i02/2012/151/i02.2012.151.07100070b.101.jpg@RY2@

Przykład

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).