Prowadzona księga musi odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia gospodarcze

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.071001200.802.jpg@RY2@

Księgi podatkowe uważa się za prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy, jeżeli dokonywane w nich zapisy dokumentują stan rzeczywisty. Zatem księgi nierzetelne to takie, które nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń księgowych. Przykładem nierzetelności ksiąg może być brak dowodu będącego podstawą wpisu do księgi lub dokonania wpisów w nieprawidłowej wysokości. Prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy księgi stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Kryterium ich prawidłowości jest więc niewadliwość i rzetelność.

Jednak w sytuacji, gdy organ podatkowy uzna, iż podatnik dokonywał czynności prawnych pozornych, np. podatnik dysponuje kompletem dowodów księgowych, nie odzwierciedlają one jednak prawdziwego obrazu zdarzeń gospodarczych jednostki, księgi mogą być uznane za nierzetelne.

Wymagania trzeba spełniać

Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów (art. 193 par. 3 ordynacji podatkowej). Wszystkie księgi, ewidencje oraz rejestry należy prowadzić zgodnie z wymaganiami formalnymi określonymi w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Za wadliwość należy również uznać nieprawidłowe udokumentowanie zdarzeń gospodarczych. Przepisy prawa podatkowego nie regulują kwestii prawidłowego opisu dokumentów podatkowych dla celów księgowych, na podstawie których u podatnika powstaje koszt bądź przychód podatkowy.

Ma to jednak znaczenie przy weryfikowaniu prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztu uzyskania przychodów bądź rozpoznania przychodu. W sytuacji, gdy dokument stanowiący podstawę ewidencji w księgach nie obrazuje zasadności poniesienia danego wydatku i ujęcia go w księgach jako KUP, istnieje ryzyko uznania przez organ skarbowy wadliwości ksiąg, a tym samym oszacowania podstawy opodatkowania.

Jeżeli stwierdzone wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy (art. 195 par. 5 ordynacji podatkowej), wówczas księga nie może zostać uznana za wadliwą i nierzetelną. Tylko taki stan wadliwości, który uniemożliwia ustalenie podstawy opodatkowania, uzasadnia odrzucenie księgi w części lub całości.

Możliwe skutki

Zgodnie z art. 23 ordynacji podatkowej organ podatkowy może odmówić uznania wiarygodności ksiąg. Określi podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli:

1) brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub

2) dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania lub

3) podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.

Wybór konkretnej metody szacowania organ podatkowy musi uzasadnić.

Nierzetelna księga traktowana jest jako czyn kwalifikowany i, zgodnie z art. 61 ust. 1 kodeksu karnego skarbowego, jako przestępstwo skarbowe. Czyn taki podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności. Oznacza to, że stawka dzienna może wynosić w 2014 r. od 56 zł do 22400 zł.

W przypadku gdy nierzetelność jest mniejszej wagi lub księgi były prowadzone wadliwie, kara grzywny określana jest kwotowo, a czyn taki kwalifikuje się jako wykroczenie karne skarbowe. Wadliwe prowadzenie ksiąg podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (art. 61 k.k.s.). Najniższa kara za wykroczenie skarbowe to 168 zł, a najwyższa to 33 600 zł.

Odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych przewiduje także, niezależnie od przepisów kodeksu karnego skarbowego, ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej przepisami nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie. [przykład]

Błędy nieistotne	Błędy istotne
Niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy	Niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy
Brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem bądź zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi	Brak prowadzonej ewidencji bez podania uzasadnienia
Błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny	Zawyżenie podstawy opodatkowania wskutek zaniżenia kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny
Podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej
Błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik ma dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w par. 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

PRZYKŁAD

Utrata dokumentów w wyniku włamania

Podatnik prowadzi działalność handlową opodatkowaną na zasadach ogólnych. W wyniku kradzieży, która miała miejsce w listopadzie 2013 r., utracił dokumenty związane z tą działalnością (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja zakupów dla VAT, ewidencja sprzedaży dla VAT, dowody zakupu i sprzedaży - faktury, dokumenty związane z ewidencją działalności). Podatnik składał jednak deklaracje VAT-7 za okres od stycznia do października 2013 r.

W tym przypadku nie ma możliwości szacowania przez organ podatkowy podstawy opodatkowania. Podatnik powinien bowiem:

1) sporządzić na następny dzień spis z natury towarów,

2) odtworzyć jak najwięcej dokumentów źródłowych, np. zgromadzić wydruki z kasy fiskalnej, które stanowią dowód, jeśli zawierają ogólną kwotę utargu, wartość sprzedanych towarów w cenach sprzedaży netto i VAT należny oraz inne dane określone dla dowodu księgowego,

3) ustalić pisemnie stan zakupu towarów handlowych oraz poniesionych pozostałych kosztów z kontrahentami na podstawie dostarczonych przez nich informacji.

Metody szacowania

Nazwa	Opis
Porównawcza wewnętrzna	Porównanie wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których znana jest wysokość obrotu
Porównawcza zewnętrzna	Porównanie wysokości obrotów w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach
- remanentowa	Porównanie wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu
- produkcyjna	Ustalenie zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa
- kosztowa	Ustalenie wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie
Udział dochodu w obrocie	Ustalenie wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonania usług) w całym obrocie

Halina Zabrocka

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 193 oraz 195 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Art. 61 ust. 1 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 186 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).