Księgowość z biura albo z sieci

Na zatrudnienie własnego księgowego stać mało którą mikrofirmę, a większość nie ma nawet takiej potrzeby. Pozostaje więc samodzielne borykanie się z papierami albo outsourcing.

Różne potrzeby

Pani Elżbieta uczy cudzoziemców języka polskiego. Współpracuje z dwiema szkołami, wystawia im faktury na papierze. – Śmieją się ze mnie, że jestem już ostatnią osobą, która przynosi ręcznie pisane rachunki. Ale nie mam zamiaru tego zmieniać – mam cały bloczek, a wystawiam dwie faktury w miesiącu. Pod koniec miesiąca zanoszę wszystkie dokumenty do księgowej, ona wysyła mi SMS-em informacje, ile mam zapłacić podatku, jakie składki. Tylko czasem mnie denerwuje, że jeszcze nie dojadę od niej do domu, a już jest ten sms. Ona to robi w kilka minut, a ja jej płacę 200 zł miesięcznie… – opowiada.

Pan Michał prowadzi portal internetowy, pisuje też teksty reklamowe dla kilku agencji, redaguje treści w innym portalu, czasem opublikuje coś w branżowym miesięczniku. Działa tak już od dziesięciu lat. Od razu prowadził samodzielne rozrachunki. – Wklepanie wszystkich dokumentów zajmuje mi godzinę miesięcznie, resztę liczy program księgowy. W sumie poświęcam na księgowość góra dwie godziny w miesiącu. Księgowemu musiałbym zapłacić 200–300 zł. Uważam, że za moje dwie godziny pracy to dobra stawka, nie chcę jej oddawać. Tylko program mam od początku ten sam. Faktury są już archaiczne, niewizerunkowe – śmieje się. Ale nie chce mi się zmieniać, bo musiałbym od nowa tworzyć bazę kontrahentów… Za odnowienie licencji na kolejny rok płaci ok. 90 zł rocznie.

Informatyk, pan Wojciech, zdobył doświadczenie w korporacji, właśnie otworzył własną działalność. Dalej pracuje dla korpo, ale dostaje znacznie więcej. – Zastanawiałem się nad zleceniem księgowości biuru, ale pomyślałem, że jakoś to sam ogarnę. Przynajmniej nauczę się, jak to działa, żebym wiedział, o czym mowa. Znalazłem świetny program. Nie dość, że czyta on faktury, ściąga dane z KRS, to jeszcze podpowiada, co mam robić albo protestuje, jeśli robię coś źle. Jeśli mam wątpliwości, mogę prosić o podpowiedź – raz już z tego skorzystałem, napisałem pytanie – odpowiedź przyszła dość szybko. Jestem zadowolony – przekonuje młody przedsiębiorca i dodaje, że płaci abonament w wysokości ok. 40 zł miesięcznie.

Pod opieką fachowca

Skorzystanie z opieki biura rachunkowego jest rzecz jasna najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Biura działają w oparciu o ustawę o rachunkowości, a księgowi na bieżąco śledzą wszelkie zmiany przepisów. Co do zasady, zdejmują z przedsiębiorcy konieczność panowania nad biurokracją firmy, przechowują dokumentację, pomagają szukać rozwiązań w nietypowych kwestiach, doradzają przy wyborze rozwiązań podatkowych i finansowych. Na ogół firma pozostaje pod opieką tej samej osoby, ale w przypadku choroby czy urlopu możliwe jest zastępstwo. Biuro – zależnie od umowy – może reprezentować przedsiębiorcę przed sądem i skarbówką. Generalnie można założyć, że kwestiami księgowości przedsiębiorca może się nie przejmować. Może przy tym zachować dla siebie regulację wszystkich płatności (składki, podatki, wynagrodzenia, koszty stałe), może to także przerzucić na biuro rachunkowe (udostępniając mu odpowiednie środki). Ale – o tym nie wolno zapominać – to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za rozliczenia z fiskusem. Oczywiście, jeśli biuro zawiedzie, popełni błąd, można od niego oczekiwać odszkodowania, ale outsourcing nie zwalnia z prawnych skutków popełnionych błędów czy nadużyć.

Cena za usługi biura rachunkowego zależy od bardzo wielu czynników: regionu kraju, liczby wystawianych i opłacanych faktur, liczby pracowników czy zleceniobiorców, zakresu obsługi itp. Jednoosobowi płacą na ogół od 200 do 400 zł miesięcznie, co daje od 2400 do ok. 5 tys. zł rocznie. Przy małej działalności może to być sporą kwotą.

Samodzielność pod kontrolą

Zdarzają się jeszcze ”dinozaury„, osoby prowadzące księgowość na papierze, ale od kiedy wprowadzono jednolity plik kontrolny (JPK), przynajmniej wszyscy vatowcy muszą robić to elektronicznie. A jeśli tak, to potrzebny jest legalny program księgowy. Oferta na rynku jest ogromna i sprowadza się do wyboru pomiędzy zakupem programu księgowego a skorzystaniem z internetowego biura rachunkowego.

Niezależnie od decyzji, rozliczenia sprowadzają się do wprowadzenia do programu dokumentów potwierdzających przychody i koszty. System automatycznie księguje dokumenty, wylicza podatki i generuje deklaracje i wszelkie zestawienia. To robią wszystkie programy. Te bardziej zaawansowane pozwalają na przechowywanie danych w chmurze (masz dostęp do swojej księgowości z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia), same czytają faktury (np. odnajdują nr NIP na skanie dokumentu i na tej podstawie ściągają wszelkie dane z KRS i wprowadzają je do systemu – nie trzeba wklepywać danych). Nowoczesne rozwiązania pomagają pilnować terminów zapłaty, pokazują na wykresach stan wydatków i przychodów itp. Natomiast przewagą internetowego biura podatkowego nad zakupem jedynie programu jest cały obszar doradztwa – zarówno technicznego, gdy program przestanie działać, ale przede wszystkim merytorycznego. Komunikacja odbywa się czy to za pośrednictwem komunikatorów elektronicznych, czy bezpośrednio (telefonicznie). Istnienie tych usług znacząco jednak podnosi koszty. Mogą się one przejawiać albo wyższą opłatą abonamentową (np. 100 zł, zamiast 35 zł miesięcznie), albo koniecznością płacenia za różne usługi. Dla przykładu: bieżąca porada przez e-mail – 50 zł; porada dotycząca optymalizacji podatkowej – 100 zł, obsługa umowy-zlecenia – 35 zł. Kompletna obsługa księgowości przez biuro internetowe, oferowana na ogół jako wersja premium (wraz z przypisaną księgową, reprezentacją wobec fiskusa itp.) może kosztować jak zwykła księgowa – nawet ok. 400 zł miesięcznie.

W internecie znajdziemy też wiele programów służących jedynie do wystawiania faktur (księgować wtedy trzeba na piechotę). Korzystanie z tych programów jest na ogół bezpłatne, np. do określonej liczby faktur miesięcznie, ale jeśli przedsiębiorca chce mieć spersonalizowaną fakturę (oryginalna grafika, własne logo), musi już zapłacić (np. 5–10 zł miesięcznie).

Programy księgowe proponują swoim klientom także banki, np. jako bonus do firmowego konta albo za dodatkową, stosunkowo niewielką opłatę (np. 20 zł miesięcznie). Na ogół jest to okrojona wersja programów księgowych, wystarczająca do prowadzenia prostej jednoosobowej działalności.

Profesjonalizm kosztuje

Elżbieta Woźnicka prezes zarządu „EURO ROMB” sp. z o.o., prezes zarządu Koła Członkowskiego Biur Rachunkowych SKwP Oddział Okręgowy w Warszawie

Decydując się na samodzielne prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), przedsiębiorca powinien zdobywać wiedzę księgową i podatkową, a to wymaga czasu i… pieniędzy, ponieważ szkolenia kosztują. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się zatem powierzenie księgowości firmy specjaliście – biuru rachunkowemu. Dylematem może okazać się jego wybór. Czy internetowe, często tańsze, ale masowo świadczące swoje usługi? Czy mniejsze biura zapewniające indywidualny kontakt z klientem, ale jednocześnie ”trzymające„ jakość i cenę? Moim zdaniem wybór drugiego jest bardziej korzystny dla przedsiębiorcy. W internetowych biurach brakuje indywidualnego podejścia do spraw klienta. Nie twierdzę, oczywiście, że wszystkie firmy internetowe źle działają, ale należy je na bieżąco kontrolować, zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania, ponieważ tak naprawdę za wszystko odpowiada przedsiębiorca.

Mniejsze biura, znając zakres i specyfikę działalności poszczególnych klientów, mają bardziej elastyczne podejście do jego spraw. Każdorazowo przy zmianie przepisów przedstawiają wpływ tych zmian na wynik działalności jego firmy. Nie podejmą za przedsiębiorcę decyzji, ale przedyskutują z nim możliwe rozwiązania i ich wpływ na prowadzoną działalność.

Wszystkich nas czeka przejście na programy ”czytające„ faktury, ”zaciągające„ i sprawdzające dane np. z GUS i rejestru płatników VAT – to nie są tanie udogodnienia, ale niezbędne i przedsiębiorca częściowo też za nie musi zapłacić. Ponadto nowe przepisy, związane np. z RODO, generują niemałe koszty oraz wymagają poświęcenia sporo czasu na opracowanie potrzebnej dokumentacji. Dlatego cena usług księgowych nie może być bardzo niska, a bywa śmiesznie mała. Klienci często pytają: Czemu ja mam za to płacić? Tak było przy wprowadzaniu JPK, tak jest przy mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Prosty przykład: przed MPP można było cztery faktury uregulować jedną płatnością – przy MPP cztery faktury to cztery płatności... To wszystko dokłada nam pracy i zabiera coraz więcej czasu, a wymagania wobec biur nie maleją. Musimy być wykształceni, mieć doświadczenie, szkolić się na bieżąco, śledzić interpretacje i stanowiska fiskusa, znać najnowsze wyroki sądów w interesujących nas kwestiach, orientować się w prawie podatkowym, karnym skarbowym, ale także w kadrach i płacach, a w tym wszystkim mieć czas dla swoich klientów i na ich księgowość.

Mniejsze, wyspecjalizowane biuro, ze zindywidualizowaną obsługą klientów, ułatwia przedsiębiorcy sprawne zarządzanie firmą i unikanie problemów. A tego biuro internetowe nie zapewni.