Wiceprezes czuwający nad księgami podpisuje się raz

@RY1@i02/2014/100/i02.2014.100.18300040b.804.jpg@RY2@

Sprawozdanie finansowe jest najważniejszym dokumentem zawierającym informacje dotyczące sytuacji majątkowej, finansowej i wynikowej jednostki. To między innymi z niego czerpią informacje potencjalni inwestorzy, banki i inni pożyczkodawcy. Często może to być jedyny dokument, z którego otoczenie czerpie wiedzę o kondycji przedsiębiorstwa. Dlatego kluczowe jest, aby sprawozdanie przedstawiało rzetelnie i jasno obraz finansowo-majątkowy jednostki, a zawarte w nim informacje były zgodne z polityką rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości stanowi, że dokument ten podpisują: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, osoba legitymująca się uprawnieniami do usługowego prowadzenia ksiąg (gdy odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki przejęło biuro rachunkowe lub inny podmiot świadczący usługi z zakresu księgowości) oraz kierownik jednostki, czyli członek zarządu lub innego organu kierującego.

Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas pod sprawozdaniem podpisują się wszyscy jego członkowie.

Gdy osoba, która przejęła odpowiedzialność za rachunkowość firmy, pełni równocześnie funkcję członka zarządu, to podpisuje się tylko raz, wskazując przy tym swoją rolę, np. członek zarządu odpowiedzialny za rachunkowość.

Jeśli w trakcie roku zmieniła się osoba na stanowisku głównej księgowej, wówczas podpis pod rocznym sprawozdaniem finansowym powinien złożyć ten, kto był odpowiedzialny za rachunkowość jednostki na dzień sporządzenia aktu.

Przy każdym podpisie powinna się znaleźć data jego złożenia.

Jeżeli osoba, która sporządziła sprawozdanie, nie przejęła na piśmie odpowiedzialności za określone obowiązki z zakresu rachunkowości, w tym za sporządzenie dokumentu, to złożenie podpisu oznacza wyłącznie odpowiedzialność za należyte wykonanie powierzonych obowiązków (w myśl kodeksu pracy). W takiej sytuacji osoba ta nie ponosi odpowiedzialności za sporządzenie sprawozdania finansowego.

Ustawodawca przewidział również możliwość odmowy podpisu. Wymaga to dołączenia do sprawozdania finansowego pisemnego uzasadnienia. O konsekwencjach tego napiszemy w kolejnym artykule cyklu.

Niesporządzenie takiego dokumentu, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub zawarcie w nim nierzetelnych danych jest zagrożone sankcjami. Takimi samymi jak za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w nim nierzetelnych danych. Grożą więc za to grzywna, kara pozbawienia wolności do dwóch lat albo obie te kary łącznie.

Sankcje zapisano również w kodeksie karnym skarbowym. Grożą one za niedopełnienie obowiązku przechowywania ksiąg w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki. W tym wypadku przewidziana jest kara grzywny - do 240 stawek dziennych.

Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, pod sprawozdaniem podpisują się wszyscy członkowie

@RY1@i02/2014/100/i02.2014.100.18300040b.105.jpg@RY2@

Maciej Wach senior w dziale audytu BDO

Maciej Wach

senior w dziale audytu BDO