Jak zaksięgować wydatki na wodę dla pracowników

Przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia. Natomiast pracownikom zatrudnionym na stałe lub okresowo wykonującym swoje obowiązki w warunkach szczególnie uciążliwych nakazują zapewnić oprócz wody także inne napoje. Ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników, co wynika z par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa natomiast rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Dodatkowe przesłanki

Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

ww warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25o st. C,

ww warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

wprzy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10o st. C lub powyżej 25o st. C,

wprzy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

wna stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28o st. C.

Wydatki na wodę dla pracowników stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy (patrz ramka), ale ujęcie ich w księgach rachunkowych zależy od tego, czy przychód ten jest opodatkowany. To tymczasem reguluje art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Wśród świadczeń zwolnionych od podatku wymienia m.in. świadczenia rzeczowe, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Obowiązek pracodawcy zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Dlatego woda mineralna wydawana pracownikom jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Omawiane świadczenie z racji tego, że wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie stanowi także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne, o czym przesądza rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

VAT przy zakupie i wydaniu towarów

Dla ewidencji księgowej zarówno przy zakupie wody, jak i przed jej wydaniem ważną kwestą będzie też podatek od towarów i usług. Przekazanie pracownikom środków bhp jest związane z działalnością gospodarczą firmy. Dlatego ma ona prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych zakupów. Jednak w sytuacji gdy podmiot prowadzi sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT przy kosztach ogólnozakładowych odlicza VAT według proporcji.

Wątpliwości może jednak budzić kwestia tego podatku przy wydaniu napojów. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług za dostawę towarów - która jest opodatkowana VAT - rozumie się m.in. przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników - jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów.

Natomiast przez pojęcie odpłatnego świadczenia usług (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT), co również podlega opodatkowaniu VAT, rozumie się m.in., użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników - jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub części, prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu tych towarów.

Wyjaśnienia organów

Powyższe nie dotyczy jednak sytuacji, gdy woda jest wydawana na podstawie przepisów bhp. Wtedy nie podlega opodatkowaniu VAT, co potwierdza dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 20 czerwca 2011 r. (nr IPPP3/443-585/11-2/JF), która odnosi się do nieodpłatnego przekazania pracownikom towarów, do czego obligują przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Organ wyjaśnia, że przekazane towary są wykorzystywane bądź zużywane przez pracowników w miejscu pracy i mają na celu zabezpieczenie pracownikom zgodnych z przepisami warunków pracy. Nie jest to zatem nieodpłatne przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika ani jego pracowników, o którym mowa w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Dlatego realizowane przez spółkę przekazanie artykułów bhp wynika ze stosunku pracy i jest związane z jej działalnością gospodarczą.

Wobec tego nieodpłatne przekazanie do wykorzystania bądź zużycia przez pracownikom towarów w postaci:

a) odzieży i obuwia roboczego (ochronnego),

b) środków ochrony indywidualnej, np. hełmów, rękawic roboczych (ochronnych), kamizelek,

c) środków higieny osobistej, typu ręczniki, mydła toaletowe i pasty bhp, oraz

d) regeneracyjnych posiłków dla pracowników wykonujących zadania o wysokim poziomie obciążenia energetycznego organizmu oraz w postaci napojów bezalkoholowych (tj. woda butelkowana, herbata, soki etc.)

- nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Wynika to także z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu wydanej 16 września 2011 r. (nr ILPP1/443-843/11-4/NS).

Ujęcie w księgach

Zasady podatkowe związane z zakupem i wydaniem wody w ramach bhp wpływają także na ujęcie w księgach rachunkowych. Ewidencja może przebiegać w poniższy sposób:

1. Otrzymanie od dostawcy faktury VAT za nabytą wodę: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu (wartość netto), strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego (wartość podatku), strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami (wartość brutto).

2. Przyjęcie materiałów do magazynu - według ceny zakupu: strona Wn konta 310 Materiały, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

3. Wydanie wody z magazynu do zużycia na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 310 - Materiały.

Może się zdarzyć, że po zakupie woda zostanie wydana bezpośrednio z pominięciem magazynu. Wówczas po pierwszym księgowaniu należy wprowadzić następujący zapis: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Koszt podatkowy

Ważna dla pracodawcy jest również kwestia kosztów podatkowych. Czy wydatki związane z zakupem wody można do nich zaliczyć? Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.  1 tej ustawy. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników, jako wydatki pośrednio związane z prowadzoną działalnością, a niewymienione w art. 16 ust. 1, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy. Analogicznie jest w przepisach dotyczących PIT (art. 22 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Powszechna definicja

Przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, a w szczególności m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak też wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak stanowi art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Przykład

W jaki sposób ująć wydanie wody

Spółka zakupiła wodę mineralną. Wartość faktury, którą wystawił dostawca, wynosi: 4920 zł. w tym 23 proc. VAT. Woda została wydana pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

@RY1@i02/2012/136/i02.2012.136.07100060a.101.gif@RY2@

1. Faktura VAT od dostawcy na zakup wody - 4920 zł

a) wartość netto - 4000 zł

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu - 920 zł

2. Przyjęcie materiałów do magazynu - 4000 zł

3. Zapłata za dostawę - 4920 zł

4. Wydanie wody do zużycia - 4000 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Art. 7 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).

Par. 1 - 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279).