Nikt chyba nie sądził, że e-sprawozdania to będzie aż taki ból głowy

Niestety, sytuacja rzeczywiście nie wygląda różowo. Proces przygotowywania i składania rocznych raportów jednak się skomplikował, choćby ze względu na wymóg sporządzania ich w określonej przez Ministerstwo Finansów strukturze logicznej oraz formacie XML. Wymaga to nie tylko większego nakładu pracy, lecz także rygorystycznego przestrzegania terminów w związku z użyciem podpisów elektronicznych. W dodatku pułapki czyhają na różnych etapach tego procesu – zarówno przy tworzeniu sprawozdań, jak i ich składaniu. Dodatkowo tylko część problemów jest wspólna. Spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają bowiem inne kłopoty niż podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe, a jeszcze inna jest sytuacja podmiotów stosujących Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Czasu zaś na przygotowanie się do nowych wymagań nie ma wcale zbyt wiele, bo sprawozdania finansowe za rok 2018 powinny być przecież sporządzone do 31 marca. Wkrótce wielu księgowych, właścicieli firm czy wspólników będzie się mogło przekonać na własnej skórze, że e-sprawozdania to niestety nie jest bułka z masłem. Właśnie dlatego wracamy dzisiaj do tego tematu, przy czym nie tylko wskazujemy wszystkie zdiagnozowane do tej pory problemy, lecz także przedstawiamy praktyczne wskazówki, jak najłatwiej poradzić sobie z nowymi obowiązkami.©℗

Marcin Mroziuk

marcin.mroziuk@infor.pl

 

Nowe zasady, nowe kłopoty

Elektronizacja rozliczeń księgowych to dobry krok. Jednak wraz z wprowadzeniem nowych wymogów pojawiło się wiele problemów z tworzeniem, podpisywaniem i składaniem sprawozdań finansowych

Jest to związane z wprowadzonymi w zeszłym roku zmianami, które dotyczą Krajowego Rejestru Sądowego i składania do niego rocznych raportów. Pierwsze nowości zaczęły obowiązywać 15 marca 2018 r. i miały zastosowane głownie do raportów rocznych za 2017 r., ale prawdziwa rewolucja dotyczy sprawozdań, które są sporządzane za 2018 r. Większość firm będzie więc musiała się zmierzyć z nowymi wymaganiami już w pierwszym kwartale 2019 r. Od 1 października 2018 r. sprawo zdania finansowe można bowiem tworzyć wyłącznie elektronicznie i to w strukturze logicznej określonej przez ministra finansów, opublikowanej na stronie internetowej resortu. Muszą być one także podpisane elektronicznie. Do wyboru jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Wynika to z art. 45 ust. 1f i 1g ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Zmianę zasad tworzenia i podpisywania sprawozdań finansowych wprowadziła nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398).

W związku z elektronizacją sprawozdań od 1 października 2018 r. wprowadzono też zmiany do ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. poz. 1089 ze zm.). Zgodnie z jej art. 86 ust. 1 audytorzy muszą sporządzać sprawozdania z badania w formie elektronicznej oraz podpisywać je kwalifikowanym podpisem. Dotyczy to usług wykonywanych dla podmiotów wpisanych do KRS (więcej na temat współpracy z audytorem – patrz opinia Barbary Misterskiej-Dragan).

WAŻNE Sprawozdania finansowe za 2018 r. trzeba sporządzić, podpisać i złożyć elektronicznie.

Nieunikniona cyfryzacja

Obowiązek tworzenia sprawozdań elektronicznych dotyczy jednak zarówno jednostek wpisanych do KRS, jak i osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego. Struktury logiczne oraz ich format zostały udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, przy czym dotyczą one tylko sprawozdań sporządzanych na podstawie ustawy o rachunkowości.

„Opublikowane struktury mają postać plików typu XSD (od XML Schema Definition) i zawierają definicje i zasady, jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML sprawozdania finansowego” – wyjaśniło MF w odpowiedzi na pytanie DGP. Stwierdziło też, że sporządzenie sprawo zdania w strukturze logicznej oznacza, że na podstawie opublikowanych wzorów należy wygenerować jeden plik XML sprawozdania finansowego, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Resort zastrzegł jednocześnie, że pliki raportów wygenerowane niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostaną przyjęte przez systemy teleinformatyczne do ich przesyłania (np. do szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

Aby ułatwić jednostkom wybór odpowiedniej struktury danych sprawozdania finansowego, na stronach Portalu Podatkowego poświęconych e-Sprawozdaniom Finansowym, w zakładce „Pliki do pobrania”, MF zamieściło dokument „Informacja o strukturach e-SF.pdf”. Zawiera on szczegółowe dane o opublikowanych strukturach, ich powiązaniach i zastosowaniu. Na podstawie opublikowanych struktur logicznych przygotowuje się plik XML sprawo zdania finansowego, który następnie zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (o podpisywaniu sprawozdań ‒ czytaj w rozmowie z Agnieszką Baklarz).

opinia eksperta

Trzeba doprecyzować umowę z audytorem

Barbara Misterska-Dragan, wiceprezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów

E-sprawozdania w formacie XML to nowe doświadczenie zarówno dla biegłych rewidentów, jak i ich klientów. Dlatego tak ważna jest ścisła współpraca między nimi zwłaszcza przy tegorocznym, pierwszym badaniu e-sprawozdania. Konieczne jest nie tylko wspólne stworzenie zasad współpracy, lecz także przyjrzenie się przez audytora procedurom sporządzenia ostatecznej wersji sprawozdania. Struktura danych finansowych wynikająca z ksiąg rachunkowych musi zostać przełożona na e-sprawo zdanie i sadzę, że ten proces konwersji także powinien zostać objęty procedurą badania. Biegły rewident przy badaniu e-sprawozdania wykonuje działanie odwrotne, przekładając niezbyt przejrzysty plik XML na formę znaną z ksiąg rachunkowych. Aby ułatwić tę pracę, Polska Izba Biegłych Rewidentów opracowała ostatnio i udostępniła swoim członkom bezpłatny e-czytnik sprawozdań w formacie XML. Biegli rewidenci mogą jednym kliknięciem załadować plik XML, przekonwertować go na sprawozdanie w czytelnej formie i ściągnąć z powrotem jako PDF.

Elektroniczna forma sprawozdania sprawia, że istotna jest kwestia podpisów. Ponieważ są składane elektronicznie, noszą oznaczenie daty i godziny złożenia. Należy więc zadbać, aby członkowie zarządu podpisali sprawozdanie w możliwie krótkich odstępach czasu. Wszystkie podpisy muszą być złożone przed datą sporządzenia sprawozdania z badania. Być może sprawdzanie e-podpisów także wymaga osobnej procedury podczas badania.

Należy także pamiętać, że umowa na badanie sprawozdania finansowego powinna zawierać informacje dotyczące tego, że format sprawozdania zmienia się na XML, a elektroniczną wersję będzie miało także sprawozdanie biegłego rewidenta. Należałoby również doprecyzować termin przekazywania sprawozdania finansowego w nowych warunkach. ©℗

Bez zmian w systemach

– Ministerstwo Finansów, definiując strukturę logiczną pliku XML, wprowadziło cały szereg ograniczeń i wytycznych co do konkretnych pól sprawozdania finansowego – zwraca uwagę Marek Dobek, biegły rewident, partner HLB M2 Audyt. Wyjaśnia, że są pola, których wypełnienie jest obowiązkowe lub nieobowiązkowe, pola ograniczone pod względem ilości możliwych do wprowadzania znaków (np. niektóre do 3500 znaków). Według eksperta nie jest więc możliwe automatyczne sprawdzenie wszystkich pól sprawozdania finansowego, ponieważ wiedzę o tym, które pola i w jaki sposób mają być wypełnione, mają osoby sporządzające sprawozdanie finansowe. Marek Dobek wskazuje, że dla informacji dodatkowej, poza notą podatkową, MF nie podało struktury logicznej kluczy, co oznacza, że ta cześć sprawozdania finansowego ma postać nieustrukturyzowaną. – Jest możliwe dołączenie w pliku XML tej części sprawozdania w postaci pliku zewnętrznego (DOC, ODT, PDF, JPG, XLS, RTF) lub jako opisu – wyjaśnia.

Z tych powodów, według eksperta, wprowadzenie wymogu sporządzania e-sprawozdań nie wiąże się z koniecznością zmian w systemach księgowych jednostek raportujących. – Mówiąc obrazowo, systemy księgowe mają umożliwić ewidencję zdarzeń gospodarczych dotyczących jednostki i ich odpowiednią agregację. Jest to konieczne, aby na podstawie zestawienia obrotów i sald kont umożliwić księgowemu sporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzanego do tej pory w arkuszach kalkulacyjnych lub edytorach tekstu używanych zwykle obok systemów księgowych – tłumaczy Marek Dobek. Dodaje jednak, że obecnie dodatkowo konieczne jest użycie narzędzia pozwalającego wygenerować wymagane prawem sprawo zdanie finansowe w postaci elektronicznej w postaci kodu XML. Przyznaje też, że wymóg sporządzania sprawozdania finansowego w wersji zakodowanej nie powoduje, iż zmienia się zakres tego sprawozdania (poza notą podatkową, która została mocno rozbudowana). W konsekwencji nie jest konieczne wprowadzanie zmian w systemach księgowych jednostki (modyfikacja może dotyczyć ewentualnie zwiększenia zakresu kont, by umożliwić łatwiejszą ewidencję tytułów w nocie podatkowej).

Kalendarium obowiązków

Było inaczej

Przypomnijmy, że w okresie przejściowym, czyli od 15 marca do końca września 2018 r., elektronicznie trzeba było sprawozdania tylko przesyłać (nie sporządzać). To była zupełna nowość, bo wcześniej 99 proc. podmiotów do rejestru składało raporty w formie papierowej. Przy czym można było sporządzić sprawozdanie finansowe tradycyjnie, ale po podpisaniu wydrukowanego dokumentu zeskanować go, tworząc elektroniczną kopię (skan) i wysłać do KRS. Aby ułatwić składanie sprawozdań online, Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło platformę elektroniczną do darmowego przekazywania sprawozdań bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (dalej: RDF). Zgłoszenie to musiało być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisanej jako członka organu uprawnionego do reprezentacji (np. członka zarządu). Takie wymogi przewidywał dotychczasowy art. 19e ust. 2 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 986 ze zm.; dalej: ustawa o KRS).

Gdy nie można było spełnić tych warunków (bo np. członkowie zarządu byli cudzoziemcami i nie posiadali numeru PESEL), pełnomocnik składał dokumenty sprawo zdawcze przez system S24, wraz z wnioskiem o wpis odpowiednich wzmianek (KRS-Z30). Wiązało się to jednak nie tylko z opłatą 140 zł, lecz także innymi problemami. Zdarzało się, że niektóre wydziały sądów rejestrowych zwracały wnioski, twierdząc, że pełnomocnik nie jest do tego uprawniony, albo żądając użycia przez niego kwalifikowanego podpisu elektronicznego zamiast podpisu zaufanego. Tego problemu już wkrótce nie będzie za sprawą najnowszych zmian w ustawie o KRS (patrz dalej: „Prostsze składanie raportów”).

Nie zawsze bezpośrednio do fiskusa

Spółki wpisane do rejestru sądowego nie muszą już składać sprawozdania do urzędu wraz z rocznym rozliczeniem

Dane ze sprawozdań trafią z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że spółki i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie będą już musiały przesyłać raportów do urzędów skarbowych. Wyręczy je w tym sąd.

Inaczej jest w przypadku pozostałych podatników CIT. Nadal mają oni obowiązek przekazania sporządzonego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego raportu, a spółki – także odpisu uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Przy czym obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe są zwolnione z obowiązku badania.

Do skarbówki będą też trafiać roczne sprawozdania finansowe podatników PIT. Odbędzie się to jednak inną drogą, bo będą one przesyłane elektronicznie, w formie XML, do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a nie jak dotychczas do urzędów skarbowych. Właśnie z myślą o osobach fizycznych, które mają obowiązek składania sprawozdań finansowych, Ministerstwo Finansów udostępniło aplikację e-Sprawo zdania Finansowe (patrz: www.podatki.gov.pl w zakładce: e-sprawozdania finansowe, aplikacje do pobrania). Jest to bezpłatne narzędzie, które umożliwia:

• wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego,
• zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego,
• otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego,
• podpisanie pliku sprawozdania finansowego,
• przygotowanie i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi,
• pobranie urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO).

Resort zastrzegł jednocześnie, że aplikacja nie jest programem finansowo-księgowym, jej zadaniem jest ułatwienie osobom fizycznym zobowiązanym do składania sprawozdań finansowych wywiązywania się z ustawowego obowiązku.

Do uruchomienia aplikacji potrzebny jest komputer wyposażony w system Windows 7 lub nowszy w wersji 32-bitowej lub 64-bitowej, z zainstalowanym środowiskiem Java w wersji 1.8.0_181 lub wyższej – wyjaśnia MF na swojej stronie internetowej.

Raporty teraz inaczej

Każde sprawozdanie finansowe, które jest sporządzane po 30 września 2018 r., musi być w wersji elektronicznej

Przepisy nowelizacji nie są jednak precyzyjne. Dlatego powstała wątpliwość, czy wszystkie sprawozdania tworzone po 30 września 2018 r. należy sporządzać elektronicznie. Pierwotnie Ministerstwo Finansów informowało (na swojej stronie internetowej), że nie ma znaczenia termin sporządzenia sprawozdania finansowego. Nowy obowiązek jest tylko wtedy, gdy dzień bilansowy przypada po 30 września 2018 r. Innego zdania było jednak Ministerstwo Sprawiedliwości. Ten resort uważał, że obowiązek sporządzania sprawo zdań w strukturze logicznej wszedł w życie 1 października 2018 r. i dotyczy:

• okresów obrachunkowych, które zakończyły się przed 1 października 2018 r., a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania finansowe,
• okresów obrachunkowych, które rozpoczęły się przed 1 października 2018 r., a które zakończą się po tej dacie,
• przyszłych okresów obrachunkowych.

Kluczowy jest więc termin sporządzenia sprawozdania – czy przypada on na dzień po 30 września 2018 r. Ostatecznie Ministerstwo Finansów zmieniło swoją wykładnię i obecnie jest ona zgodna ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości.

Wykładnia ta ma też przełożenie na sposób wysyłania sprawozdań do KRS. Przepisy przejściowe nie dają możliwości składania ich, jak przed 1 października 2018 r., w formie skanów. Wynika to wprost z art. 38 ust. 2 ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398). Dopuszczał on przesyłanie elektronicznie kopii papierowych sprawozdań, ale tylko do 30 września 2018 r. W praktyce wygląda to jednak inaczej. System eKRS weryfikuje datę sporządzenia dokumentów. Jeśli dokumenty zostały sporządzone przed 1 października 2018 r., sprawozdanie może być wysłane tak jak do tej pory. Oznacza to, że mogą być dołączone do systemu w formacie np. PDF (podpisane lub niepodpisane). – W przypadku gdy dołączany plik nie jest opatrzony podpisem kwalifikowanym, zgłoszenie lub wniosek trzeba podpisać profilem zaufanym ePUAP. Natomiast w przypadku gdy wszystkie dołączane pliki są opatrzone podpisem kwalifikowanym, zgłoszenie lub wniosek będzie można podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP – wynika z wyjaśnień systemu wsparcia Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli sprawozdanie zostało sporządzone po 30 września 2018 r., to system sprawdzi, czy dokumenty zostały sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (dalej: MSR).

Wynika to z tego, że Ministerstwo Finansów nadal nie udostępniło struktur logicznych dla przedsiębiorców stosujących MSR. Dlatego plik ten może być utworzony nie tylko w formacie XML, lecz także: PDF, RTF, DOC, DOCX, ODT, TXT, XPS, ODS, ODP, XLS, XLSX, CSV, PPT, PPTX. Pozostałe sprawozdania muszą być składane w formie XML.

Podpisywanie sprawozdań z problemami

Ministerstwo Finansów nie udostępniło programu do odczytu sprawozdań w XML. System eKRS zaś nie przyjmuje raportów podpisanych profilem zaufanym

E-sprawozdanie w strukturze logicznej nie jest czytelne dla odbiorcy. Szczególnie dodatkowe informacje i objaśnienia widoczne są jako długa linijka literek. Aby je odczytać, należałoby posłużyć się specjalnie do tego stworzonym programem. To analogiczna sytuacja jak z plikiem PDF. W surowej formie jest on również mało czytelny. Jedynie dzięki temu, że jest wiele narzędzi do odczytu plików PDF, możemy czytać je w sposób przystosowany dla przeciętnego odbiorcy.

MF nie stworzyło odpowiedniego programu. Jednak w odpowiedzi na pytanie DGP poinformowało, że rozważa przygotowanie funkcjonalności do odczytu plików XML za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Na razie trzeba skorzystać z oprogramowania dostępnego na rynku. Resort jednak ich nie autoryzuje i nie ma 100 proc. pewności, czy odczyt jest prawidłowy. Może się więc okazać, że dokumenty podpisywane są w ciemno.

WAŻNE Obecnie nie ma możliwości złożenia do eKRS sprawozdania finansowego podpisanego profilem zaufanym. Do końca stycznia błąd ten ma być naprawiony.

W przypadku sprawozdań za 2018 r. czas na podpisanie sprawozdania jest do 31 marca. Musi to zrobić osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zazwyczaj jest to główny księgowy, ale może to być także biuro rachunkowe, które prowadzi rozliczenia), oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Przy tym należy pamiętać, że nie mogą ich wyręczyć w tym pełnomocnicy.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości kierownikami jednostki są:

• wspólnicy prowadzący sprawy spółki – w wypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd – w przypadku spółki partnerskiej,
• komplementariusze prowadzący sprawy spółki – w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej,
• właściciel – w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (dotyczy to także osób wykonujących wolne zawody),
• likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym – w przypadku jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości.

opinia eksperta

Spółkom z zagranicznym zarządem może być trudniej

Łukasz Drożdżowski radca prawny

Zmiana sposobu sporządzania sprawozdań finansowych może stanowić wyzwanie dla tych przedsiębiorców, którzy reprezentowani są przez obcokrajowców niezamieszkujących w Polsce. Jeżeli zdecydują się oni na podpisywanie sprawozdań za pomocą profilu zaufanego ePUAP (podpis zaufany), to w pierwszej kolejności będą musieli wystąpić o nadanie numeru PESEL. W tym celu powinni złożyć stosowny wniosek do Delegatury Biura Administracji i Spraw Obywatelskich Urzędu m.st. Warszawy. Nie trzeba tego robić osobiście, jako że w postępowaniu o nadanie numeru PESEL można ustanowić pełnomocnika. Trzeba jednak dodać, że obecnie ze względów technicznych sprawozdanie podpisane przy użyciu podpisu zaufanego może być nieprzyjęte w trakcie jego składania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w trybie bezpłatnego składania dokumentów finansowych. Dlatego też z odpowiednim wyprzedzeniem warto byłoby zadbać o pozyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z uwagi na to, że e-portal służący do bezpłatnego składania sprawozdań finansowych akceptuje nie tylko polskie, lecz także zagraniczne kwalifikowane certyfikaty, nie ma potrzeby jego pozyskania Polsce. Należy jednak dodać, że możliwość podpisania dokumentów finansowych przy użyciu zagranicznego e-podpisu dotyczy wyłącznie kwalifikowanych certyfikatów wydanych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73; tzw. rozporządzenie eIDAS). Brak takiego kwalifikowanego e-podpisu nie oznacza jednak konieczności przybycia do Polski. Gdyby bowiem zachodziła konieczność wystąpienia o kwalifikowany certyfikat u polskiego dostawcy (np. dla osób zamieszkujących poza UE, a po brexicie również dla mieszkańców Wielkiej Brytanii), to można skorzystać z trybu korespondencyjnego, który oferowany jest przez niektórych krajowych dostawców usług zaufania. ©℗

Jak to zostało już wspomniane, sprawozdanie zgodnie z ustawą o rachunkowości można podpisać na dwa sposoby: podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP (dotyczy to też zagranicznych zarządów – patrz: opinia Łukasza Drożdżowskiego). Problem jednak w tym, że obecnie systemy do KRS nie przyjmują sprawozdań podpisanych profilem zaufanym. Alarmowaliśmy o tym w artykule „Użycie ePUAP wyklucza złożenie sprawozdania” z 7 stycznia 2019 r. (DGP nr 4). Elektroniczny system KRS nie potrafi zweryfikować sprawozdania podpisanego ePUAP i wyświetla komunikat o błędzie: „Nie można pobrać informacji o osobie podpisującej z certyfikatu”.

Ministerstwo Sprawiedliwości ostatecznie przyznało, że obecnie systemy nie przyjmują sprawozdań, które nie są podpisane z użyciem podpisu kwalifikowanego. Został zidentyfikowany błąd w systemie RDF i S24, który uniemożliwiał przyjmowanie przez te systemy sprawozdań finansowych podpisanych podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – poinformował resort. Dodał, że błąd powinien zostać poprawiony do końca stycznia 2019 r.

Prostsze składanie raportów

Od 1 kwietnia pełnomocnik będzie mógł złożyć roczne sprawozdanie spółki do KRS za pośrednictwem bezpłatnego systemu

Umożliwi to najnowsza nowelizacja przepisów o KRS, którą wprowadziła ustawa z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. z 2019 r. poz. 55). Zmiana ta ułatwi składanie sprawozdań finansowych. Dotychczas pełnomocnik nie mógł skorzystać z bezpłatnego systemu do przesyłania sprawozdań (RDF). Co więcej, niektóre wydziały sądów rejestrowych twierdziły, że nie może on też składać sprawozdań za pośrednictwem systemu S24.

To było z kolei istotne w przypadku, gdy zarząd spółki składał się z samych cudzoziemców. Zgodnie ze wspomnianym już art. 19e ustawy o KRS zgłoszenie musiało być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisanej np. jako członek zarządu. Oznacza to, że osoby, które nie mają numeru PESEL, nie mogły składać sprawozdań. Wcześniej nie było to wymagane. Osoby składały oświadczenie o braku numeru PESEL i w zasadzie nie stanowiło to przeszkody w składaniu sprawozdań do KRS. Po zmianie od 15 marca 2018 r. osoby takie musiały wystąpić o PESEL i zarejestrować go w KRS.

Teraz tego problemu już nie będzie. Przede wszystkim dlatego, że pełnomocnik będzie mógł złożyć sprawozdanie za pośrednictwem bezpłatnego systemu. Wynika to z dodanego do art. 19e ustawy o KRS ust. 3, który wejdzie w życie od 1 kwietnia 2019 r. Przepis ten umożliwi złożenie sprawozdania przez bezpłatny system adwokatom, radcom prawnym oraz prawnikom zagranicznym. Chodzi jednak o tych pełnomocników, których dane Naczelna Rada Adwokacka lub Krajowa Rada Radców Prawnych udostępni sądom i ministrowi sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Warunkiem będzie ujawnienie w nim numeru PESEL oraz umocowanie pełnomocników do zgłoszenia raportów.

Natomiast już obowiązują zmiany w art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. Zgodnie z tym przepisem w nowym brzmieniu zgłoszenia (opatrzonego kwalifikowanym podpisem albo profilem zaufanym) może dokonać osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona do reprezentowania podmiotu. Do bezpłatnego systemu sprawozdanie może złożyć zarówno członek zarządu, jak i przedstawiciel oddziału przedsiębiorcy zagranicznego. Ustawodawca umożliwił zgłoszenia sprawozdań również prokurentom i zarządcom w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Dotychczas przepis umożliwiał to tylko syndykom i likwidatorom.

Nadal będzie można składać sprawozdania przez system S24, gdy nie uda się to w trybie zgłoszenia. Wprost z art. 19e ust. 7a ustawy o KRS wynika, że może zrobić to także pełnomocnik. ©℗

Organ zatwierdzający

Sprawozdanie zatwierdzane jest nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, tj. do końca czerwca, w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Przy tym właściwymi organami do zatwierdzenia są:

• wspólnicy – w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

• walne zgromadzenie – w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych,

• właściciel – w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,

• zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych,

• zwyczajne zgromadzenie wspólników – w spółkach z o.o. ©℗