Wysłanie dokumentu drogą elektroniczną – 10 wskazówek

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych muszą przygotować sprawozdanie według struktur XML i w takiej postaci podpisany raport przekazać do Krajowej Administracji Skarbowej w terminie złożenia zeznania. Mają więc na to czas do 30 kwietnia br. Takie sprawozdanie powinno być sporządzone do końca marca, ale jeśli później zostaną ujawnione ważne fakty, to należy przygotować je po raz drugi. Zasada taka wynika z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.; dalej: u.r.). Co prawda, wtedy sprawozdanie będzie nosiło późniejszą datę podpisu, ale nadal będzie sporządzone zgodnie z przepisami prawa bilansowego. [przykład]

Przykład

Ponowne sporządzenie

Jan Jankowski prowadzi działalność gospodarczą. 29 marca 2019 r. sprawozdanie finansowe zawierające dane wynikające z prowadzonych ksiąg rachunkowych zostało przez biuro rachunkowe sporządzone i podpisane zarówno przez kierownika biura, jak i Jana Jankowskiego. 15 kwietnia do biura dotarły faktury dotyczące kosztów za 2018 r. na znaczną kwotę. Jan Jankowski wspólnie z biurem podjął decyzję o sporządzeniu sprawozdania jeszcze raz, by ująć te faktury. Sprawozdanie zostało zatem jeszcze raz sporządzone i podpisane 18 kwietnia 2019 r.

1. Jaki format sprawozdania

Ustawa o rachunkowości w art. 45 ust. 1g wskazuje, że sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. A więc nie narzuca formatu XML osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą. Ale wymóg stosowania struktur XML wymusza ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U z 2018 r. poz. 1509 ze zm.; dalej: ustawa o PIT). Zgodnie z jej art. 45 ust. 5 podatnicy prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g u.r. Oznacza to, że ci podatnicy muszą to sprawozdanie przygotować i przekazać w formacie XML, czyli z rozszerzeniem XSD.

Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady, jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, że sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego przeznaczonego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów.

Do przeglądania lub edycji udostępnionych plików struktur logicznych sprawozdań finansowych należy użyć narzędzi umożliwiających przeglądanie lub edycję plików w formacie XSD.

Można oczywiście przygotować to sprawozdanie w programie, w tym zwykłym FH, który posiada funkcję e-sprawozdania.

2. Dla kogo jest przeznaczona

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego szefowi KAS i jest przeznaczona dla osób fizycznych – podatników podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych. [ramka 1]

Ramka 1. Ważne wskazówki ©℗

wtorek 30 Kwiecień roku następującego po roku podatkowym

to termin, w jakim trzeba wysłać sprawozdanie do szefa KAS.

Trzeba to zrobić, jeśli:

1) jest się podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT),

2) prowadzi się księgi rachunkowe,

3) ma się obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.

Należy wtedy przygotować ustrukturyzowane sprawozdanie finansowe w formacie .xml (na podstawie struktur logicznych opublikowanych w BIP MF). Można do tego użyć bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Sprawozdanie należy opatrzyć podpisem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Można to zrobić za pomocą tej samej aplikacji lub usługi MF.

Aby wysłać sprawozdanie do szefa KAS, można użyć:

• aplikacji e-Sprawozdania Finansowe,
• specjalnego API (interfejsu programowania aplikacji) ‒ jeśli korzysta się z profesjonalnego programu księgowego.

Jak podkreśla MF, aplikacja nie umożliwia złożenia sprawozdania finansowego:

• do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
• do naczelnika urzędu skarbowego przez podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Przypomnijmy jednak, że od 13 marca 2019 r. z udostępnionej przez MF aplikacji e-Sprawozdania Finansowe można korzystać przy sporządzaniu sprawozdań finansowych nie tylko osób fizycznych, lecz także spółek i innych osób prawnych, np. fundacji (ale tylko według załączników: 1, 4, 5 lub 6 do ustawy o rachunkowości). Ministerialna aplikacja nie umożliwia natomiast stworzenia sprawozdań skonsolidowanych ani dla podmiotów finansowych (SKOK-ów, banków, towarzystw ubezpieczeniowych). Ta informacja jest istotna dla jednostek wpisanych do KRS, których rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym i sporządzenie sprawozdania jest dopiero przed nimi. [ramka 2]

Ramka 2. Stanowisko Ministerstwa Finansów z 15 marca 2019 r. ©℗

„(...) 13 marca 2019 r. przygotowana przez Ministerstwo Finansów Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe – przeznaczona dotychczas wyłącznie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego i przekazania do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – została udostępniona również dla innych jednostek, które będą mogły przy jej użyciu sporządzić i zapisać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP.

Aplikacja aktualnie wspiera wytworzenie sprawozdań finansowych w strukturach przygotowanych na podstawie:

‒ Załącznika Nr 1 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości „Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, o którym mowa w art. 45 ustawy, dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji”,

‒ Załącznika Nr 4 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości „Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, o którym mowa w art. 45 ustawy, dla jednostek mikro”,

‒ Załącznika Nr 5 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości „Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, o którym mowa w art. 45 ustawy, dla jednostek małych”,

‒ Załącznika Nr 6 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości „Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, o którym mowa w art. 45 ustawy, dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy”.

Z Aplikacji będą mogły skorzystać zarówno jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, na które ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej i formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, jak również jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej według wybranego przez siebie formatu.

Podmioty – takie jak np. fundacje, stowarzyszenia itp. niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS – mogą sporządzać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, tj. zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP, pomimo braku takiego obowiązku.

Jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, która skorzysta z Aplikacji do wytworzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej zobowiązana będzie do samodzielnego przekazania tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych prowadzonego przez KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości ‒ https://ekrs.ms.gov.pl/.

Natomiast jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, będąca podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, która sporządzi sprawozdanie finansowe w Aplikacji, będzie obowiązana do przekazania sprawozdania do właściwego urzędu skarbowego, zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, wysyłając je na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego (ePUAP) albo dostarczając do urzędu na elektronicznym nośniku danych.

Przypominamy, że Aplikacja nadal służy do przekazywania sprawozdań finansowych przez osoby fizyczne będące podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych do Szefa KAS. Warto w tym miejscu podkreślić, że na mocy obecnie obowiązujących przepisów tylko osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe obowiązane do sporządzenie sprawozdania finansowego są zobowiązane do przekazania tego sprawozdania do Szefa KAS. Pozostałe jednostki przekazują sprawozdania finansowe zgodnie z regułami opisanymi powyżej.”

3. Jak korzystać z aplikacji MF

Aplikacji można używać na dwa sposoby – ściągnąć na dysk komputera albo korzystać w przeglądarce. Wtedy trzeba wejść na stronę: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe.

Aplikacja desktopowa e-Sprawozdania Finansowe zawiera kluczowe funkcjonalności dla osób fizycznych przygotowujących sprawozdania, czyli umożliwia:

• wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego,
• zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego,
• otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego,
• podpisanie pliku sprawozdania finansowego,
• przygotowanie przez osoby fizyczne (podatników PIT) i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi, a następnie pobranie UPO.

Aplikacja nie jest programem finansowo-księgowym. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie – dane liczbowe i opisy – muszą być przygotowane w innym programie, tam sprawdzone i potem dopiero przeniesione – przepisane do aplikacji.

W celu użycia wersji portatywnej należy:

1. zweryfikować podpis pliku;

2. utworzyć folder C:\MF\eSPR;

3. rozpakować archiwum do lokalizacji C:\MF\eSPR tak, aby struktura folderów wyglądała następująco: C:\MF\eSPR\lib C:\MF\eSPR\app;

4. uruchomić wiersz poleceń Start->cmd (win+R -> cmd);

5. uruchomić aplikację.

Do uruchomienia aplikacji potrzebny jest komputer wyposażony w system Windows 7 lub nowszy w wersji 32-bitowej lub 64-bitowej, z zainstalowanym środowiskiem Java w wersji 1.8.0_181 lub wyższej. Oznacza to, że np. na komputerze z systemem Vista czy Mac aplikacja nie będzie działała.

Aplikacja jest intuicyjna i przejrzysta. Czasem jednak trzeba uzbroić się w cierpliwość. Najważniejsze, żeby zwrócić uwagę na komunikaty, jakie się wyświetlają.

Obsługa odbywa się poprzez przyciski:

• czerwone ‒ przyciski aktywne, wskazujące najważniejsze funkcjonalności;
• białe ‒ przyciski aktywne, pokazujące dodatkowe funkcje aplikacji;
• szare ‒ przyciski nieaktywne, uaktywniające się np. po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól.

Zwrócić uwagę też trzeba na flagi:

• czerwona wskazuje, że w danym elemencie sprawozdania finansowego występują nieuzupełnione pola obowiązkowe,
• zielona wskazuje, że w danym elemencie sprawozdania finansowego wszystkie pola obowiązkowe zostały uzupełnione.

Aplikacja umożliwia zapisanie postępu prac z użyciem następujących przycisków:

• ZAPISZ PLIK – ta opcja pozwala na zapis sprawozdania finansowego we wskazanej przez użytkownika lokalizacji;
• ZACHOWAJ DANE – ta opcja wywołuje zapisanie pliku roboczego sprawozdania finansowego w domyślnej lokalizacji C:\Users\nazwaUzytkownika\eSPR\working\current\;
• nawigacyjnych DALEJ/WSTECZ – ta opcja powoduje autozapis pliku roboczego sprawozdania finansowego w domyślnej lokalizacji C:\Users\nazwaUzytkownika\eSPR\working\current\.

Przycisk DALEJ aktywuje się po wypełnieniu wymaganych pól i umożliwia przejście do kolejnego ekranu.

Na ekranie menu głównego znajdują się cztery kafelki odpowiadające za funkcjonalności aplikacji, informacja o wersji aplikacji oraz przycisk do zgłaszania błędów:

• Utwórz nowe sprawozdanie finansowe – pozwala na sporządzenie sprawozdania finansowego i wygenerowanie archiwum .zip zawierającego plik sprawozdania finansowego w formacie XML oraz plik metryki;
• Wyślij dokument „Bez wypełniania sprawozdania” – pozwala na wysłanie pliku sprawozdania finansowego (archiwum.zip zawierającego plik sprawozdania finansowego w formacie XML oraz plik metryki) oraz dokumentów dodatkowych do szefa KAS;
• Otwórz sprawozdanie „Wczytaj zapisany plik” – pozwala na otworzenie (z pliku XML lub archiwum .zip) i dalszą pracę ze sprawozdaniem finansowym;
• UPO „Sprawdź status wysłanych plików” – pozwala na sprawdzenie statusu wysyłki i pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO).

W przypadku gdy otwierane sprawozdanie finansowe jest podpisane, aplikacja blokuje możliwość edycji sprawozdania finansowego. W celu edycji podpisanego sprawozdania finansowego należy najpierw usunąć podpis(y).

WAŻNE Aplikacja nie podlicza, nie sprawdza poprawności merytorycznej, po wypełnieniu wymaganych pól można wypełniać kolejne, nawet jeśli wcześniej popełniono błąd. Stąd też trzeba uważać i sprawdzać dane przy wypełnianiu.

Aplikacja pozwala tylko na wysłanie poprawnego (zgodnego ze schematami opublikowanymi na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MF), podpisanego sprawozdania finansowego.

4. Jakie dane trzeba wybrać

Praca z aplikacją to wybór po pierwsze rodzaju jednostki. Wtedy też trzeba wskazać stosowany załącznik. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą podjąć decyzję o wyborze załącznika nr 4, 5 lub 1. Uproszczenie dla jednostek mikro (załącznik nr 4) jest w sprawozdaniu za 2018 r. do zastosowania w przypadku osób fizycznych, które przyjęły zasady rachunkowości dobrowolnie, jeśli organ zatwierdzający – czyli właściciel ‒ podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem art. 46 ust. 5 pkt 4, art. 47 ust. 4 pkt 4, art. 48 ust. 3, art. 48a ust. 3, art. 48b ust. 4 lub art. 49 ust. 4 u.r.

Uproszczenie w postaci załącznika 5 (jednostka mała) jest możliwe, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe (2018 r.), oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (2017 r.), a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą ‒ w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 17 000 000 zł ‒ w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 34 000 000 zł ‒ w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 50 osób ‒ w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Także osoby fizyczne dobrowolnie prowadzące księgi rachunkowe mogły sporządzać to sprawozdanie zgodnie z załącznikiem 5. Oczywiście w obu tych wypadkach właściciel powinien podjąć decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem art. 46 ust. 5 pkt 5, art. 47 ust. 4 pkt 5, art. 48 ust. 4, art. 48a ust. 4, art. 48b ust. 5 u.r. Pozostałe osoby, czyli te, które przekraczają ww. progi, a także te, gdzie właściciel nie podjął decyzji o stosowaniu uproszczeń sprawozdawczych, przygotować powinny sprawozdanie według załącznika nr 1.

Po wyborze jednostki aktywuje się pole wyboru typu danych liczbowych. Aplikacja pozwala na wybór jednej z dwóch możliwych opcji:

• w złotych, umożliwiającą wprowadzanie wartości kwotowych z dokładnością do dwóch miejsc po kropce,
• w tysiącach, umożliwiającą wprowadzanie wartości kwotowych w liczbach całkowitych; zgodnie z ustawą o rachunkowości dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych.

Po dokonaniu wyboru rodzaju sprawozdania należy wprowadzić dane identyfikujące jednostkę. Lista wyboru dostępna jest przy województwach – resztę danych należy wpisać. Program nie pozwala przejść dalej, jeśli jest błąd w numerze NIP (pisanym bez myślników).

Warto podkreślić, że pełne daty dzienne niezbędne przy wybieraniu okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia sprawozdania są widoczne dopiero po przewinięciu paska w dół. Nie mieszczą się w klasycznej wielkości ekranu. Nie można ich wpisać – trzeba wybrać z zakresu dat. Jeżeli pole zawiera zakres dat do dyspozycji użytkownika, pozostają dwie karty, na których należy najpierw wybrać datę od, a następnie datę do. Podczas wyboru daty nie ma znaczenia, z której karty kalendarza (lewej bądź prawej) wybierana jest data – nie ma konieczności, aby „data od” była wybierana z lewej karty, a „data do” z prawej.

Kolejny obszar to uzupełnienie danych do wprowadzenia do sprawozdania finansowego. Jego zakres zależy od wybranego załącznika. Przy czym znowu na samym początku mamy wybór. Nawet jeśli wcześniej wybrano załącznik nr 4, to teraz wprowadzenie może być w szerszym zakresie.

W polu wprowadzenie do sprawozdania wypełnia się podstawowe informacje.

Dostępne są opcje:

• Informacje ogólne zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do ustawy o rachunkowości,
• Wprowadzenie do sprawozdania finansowego zgodnie z Załącznikiem Nr 5 do ustawy o rachunkowości ze wskazaniem zastosowanych zasad rachunkowości przewidzianych dla jednostek mikro z wyszczególnieniem wybranych uproszczeń,
• Wprowadzenie do sprawozdania finansowego zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do ustawy o rachunkowości ze wskazaniem zastosowanych zasad rachunkowości przewidzianych dla jednostek mikro z wyszczególnieniem wybranych uproszczeń.

Najważniejsze jest określenie, czy istnieje zagrożenie dla kontynuacji działalności przez jednostkę. Pamiętajmy, że obowiązkiem kierownika jest ocena, czy w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego zaistnieć mogą zagrożenia dla możliwości dalszego funkcjonowania podmiotu. W szczególności należy zwrócić uwagę na symptomy znacząco pogarszającej się kondycji finansowej. W tej części wprowadzenia wskazuje się najważniejsze zasady rachunkowości – pole jest przewidziane jedynie na 3500 znaków. W praktyce należy tu wskazać przepisy prawne, jakie zastosowała jednostka. Konkretne zasady wyceny ujmuje się niżej w polu „Zasady (polityka) rachunkowości”.

5. Jak wypełniać pola związane z bilansem

Po uzupełnieniu danych dotyczących sprawozdania należy wybrać właściwy załącznik bilansu. Tu też te jednostki, które wcześniej wybrały wariant sprawozdawczy uproszczony, mają większy wybór. Jak widać na przykładzie, jednostka mikro może wybrać bilans według załącznika nr 4, 5 lub 1. Nie ma znaczenia, jaką wersję wprowadzenia do sprawozdania finansowego wybrała i jaki potem zastosuje wariant rachunku zysków i strat.

Jak zostało już wskazane, wypełnianie danych liczbowych to w zasadzie ich wprowadzenie na podstawie wcześniej przygotowanego dokumentu.

W polu „Wybierz pozycje do uzupełnienia” [rys. 1] zaznacza się te pozycje bilansu, które mają się pojawić. Następnie wprowadza się wartości liczbowe w co najmniej dwóch kolumnach: „Kwota na dzień kończący bieżący rok obrotowy” i „Kwota na dzień kończący poprzedni rok obrotowy”. Kolumna trzecia „Przekształcone dane porównawcze” jest wypełniana tylko wtedy, gdy jednostka zmieniła politykę rachunkowości lub podjęto decyzję o zmianie sposobu prezentacji danych. Konieczność przekształcenia danych wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. [rys. 1a]

Rys. 1. Sposób wyboru pól

Rys. 1a. Wypełnienie liczb w bilansie

WAŻNE Aplikacja umożliwia uzupełnienie sprawozdania finansowego o dodatkowe pozycje uszczegóławiające zdefiniowane przez użytkownika. Funkcjonalność ta ma umożliwić jednostce wykazanie w sprawozdaniu finansowym informacji ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy o rachunkowości, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki.

Jeżeli został wybrany typ danych liczbowych w złotych, to można wprowadzić kwotę 16-cyfrową z maksymalnie dwoma miejscami po kropce. Jeżeli został wybrany typ danych liczbowych w tysiącach, to można wprowadzić kwotę 13-cyfrową, a formularz przyjmuje jedynie wartości całkowite.

WAŻNE Dopóki pola nie zostaną wypełnione, dopóty na górze ekranu będzie się znajdowała czerwona flaga.

W analogiczny sposób jak pola dotyczące aktywów uzupełnia się pola dotyczące pasywów. [rys. 2, 2a]

Rys. 2. Wybór pól w pasywach bilansu

Rys. 2a. Prawidłowo wypełniony bilans (pasywa – tu według załącznika nr 4)

Zauważyć należy, że jeśli popełniamy przy wpisywaniu danych np. matematyczny błąd, program pozwala przejść dalej.

6. Jak wprowadzić rachunek zysków i strat

Po uzupełnieniu bilansu można uzupełnić rachunek zysków i strat. Tu także dokonujemy wyboru najpierw wersji załącznika, a potem wskazania, czy wynik będzie taki jak dla przedsiębiorstw czy dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej. Na ekranie rachunku zysków i strat domyślnie wyświetlane są jedynie pozycje obowiązkowe do uzupełnienia. W celu rozszerzenia zakresu rachunku zysków i strat należy skorzystać z przycisku DODAJ POZYCJĘ pozwalającego na dodawanie zdefiniowanych pozycji uszczegółowiających do rachunku zysków i strat. Niektóre pozycje rachunku zysków i strat posiadają podpozycje. W celu dodania podpozycji należy skorzystać z przycisku „czerwony plus”. Do usuwania dodanych pól uszczegółowiających służy przycisk x (na białym tle).

Wypełnianie rachunku zysków i strat przebiega w analogiczny sposób jak bilansu. Najpierw na ekranie widać pole zysku, dodajemy pozycje główne zgodnie z treścią załącznika wybranego wcześniej, [rys. 3] które potem wypełnia się wartościami.

Rys. 3. Dodawanie pozycji w rachunku zysków i strat

7. Kiedy rachunek przepływów pieniężnych

Kolejne dwa ekrany służą określeniu, czy jednostka sporządza zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Jeśli zaznaczy się „Nie”, to idziemy do wypełniania informacji dodatkowej. Jeśli z kolei zaznaczy się „Tak”, to pojawia się mechanizm uzupełniania danych w odpowiednim elemencie sprawozdania.

W przypadku zaznaczenia Tak dla rachunku przepływów pieniężnych wyświetli się lista wyboru metody, według której przygotowywany będzie rachunek przepływów pieniężnych z dwiema opcjami do wyboru:

• metoda bezpośrednia,
• metoda pośrednia.

WAŻNE Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki sporządzające sprawozdanie według załączników nr 4 i 5 nie muszą sporządzać zestawienia ze zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych, nawet jeśli ich sprawozdania są podawane badaniu przez biegłego rewidenta.

8. Co wpisać w dodatkowe noty i objaśnienia

Kolejny etap to wprowadzenie drugiej części informacji dodatkowej – dodatkowych not i objaśnień. Tu też najpierw wybiera się typ informacji. Następnie program proponuje wgranie danych z innego pliku, np. DOC, PDF, XLP. Struktury XML nie zawierają układu tych danych, wymuszają jedynie miejsce, gdzie dodatkowe noty mają być umieszczone w sprawozdaniu finansowym.

W tym miejscu należy podkreślić, że plik do wyboru musi być odpowiednio nazwany. Komunikat podpowiada, że nazwa musi być bez spacji, a jej długość to od 5 do 55 znaków.

Wiele wątpliwości wywoływało miejsce w strukturach dotyczące podatku dochodowego. W przypadku osób fizycznych tej noty się nie wypełnia, ponieważ podatek osoby fizycznej jest podatkiem osobistym i tylko częściowo zależy od wyników działalności gospodarczej. Na podatek w PIT ma wpływ sytuacja rodzinna, wspólne rozliczanie się z małżonkiem, ulga na dzieci. Dlatego w aplikacji w części dotyczącej podatku dochodowego należy zaznaczyć Nie. Po wpisaniu danych można wygenerować sprawozdanie – przycisk „Generuj”. Ważne na każdym etapie można przerwać wpisywanie danych, ale wcześniej należy je zapisać. Po wygenerowaniu sprawozdania pojawia się możliwość podpisania sprawozdania profilem ePUAP albo podpisem kwalifikowanym.

9. Jak podpisać sprawozdanie elektroniczne

Podatnik, który przygotował sprawozdanie, musi je podpisać. Może to zrobić podpisem kwalifikowanym (płatny) albo profilem ePUAP (bezpłatny). W przypadku podpisywania pliku sprawozdania finansowego profilem zaufanym należy kliknąć w wygenerowany link kierujący na stronę profilu zaufanego i postępować zgodnie z dalszymi instrukcjami. Dokument za pomocą podpisu zaufanego może podpisać każdy, kto ma profil zaufany. Aby złożyć taki podpis, należy generalnie przygotować dokument elektroniczny, który chcesz podpisać, lub podpisany dokument elektroniczny, który chcesz sprawdzić lub podpisać. Powinien być zapisany na dysku lokalnym jako pojedynczy plik: maksymalny rozmiar 10 MB, rozszerzenie: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2. Trzeba też przygotować dane do logowania na swój profil zaufany i telefon komórkowy (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).

Podpisywanie sprawozdania w aplikacji MF nie wymaga przygotowania dokumentu odrębnie – jest on przygotowywany we wcześniejszych etapach. Natomiast jeśli jest to dokument przygotowany poza aplikacją, np. generowany z systemu FK, a dane oprogramowanie księgowe nie przewiduje tu innej procedury, to należy w oddzielnym folderze przygotować ten dokument. Dokument za pomocą podpisu zaufanego można podpisać w dowolnym momencie.

Do podpisania dokumentu elektronicznego aplikacji MF można użyć również kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli chcesz za jego pomocą podpisać dokument .xml, który ma już podpis elektroniczny, i użyć do tego oprogramowania do podpisu kwalifikowanego – wybierz w tym oprogramowaniu:

• format podpisu XAdES-BES,
• opcję dodawania kolejnego podpisu.

Złożone w ten sposób podpisy elektroniczne „obejmują” podpisywane pliki w taki sposób, że tworzony jest pojedynczy plik w formacie .xml. W tym pliku znajduje się i podpisana treść, i wszystkie złożone podpisy elektroniczne. To jedno z typowych rozwiązań stosowanych w podpisywaniu elektronicznym, dzięki któremu można podpisać plik w dowolnym formacie dowolną liczbą podpisów i wygodnie sprawdzać ich poprawność.

W przypadku podpisywania pliku sprawozdania finansowego podpisem kwalifikowanego należy postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlającymi się w kolejnych oknach. W oknie „Zdefiniowane biblioteki” należy wskazać na liście sterownik podpisu kwalifikowanego. Jeżeli lista jest pusta, należy kliknąć przycisk „Dodaj”. Spowoduje to wyświetlenie się okna „Wybierz plik sterownika karty kryptograficznej”. Należy wskazać lokalizację sterownika do wykorzystywanego podpisu kwalifikowanego. Szczegółowa lokalizacja tego pliku powinna być wskazana przez dostawcę oprogramowania wykorzystywanego przez użytkownika podpisu kwalifikowanego. Po prawidłowym wskazaniu sterownika pojawi się komunikat z informacjami o dodanej bibliotece. Przy kolejnym oknie należy wprowadzić własną nazwę biblioteki. Nazwa będzie powiązana z konkretnym sterownikiem dla podpisu kwalifikowanego. W przypadku wykorzystywania kilku podpisów kwalifikowanych o różnych bibliotekach nazwa powinna pozwalać na przypisanie poszczególnej biblioteki do odpowiadającego jej podpisu kwalifikowanego. Nazwę należy zatwierdzić przyciskiem OK. Na ekranie „Wprowadź PIN” należy podać PIN certyfikatu i zatwierdzić przyciskiem OK. Jeżeli wprowadzony PIN jest poprawny, to wyświetlony zostanie ekran „Podsumowania” z uzupełnioną listą podpisów. Po prawidłowym złożeniu podpis zostaje wyświetlony na liście podpisów. Aplikacja zapewnia wielopodpisowość, oznacza to, że sprawozdanie finansowe można zostać podpisane więcej niż jednym podpisem. Każdy z podpisujących może wybrać osobno jedną z dwóch metod podpisu (podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym). Podpisanie sprawozdania finansowego powoduje zablokowanie możliwości edycji sprawozdania finansowego, a co za tym idzie, jego modyfikacji. W celu przywrócenia możliwości edycji konieczne jest usunięcie wszystkich złożonych podpisów. Do edycji sprawozdania finansowego można wrócić klikając przycisk „Wstecz”. Dodany podpis można usunąć, klikając przycisk „Usuń”.

Po złożeniu podpisów należy kliknąć przycisk „Wygeneruj” i wskazać lokalizację do zapisu podpisanego pliku sprawozdania finansowego.

10. Jak wysłać sprawozdanie

Po kliknięciu przycisku „Wygeneruj” wyświetli się okno, w którym należy podać nazwę dla archiwum .zip sprawozdania finansowego oraz wskazać lokalizację do zapisu tego pliku. Po zatwierdzeniu zapisu aplikacja powróci do menu głównego. Po wybraniu w menu głównym kafelka „Wyślij dokument” w aplikacji pojawia się okno z komunikatem, w którym należy wybrać typ pliku przeznaczonego do wysyłki. Do wyboru są dwie opcje:

• Dodaj plik ZIP ze sprawozdaniem,
• Dodaj inny plik – opcja ta pozwala na przesłanie następujących dokumentów właściwych dla osób fizycznych:

– Opinia biegłego rewidenta sprawozdania finansowego,

– Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie,

– Uchwała o podziale zysku lub straty,

– Informacja o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania rocznego.

Po załączeniu wszystkich dokumentów należy podpisać wysyłkę, używając przycisku „Złóż podpis”. Jeżeli zostały dodane wszystkie dodatkowe dokumenty oraz zostały złożone wszystkie wymagane podpisy, należy wysłać sprawozdanie finansowe za pomocą przycisku „Wyślij”.

Jeżeli proces wysyłki przebiegł prawidłowo, to system zwraca komunikat: „Wysyłka zakończona sukcesem”. Po kliknięciu OK wyświetli się ekran z listą statusów UPO.

Każda wysyłka dokonana za pomocą aplikacji e-Sprawozdania zostanie odnotowania na ekranie UPO. W tym miejscu wyświetlana jest lista sprawozdań finansowych oraz innych plików, które zostały wysłane za pośrednictwem aplikacji. Tabela składa się z następujących kolumn:

• Nazwa pakietu – tutaj znajdziemy typ przesłanego dokumentu,
• Data wysyłki ‒ data przesłania do szefa KAS danego pliku,
• Numer referencyjny dokumentu – indywidualny numer dokumentu nadany przez aplikację,
• Status – etap, na którym znajduje się przesyłany dokument (lista możliwych statusów opisana jest poniżej),
• Pobierz UPO – w tym miejscu pojawi się ikona do pobrania UPO, jeżeli plik został poprawnie wygenerowany oraz wysłany; w przypadku plików nie będących sprawozdaniami finansowymi nie otrzymujemy dokumentu Urzędowego Potwierdzenia Odbioru, ale wyłącznie systemowe potwierdzenie.

©℗