Nakłady trzeba ująć w aktywach trwałych

@RY1@i02/2014/230/i02.2014.230.21400020e.802.jpg@RY2@

Czy w praktyce firmy mają problemy z klasyfikacją programów finansowo-księgowych?

Spółki najczęściej stosują zasady rachunkowości wynikające z ustawy o rachunkowości oraz krajowych standardów rachunkowości. Zazwyczaj spółki sporządzające sprawozdanie finansowe nie mają problemów z klasyfikacją programów finansowo-księgowych, a następnie prezentacją ich wartości netto w odpowiedniej linii sprawozdania finansowego. Tego rodzaju nakłady powinny być ujęte w aktywach trwałych jako inne wartości niematerialne i prawne. Biorąc pod uwagę, że koszty wdrożenia i szkolenia są często wysokie, a nawet przewyższają wartość licencji, księgowi szukają sposobu, aby koszt ten rozłożyć w czasie i nie ujmować go jednorazowo w wyniku finansowym jednego roku.

Jakie przepisy powinny być stosowane?

Podstawowym przepisem w zakresie wyceny aktywów i pasywów według ustawy rachunkowości jest art. 28 ust. 8, zgodnie z którym zarówno cena nabycia, jak i koszt wytworzenia wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. Spółki mają zatem pełne prawo do kapitalizacji części kosztów dotyczących omawianego oprogramowania, ale poniesionych do momentu oddania go do użytkowania i tylko takich, bez których program finansowo-księgowy nie mógłby funkcjonować w spółce. Wdrożenie danego oprogramowania zlecane jest firmie dostarczającej program lub też innym wyspecjalizowanym w tego rodzaju usługach podmiotom. Jeżeli wykonanie tej usługi jest udokumentowane prawidłowo wystawionymi fakturami, spółki mają prawo do ujęcia w wartości początkowej składnika wartości niematerialnych i prawnych wartość netto tej usługi. Zarówno biegli rewidenci jak i pracownicy organów skarbowo-podatkowych mogą zwracać uwagę na poprawność daty sprzedaży oraz opisu usługi wdrożenia zamieszczonych na fakturze wystawionej przez kontrahenta. Należy zwrócić uwagę, żeby data sprzedaży usługi nie była późniejsza niż moment oddania do użytkowania niniejszego programu. Natomiast opis wykonanej usługi powinien jasno wskazywać na wdrożenie konkretnego programu w danym czasie.

Na co powinni zwracać szczególna uwagę księgowi?

W celu uniknięcia składania wyjaśnień przed organami kontrolującymi i/lub dostarczania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej stanowisko spółki, przyjmując fakturę od kontrahenta za wdrożenie, księgowi powinni zwracać uwagę na właściwe zasady dokumentacji wykonania zewnętrznych usług. Zgodnie z ogólnymi przepisami ustawy o rachunkowości, a dokładniej według art. 22, dowody księgowe powinny być nie tylko rzetelne, ale także zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, kompletne oraz powinny zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy, np. wspomniany wyżej opis prac wdrożeniowych, harmonogram, wartość usługi itp. Powinny być także wolne od błędów rachunkowych, a całość omawianego procesu powinna dopełniać stosowna umowa z dostawcą i protokoły odbioru poszczególnych prac.

Osobną kwestię stanowią wewnętrzne koszty wdrożenia generowane w spółkach.

Tak. Częstym rozwiązaniem stosowanym przez spółki jest wdrażanie częściowe, np. końcowych etapów, a nawet całościowe we własnym zakresie, wykorzystując istniejące w ramach jednostki zasoby ludzkie. Polskie przepisy rachunkowe nie odnoszą się bezpośrednio do tego rodzaju sytuacji w przeciwieństwie do Międzynarodowego Standardu Rachunkowości (MSR) 38 "Wartości niematerialne", który porusza tę kwestię. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, MSR mogą być stosowane przez podmiot w sytuacji braku odpowiednich regulacji krajowych. Generalna zasada, którą kieruje się MSR 38, stanowi podobnie jak ustawa, że wszystkie nakłady, które mogą być bezpośrednio przyporządkowane tworzeniu, produkcji i przystosowaniu składnika aktywów do użytkowania stanowią koszt wytworzenia tego składnika. Do grupy tych nakładów zgodnie z MSR należą koszty z tytułu świadczeń pracowniczych wynikające z wytworzenia składnika wartości niematerialnych. Aby takie rozwiązanie było możliwe do zastosowania, spółka powinna zadbać o należyte udokumentowanie tych prac oraz koszty te muszą być oczywiście mierzalne. Należy je uzupełnić o zapisy zawarte w MSR 38 mówiące o potrzebie stworzenia w spółkach systemów ewidencji kosztów pozwalających dokonać wiarygodnego określenia kosztu wytworzenia wartości niematerialnych we własnym zakresie na podstawie takich elementów jak wynagrodzenia.

Co zrobić dla potwierdzenia czasu pracy pracowników przy wdrożeniu programu?

W tym celu koszty wynagrodzenia powinny być np. ewidencjonowane na podstawie kart ewidencji czasu pracy, a następnie przeliczone na faktyczny koszt na odpowiednim dowodzie księgowym. Z kolei dokumentacja dotycząca wdrożenia powinna określać co najmniej techniczną przydatność oprogramowania, harmonogram poszczególnych etapów i prac, sposób rozliczania czasu poświęconego na wdrożenie oraz zakres osób mających uprawnienia. Całość prac wdrożeniowych na koniec projektu powinna być odebrana stosownym dokumentem. Podsumowując, spółki mają prawo ujęcia w wartości początkowej programu księgowo-finansowego rzetelnie udokumentowanych nakładów wewnętrznych wynikających z procesu wdrożenia, zawierających koszty przygotowania i uruchomienia oprogramowania, pod warunkiem że zostały one poniesione przed jego oddaniem do użytkowania oraz że reprezentują nakłady, bez których program ten nie mógłby funkcjonować czy zostać uruchomiony.

Inną kwestią powodującą wątpliwości są koszty szkolenia pracowników.

Kierując się definicją aktywów zamieszczoną w ustawie o rachunkowości spółka powinna nie tylko być w stanie określić wartość, ale także mieć pełną kontrolę nad swymi zasobami majątkowymi. W tym zakresie koszty szkoleń pracowników nie powinny być ujęte w wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ stanowią one raczej nakłady na pracowników, a nie składnik wartości niematerialnej i prawnej. Szkolenia pracowników są wręcz wprost wymienione w MSR 38 jako przykład wydatków nie, stanowiących kosztu wartości niematerialnych.

Zatem spółki, ujmując w wartości początkowej programu księgowo-finansowego koszty szkolenia pracowników, postępują w sposób nieprawidłowy i pozostają w niezgodzie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości, a także z międzynarodowymi standardami rachunkowości. W przypadku kosztów wdrożeniowych ich ujęcie w wartości początkowej programu jest w pełni dopuszczalne pod warunkiem stosownego udokumentowania procesu wdrożenia i może być przeprowadzone przy wykorzystaniu w tym celu zewnętrznego dostawcy, jak i wewnętrznych zasobów jednostki.

Rozmawiał Krzysztof Tomaszewski