Sprawozdania finansowe sporządzamy do końca marca

Jeszcze sześć tygodni zostało na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2013 rok. Ponieważ podmioty mają na to trzy miesiące od dnia bilansowego (tj. do 31 marca).

Złożenie parafki

Do tego czasu sprawozdanie musi zostać podpisane przez właściwe osoby (z informacją, kiedy to nastąpiło), a parafka musi widnieć pod każdym jego elementem składowym.

Po pierwsze podpis musi złożyć osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy). Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy takie obowiązki ciążyły na niej w 2013 roku. Liczy się to, kto prowadzi rozliczenia w momencie tworzenia sprawozdania za ten okres.

Po drugie podpis składa kierownik jednostki (np. zarząd lub właściciel w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą). Jeżeli jest nim organ wieloosobowy np. zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie, niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Nie mają tu też znaczenia zasady reprezentacji, wewnętrzny podział funkcji czy odpowiedzialności za poszczególne sfery działalności spółki.

Gdyby którakolwiek z tych osób odmówiła podpisania dokumentów sprawozdawczych to musi to uzasadnić na piśmie.

Niektóre podmioty, jak spółki kapitałowe mają obowiązek uzupełnienia sprawozdania finansowego o sprawozdanie tworzone z działalności. Regulacje dotyczące podpisu są wtedy identyczne, jak w przypadku sprawozdania, z tym że dotyczą tylko kierownika jednostki.

Zatwierdzenie roku

Z kolei zatwierdzenie rocznego rozliczenia ksiąg musi nastąpić najpóźniej sześć miesięcy od dnia bilansowego, tj. do końca czerwca. Przy tym właściwym organem do zatwierdzenia jest np. zwyczajne zgromadzenie wspólników w przypadku spółek z o.o. czy właściciel - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną.

Jednak zanim dojdzie do zatwierdzenia, trzeba udostępnić dokumenty sprawozdawcze. Dotyczy to jednak spółek z o.o., akcyjnych czy spółdzielni, a nie np. osób fizycznych. Dokumenty udostępnia się (pocztą, e-mailem czy na stronie internetowej) najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno mieć formę pisemną, np. uchwały organu zatwierdzającego czy też decyzji organu założycielskiego.

Przekazanie

Dokumenty sprawozdawcze podlegają przekazaniu do urzędu skarbowego. Obowiązek ten zależy od formy działalności, a przepisy nie przewidują kary za jego niewykonanie. I tak, osoby fizyczne wysyłają dokumenty fiskusowi najpóźniej 30 kwietnia wraz z deklaracją podatkową. Z kolei podatnicy CIT muszą przekazać roczne sprawozdanie do urzędu w ciągu dziesięciu dni od daty ich zatwierdzenia.

Przepisy wymagają też publikacji rocznych raportów. Podmioty, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, dokonują tego właśnie w KRS. Aby wypełnić ten obowiązek sprawozdanie, przesyła się w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. W sytuacji gdy właściwy organ nie zatwierdzi sprawozdania finansowego w ustawowym terminie (tj. do końca czerwca), wówczas do KRS składa je dwa razy. Najpierw w ciągu 15 dni po terminie ustawowym (tj. do 15 lipca), a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Z kolei podmioty, które nie mają obowiązku publikacji sprawozdań w KRS (jak osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, czy spółki cywilne), ale poddają sprawozdania audytowi, muszą ogłaszać je w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (dalej: MSiG).

Również w tym przypadku dokumenty przekazuje się do 15 dni od ich zatwierdzenia. Sprawozdania finansowe mogą być złożone w punkcie przyjmowania ogłoszeń do MSiG albo elektronicznie. W tym drugim przypadku niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Kalendarium

Czynności, które należy wykonać w 2014 roku w związku z rozliczeniem ksiąg za 2013 rok

Do:

● - sporządzić zestawienie obrotów i sald

● - sporządzić jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe,

● -złożyć sprawozdanie finansowe wraz z zeznaniem podatkowym do urzędu skarbowego w przypadku osób fizycznych,

● - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie finansowe.

● (tj. w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego w przypadku osób prawnych,

● (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) -złożyć sprawozdanie finansowe w rejestrze sądowym, a w przypadku podmiotów, których sprawozdania są poddawane obowiązkowemu badaniu i nie podlegają publikacji w KRS (koszt 290 zł) do Monitora Sądowego i Gospodarczego (koszt 500 zł).

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).