Kwotę polisy wynajmowanego budynku można ująć w kosztach

Spółka z o.o. wynajmuje budynki do prowadzenia działalności gospodarczej od wspólnika na podstawie umowy najmu (1/3 budynku jest zamieszkiwana przez wynajmującego). Wynajmujący wystawia rachunki za najem raz na kwartał i odnoszone są one w koszty usług. Umowa zawiera zapis, że najemca zobowiązuje się ubezpieczyć przedmiot najmu od odpowiedzialności cywilnej i zawrzeć umowę ubezpieczenia od ognia, wody i innych zdarzeń losowych. W ubezpieczeniu budynków (całości) ubezpieczającym jest spółka z o.o., a ubezpieczonym jest wynajmujący. Spółka jest płatnikiem polisy. Czy kwota składki takiej polisy może być kosztem w księgach spółki?

W księgach rachunkowych należy ująć koszty związane z działalnością prowadzoną przez jednostkę gospodarczą. Jeśli mają związek z prowadzoną działalnością operacyjną, powinny stanowić koszty podstawowej działalności operacyjnej. Koszty najmu ujmowane są jako koszty usług obcych. Natomiast koszty ubezpieczenia majątku najczęściej ujmowane są na koncie pozostałe koszty rodzajowe. Choć nie ma przeszkód, aby w dokumentacji polityki rachunkowości zapisać, że są także ujmowane jako koszty usług obcych - usług ubezpieczeniowych.

Powyższe koszty, zarówno czynsze, jak i polisa ubezpieczeniowa, jeśli są związane z prowadzoną działalnością, mogą być też ujmowane jako koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Są to bowiem nakłady poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty te nie zostały także wyłączone z kręgu kosztów podatkowych, jako nakłady wskazane w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jeśli zatem zapłata składki na ubezpieczenie całego budynku pozostaje w związku z osiąganymi przychodami lub ze źródłem, z którego są osiągane, to może być takim kosztem. Związek taki istnieje, gdyż ubezpieczenie dotyczy nieruchomości wykorzystywanej na prowadzenie działalności gospodarczej, której celem jest generowanie przychodów. A niemożliwe jest ustanie ubezpieczenia tylko części budynku wykorzystywanej do prowadzenia działalności.

Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów polisy ubezpieczeniowej będzie zależało od tego, czy polisa dotyczy tylko jednego okresu sprawozdawczego, a także od tego, czy jej wartość jest istotna z punktu widzenia rozmiarów działalności spółki.

Jeśli polisa będzie dotyczyła jednego okresu sprawozdawczego i nie będzie istotna - można ująć całą wartość ubezpieczenia jednorazowo w koszty działalności. [przykład 1] Z kolei gdy wartość polisy będzie odnosiła się do dwóch okresów sprawozdawczych lub gdy wartość polisy będzie istotna z punktu widzenia kosztów jednostki należy ten koszt rozliczać w czasie, kierując się zasadą współmierności przychodów i kosztów. [przykład 2]

PRZYKŁAD 1

Mała kwota

Spółka ABC poniosła koszty ubezpieczenia budynku od zdarzeń losowych na 2014 r. w kwocie 3000 zł. Kwota tej składki jest nieistotna i nie będzie podlegała rozliczaniu w czasie.

@RY1@i02/2014/250/i02.2014.250.00800030i.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie polisy od ubezpieczyciela w kwocie 3000 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami - ubezpieczyciel.

2. Ujęcie polisy w kosztach w kwocie 3000 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozliczenie zakupu.

3. Zapłata za polisę w kwocie 3000 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami - ubezpieczyciel, strona Ma konta Rachunek bankowy.

PRZYKŁAD 2

W dwóch latach

Spółka ABC poniosła koszty ubezpieczenia budynku od zdarzeń losowych za okres od listopada 2014 r. do października 2015 r. w kwocie 6000 zł. Kwota składki podlega rozliczaniu w czasie za 2014 i 2015 rok. Ze względu na stosunkowo niewielką wartość spółka odnosi w koszty listopada 2014 r. 2/12 kwoty, a w koszty stycznia 2015 r. pozostałe 10/12 wartości polisy. Spółka koszty na podstawie polis traktuje jako koszty poniesione. Nie jest prowadzona ewidencja w układzie kalkulacyjnym.

@RY1@i02/2014/250/i02.2014.250.00800030i.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie polisy od ubezpieczyciela w kwocie 6000 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami - ubezpieczyciel.

2. Ujęcie polisy w księgach kwota 6000 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozliczenie zakupu.

3. Przeniesienie kosztów polisy do rozliczania w czasie w kwocie 6000 zł: strona Wn konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów, strona Ma konta Rozliczenie kosztów.

4. Część polisy przypadająca na dany okres sprawozdawczy - ujęcie w listopadzie kwoty 1000 zł: strona Wn konta Rozliczenie kosztów, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

5. Zapłata za polisę kwoty 6000 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami - ubezpieczyciel, strona Ma konta Rachunek bankowy.

6. Część polisy przypadająca na dany okres sprawozdawczy - ujęcie w styczniu 2015 r. kwoty 5000 zł: strona Wn konta Rozliczenie kosztów, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Warto też zaznaczyć, iż możliwe jest przyjęcie uproszczenia polegającego na zarachowywaniu nakładu od razu na konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne, a następnie dopiero rozliczanie kwot przypadających na dany okres sprawozdawczy w koszty według rodzaju, nie zniekształci to obrazu sytuacji jednostki. Wtedy ewidencja będzie przebiegała następująco:

@RY1@i02/2014/250/i02.2014.250.00800030i.103.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie polisy od ubezpieczyciela w kwocie 6000 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami - ubezpieczyciel.

2. Ujęcie polisy w księgach do rozliczania w czasie kwota 6000 zł: strona Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów, strona Ma konta Rozliczenie zakupu.

3. Zapłata za polisę w kwocie 6000 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami - ubezpieczyciel, strona Ma konta Rachunek bankowy.

4. Część polisy przypadająca na dany okres sprawozdawczy - ujęcie w listopadzie 2014 r. kwota 1000 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

5. Część polisy przypadająca na dany okres sprawozdawczy - ujęcie w styczniu 2015 r. kwota 5000 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Karolina Pawlak

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).