Dofinansowania wypoczynku ze środków ZFŚS nie księguje się jako kosztu

 PROBLEM 1. Źródło finansowania determinuje rodzaj kosztu

Pracownicy coraz częściej korzystają z dofinansowania wypoczynku w okresie przedłużonych weekendów, z których pierwszy to majowy, a następny w czasie Bożego Ciała. Pracodawca może dofinansować wypoczynek w tym okresie. Musi jednak pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim, aby takie dofinansowanie mogło pochodzić ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, musi być przyznane zgodnie z zasadami określonymi w jego regulaminie. Oczywiście dotyczy to tych pracodawców, którzy tworzą fundusz i przewidują dofinansowanie takiego wypoczynku. Zwykle regulaminy przewidują możliwość takiego dofinansowania, jeśli pracownik wykorzysta co najmniej połowę wymiaru urlopu przysługującego mu w danym roku.

Jeśli pracodawca dofinansowuje wypoczynek ze środków funduszu, to nie księguje się tego świadczenia jako kosztu. Jest to wykorzystanie zasobów ZFŚS. Koszty ujmowane są u takich pracodawców w momencie tworzenia funduszu.

Analogiczne zasady dotyczą organizacji pikników, wycieczek i imprez integracyjnych czy sportowych. Jeśli są one finansowane ze środków ZFŚS, nie ujmuje się ich jako koszty jednostki. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Dofinansowanie

Pracownik zgodnie z regulaminem ZFŚS otrzymał dofinansowanie do wypoczynku w weekend majowy w kwocie 720 zł.

1. Ujęcie świadczenia - księgowanie w maju 2017:

n Wn - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 720 zł

n Ma - Inne rozrachunki z pracownikami 720 zł

2. Naliczenie zaliczki na podatek od kwoty powyżej 380 zł (720 zł - 380 zł) x 18 proc. = 61 zł:

n Wn - Inne rozrachunki z pracownikami 61 zł

n Ma - Rozrachunki z Urzędem Skarbowym 61 zł

3. Wb - przelew świadczenia na konto pracownika po potrąceniu zaliczki na podatek powyżej kwoty 380 zł:

n Wn - Inne rozrachunki z pracownikami 659 zł

n Ma - Rachunek bankowy 659 zł

U pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS, bo zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, przy okazji wypoczynku majowego wypłacane może być świadczenie urlopowe zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenie to nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego (1185,66 zł), ustalonego oczywiście w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Warunkiem wypłaty świadczenia, która powinna być dokonana nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu, jest korzystanie przez pracownika z wypoczynku w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Naliczenie świadczenia urlopowego obciąża koszty i ujmowane jest na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". [przykład 2]

Także gdy w pracodawca dofinansowuje wypoczynek związany z majówką ze środków obrotowych, należy obciążyć koszty działalności obrotowej, ujmując wydatek na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

PRZYKŁAD 2

Za urlop

Pracodawca nie tworzy ZFŚS. Trzech pracowników w okresie długiego majowego weekendu korzystać będzie z dofinansowania w postaci świadczenia urlopowego. Są oni zatrudnieni na pełen etat. Wypłata świadczenia u dwóch pracowników nastąpiła 28 kwietnia, a u jednego 2 maja, czyli przed rozpoczęciem urlopu.

1. Ujęcie kosztów kwietnia 2 x 1185,66 zł:

● Wn - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 2371,32 zł

● Ma - Inne rozrachunki z pracownikami 2371,32 zł

2. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy (bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów) 2 x 213 zł:

● Wn - Inne rozrachunki z pracownikami 416 zł

● Ma - Rozrachunki z Urzędem Skarbowym 416 zł

3. Wypłata świadczenia 28 kwietnia 2371,32 zł - 462 zł = 1945,32 zł:

● Wn - Inne rozrachunki z pracownikami 1945,32

● Ma - Kasa 1945,32

4. Naliczenie świadczenia pracownikowi, który rozpoczyna urlop w maju:

● Wn - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 1185,66 zł

● Ma - Inne rozrachunki z pracownikami 1185,66 zł

5. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy (bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów) 213 zł:

● Wn - Inne rozrachunki z pracownikami 213 zł

● Ma - Rozrachunki z Urzędem Skarbowym 213 zł

6. Wypłata świadczenia 2 maja:

● Wn - Inne rozrachunki z pracownikami 972,66 zł

● Ma - Kasa 972,66 zł

 PROBLEM 2. Świadczenia należy przyporządkować do właściwego okresu sprawozdawczego

Zgodnie z zasadą współmierności koszty powinny być przyporządkowane do okresu sprawozdawczego, w którym osiągnięte zostaną przychody. Koszty świadczeń związanych z wypoczynkiem są przykładem kosztów pośrednich, więc o dacie ich zarachowania decyduje zwykle data poniesienia kosztu. Czasem trzeba jednak podjąć decyzje o aktywowaniu tych nakładów. Z taką sytuacją mamy najczęściej do czynienia wtedy, gdy pracodawca sam organizuje wypoczynek dla swoich pracowników. Data opłacenia kosztu nie ma wpływu na ich ujęcie w księgach. [przykład 3]

W przypadku świadczeń urlopowych datą ich ujęcia powinna być data ich przyznania pracownikom. Jeśli pracownik rozpoczyna urlop w kwietniu, to świadczenie powinno być już ujęte jako koszt kwietnia, mimo że niemal cały urlop będzie realizowany w maju. Zostało to zilustrowane też w przykładzie 2.

PRZYKŁAD 3

Wyjazd rekreacyjno-integracyjny

Spółka ze środków obrotowych organizuje bezpośrednio po weekendzie majowym wyjazd rekreacyjno-integracyjny dla pracowników. W kwietniu wpłacono zaliczkę na koszty noclegu 5000 zł oraz otrzymano fakturę za koszty organizacji spotkania 10 000 zł + 2300 zł (VAT). W maju otrzymano fakturę za nocleg i wyżywienie 53 000 zł + 4240 zł. Dokonano następujących zapisów księgowych:

1. WB wpłata zaliczki na koszty noclegu (VAT nie podlega odliczeniu):

● Wn - Rozrachunki z dostawcami 5000 zł

● Ma - Rachunek bankowy 5000 zł

2. Faktura zaliczka za koszty noclegu:

● Wn - Rozliczenie zakupu 5000 zł

● Ma - Rozrachunki z dostawcami 5000 zł

3. Faktura w kwietniu za organizację wyjazdu:

● Wn - Rozliczenia międzyokresowe kosztów 10 000 zł

● Wn - VAT naliczony 2300 zł

● Ma - Rozrachunki z dostawcami 12 300 zł

4. Faktura w maju za nocleg i gastronomię - ujmowana będzie różnica między kwotą brutto a wpłaconą zaliczką 57 240 zł - 5000 zł = 52 240 zł:

● Wn - Rozliczenie zakupu 52 240 zł

● Ma - Rozrachunki z dostawcami 52 240 zł

5. Ujęcie kosztu z konta rozliczenie zakupu:

● Wn - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia 53 000 zł

● Ma - Rozliczenie zakupu 53 000 zł

6. Zarachowanie w koszty nakładów dla organizatora 10 000 zł:

● Wn - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 10 000 zł

● Ma - Rozliczenia międzyokresowe kosztów 10 000 zł

 PROBLEM 3. Oceń, czy wydatki związane z majówką podlegają składkom ZUS i podatkowi

Warunkiem prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych świadczeń oferowanych pracownikom jest także ujęcie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz należności do ZUS. Jedynie w przypadku świadczeń przyznawanych zgodnie z regulaminem ZFŚS oraz świadczeń urlopowych zgodnych z ustawą o ZFŚS nie nalicza się składek ZUS, a jedynie podatek, uwzględniając art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku świadczeń finansowych ze środków obrotowych konieczne jest zarówno ich składkowanie, jak i opodatkowanie. Oczywiście, jeśli zostaną spełnione postulaty wskazane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Gdy pracodawca zaprasza na imprezę integracyjną wszystkich swoich pracowników, to nie można mówić o powstaniu przychodu z tytułu uzyskania nieodpłatnego świadczenia. Jeśli impreza integracyjna ma charakter ogólnodostępny dla wszystkich pracowników i udział w niej nie jest dobrowolny, to po stronie pracowników nie pojawi się przysporzenie majątkowe w postaci korzyści z tytułu zaoszczędzenia wydatku. Wartość korzyści wynikających z udziału pracowników i członków ich rodzin w imprezie integracyjnej nie powoduje powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy więc uznać, że w takiej sytuacji pracodawca nie powinien ich wartości wliczać pracownikom do podstawy wymiaru składek ZUS. W efekcie wartość tego świadczenia nie będzie również oskładkowana. Takie też stanowisko zajął Oddział ZUS w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2016 r., znak DI/100000/43/507/2016.

@RY1@i02/2017/087/i02.2017.087.00800060a.101(c).jpg@RY2@

dr Katarzyna Trzpioła

specjalista ds. finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).