Czy biuro może zrezygnować z pilnowania terminów płatności

Czasem biura rachunkowe szukają możliwości przyśpieszenia pracy dla swoich pracowników. Robią to kosztem wprowadzania niektórych informacji do systemu FK. Wydaje się, że zaoszczędzone minuty np. na wprowadzaniu danych o klientach pozwolą optymalizować pracę. Niestety jest to błędne myślenie, bo dbanie o terminy płatności przy rozliczaniu klientów to przecież jedno z ważniejszych zadań księgowych. Niedociągnięcia i nieprawidłowości przy ewidencjonowaniu rozrachunków w biurze rachunkowym mogą skutkować problemami w zakresie rozliczeń w VAT i podatkach dochodowych, ale też mogą narazić klienta na kłopoty związane z płynnością i wypłacalnością. Zatem bardzo ważne jest, aby pracownicy biur rachunkowych zwracali uwagę na ujmowanie w systemach FK nie tylko daty operacji gospodarczej, daty wystawienia dokumentu, daty otrzymania tego dokumentu, ale też daty terminu płatności. Jeśli data terminu płatności wynika z odrębnych ustaleń, np. zawartych w umowach klienta biura rachunkowego, to należy zwrócić szczególną uwagę, że to w interesie klienta jest przekazanie szczegółowych wytycznych na ten temat firmie obsługującej księgowość.

Konieczna analityka

Przypomnieć należy, że należności i zobowiązania klientów prowadzących księgi rachunkowe są przedmiotem ewidencjonowania zarówno na kontach księgi głównej, jak i w poświęconej im księdze pomocniczej. Wynika to z art. 17 ust. 1 pkt 2 u.r., który zobowiązuje jednostki do prowadzenia księgi pomocniczej obejmującej rozrachunki z kontrahentami. Jak wskazują zapisy u.r., na kontach księgi głównej rejestrowane są operacje powstania i zapłaty lub innej formy wygaśnięcia należności i zobowiązań. To w ewidencji analitycznej funkcjonuje rozbicie na poszczególnych kontrahentów. Następnie na podstawie tej ewidencji sporządzone zostaje zestawienie obrotów i sald. Dostarcza ono podstawowych danych o stanie rozrachunków z danym kontrahentem, czyli przede wszystkim saldo na koniec miesiąca należności, zobowiązań, a także jakie były obroty w danym okresie. Każdy doświadczony księgowy wie, że nie są to jednak dane wystarczające ani do bieżącego zarządzania portfelem rozrachunków, ani do potrzeb rozliczeniowych. Konieczne jest dalsze uszczegółowienie danych, w tym zwłaszcza możliwość pokazania rozrachunków w rozbiciu na poszczególne tytuły płatności (np. faktury, faktury korygujące, noty itd.). Rzetelne, bieżące oraz bezbłędne prowadzenie takiej analityki jest wymagane w procesie zarządzania. Jest ona niezbędna w realizacji procesów monitorowania, egzekwowania, zarządzania relacją z klientem oraz w obszarze sprawozdawczym. To na podstawie tych danych szacowane są przecież odpisy aktualizujące. Nie bez znaczenia jest też aspekt podatkowy w szczególności dotyczący tzw. ulg na złe długi w VAT i podatku dochodowym.