Trzeba zweryfikować zobowiązania dłużników

Zaliczenie do kosztów podatkowych różnych wierzytelności dłużnika na podstawie jednego postanowienia o nieściągalności jest ryzykowne. Fiskus może zakwestionować takie postępowanie. W orzecznictwie ukształtowała się bowiem niekorzystna dla podatników linia. Według sądów udokumentowanie nieściągalności jednej z przysługujących wobec dłużnika wierzytelności nie skutkuje automatycznym udokumentowaniem nieściągalności pozostałych długów. Chodzi tu np. o wyroki: WSA we Wrocławiu z 6 lutego 2014 r. (sygn. akt I SA/Wr 2160/13) oraz NSA z 8 maja 2013 r. (sygn. akt II FSK 1904/11) czy NSA z 9 stycznia 2009 r. (sygn. akt II FSK 1754/07).

W księgach

Inaczej jest w księgach rachunkowych. Jeśli odbiorca towarów lub usług nie płaci, firma ma prawo zaliczyć w księgach rachunkowych należność do kosztów poprzez dokonanie odpisu aktualizującego jej wartość (strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 280 - Odpisy aktualizujące wartość należności). Jest to szczególnie ważne teraz, gdy podmioty kończą sporządzać sprawozdanie finansowe za 2013 rok. Na ich sporządzenie mają jeszcze czas do 31 marca. Dokonywanie odpisów jest elementem wyceny należności i realizacji zasady ostrożności. Każdy podmiot powinien w swojej polityce rachunkowości określić zasady dokonywania odpisów dostosowując je do specyfiki branży, w której funkcjonuje jednostka.

Jedna z metod ich dokonywania to tworzenie odpisów indywidualnie dla poszczególnych należności lub kontrahentów. Wówczas konieczne jest zbadanie sytuacji poszczególnych dłużników i sprawdzenie przyczyny zwłoki, ewentualnych problemów finansowych kontrahenta, dotychczasowej współpracy oraz posiadanych zabezpieczeń. W przypadku podmiotów, które mają dużą liczbę klientów, może to być jednak metoda zbyt pracochłonna. Wówczas można przyjąć metodę tworzenia odpisów ogólnych (statystycznych) w oparciu o saldo należności przeterminowanych lub wartości rocznej sprzedaży. Stosuje się ją w przypadkach, gdy uciążliwa lub niemożliwa staje się analiza poszczególnych przypadków. Przykładowo może być przyjęte, że od salda należności przeterminowanych od 90 do 180 dni tworzy się odpis 50-proc., a od salda należności przeterminowanych powyżej 180 dni - 100-proc.

Gdy niemożliwe do odzyskania

Postanowienie o nieściągalności nie pozostaje bez znaczenia dla ewidencji księgowej. Jeżeli wcześniej został stworzony odpis, będzie ono podstawą do jego wyksięgowania. Przykładowo można to ująć zapisem: strona Wn konta 280 - Odpisy aktualizujące wartość należności, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami.

Natomiast gdy na nieściągalną wierzytelność nie dokonano odpisu aktualizującego, to odpisanie tej wierzytelności (na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości) jako nieściągalnej ujmowane jest bezpośrednio w pozostałych kosztach finansowych lub kosztach operacyjnych, zapisem: strona Wn konta 756 - Koszty finansowe lub konto 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami.

Ewidencja na odpowiednie konto kosztów zależy od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący wartość. Konto 759 - Inne koszty finansowe służy m.in. do ewidencji odpisanych udzielonych pożyczek i należności z tytułu odsetek uznanych za przedawnione, nieściągalne, umorzone, jeśli jednostka nie dokonała odpisu. Konto 766 - Pozostałe koszty operacyjne służy natomiast m.in. do odpisania należności przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych (o ile uprzednio nie dokonano odpisu aktualizującego wartość), pod warunkiem że nie następuje to wskutek zdarzeń traktowanych jako straty nadzwyczajne oraz że nie są to odsetki należne lub udzielone pożyczki. [przykład]

PRZYKŁAD

Aktualizacja wartości

W księgach rachunkowych spółka posiada na dzień bilansowy należności krótkoterminowe w wartości 15 000 zł. Po przeprowadzonej analizie i zgodnie z zasadami rachunkowości jednostki została podjęta decyzja o utworzeniu 100-proc. odpisu aktualizującego. Spółka uzyskała sądowy nakaz zapłaty i skierowała należność do egzekucji. Komornik wydał jednak postanowienie o nieściągalności.

@RY1@i02/2014/047/i02.2014.047.008000100.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zaksięgowanie odpisu aktualizującego należności 15 000 zł: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 280 - Odpisy aktualizujące wartość należności.

2. Wyksięgowanie należności objętej wcześniej odpisem 15 000 zł: strona Wn konta 280 - Odpisy aktualizujące wartość należności, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami.

Agnieszka Pokojska

 agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).