Jak rozliczyć kary umowne w aspekcie rachunkowym i podatkowym

menedżer w Grant Thornton Frąckowiak

@RY1@i02/2010/099/i02.2010.099.086.0016.001.jpg@RY2@

Anna Kaca, menedżer w Grant Thornton Frąckowiak

Kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Warunki nałożenia takich kar regulowane są indywidualnie w poszczególnych umowach.

Podstawą do zaewidencjonowania w księgach rachunkowych nałożonej na kontrahenta kary jest nota obciążeniowa. Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym, który powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu (nota obciążeniowa) i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Notę obciążeniową ujmuje się w księgach rachunkowych odpowiednio:

● u odbiorcy noty na koncie pozostałych kosztów operacyjnych w korespondencji z kontem rozrachunków z dostawcami,

● u wystawcy noty w chwili naliczenia kary na koncie przychodów przyszłych okresów w korespondencji z kontem rozrachunków z odbiorcami, a następnie w momencie zapłaty zalicza się ją do pozostałych przychodów operacyjnych.

Ujęcie w księgach noty obciążeniowej nie skutkuje u wystawcy noty powstaniem obowiązku podatkowego. Przychód podatkowy powstanie dopiero w momencie otrzymania rzeczywistej zapłaty kary (interpretacja ministra finansów, nr ILPB3/423-40/09-2/JG). W tym samym czasie staje się ona kosztem podatkowym dla odbiorcy noty. Ponadto nie każda zapłacona kara będzie stanowiła koszt w świetle przepisów prawa podatkowego. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 18, 19 i 22 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów następujących rodzajów kar: grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar; kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów, albo wykonanych robót i usług; kar, opłat i odszkodowań oraz odsetek od tych zobowiązań z tytułu: nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania należy ująć w księgach rachunkowych odbiorcy noty obciążeniowej jako pozostałe koszty operacyjne, a u wystawcy jako pozostałe przychody operacyjne. Ujęcie w księgach noty nie skutkuje jednak powstaniem obowiązku podatkowego. Przychód i koszt podatkowy powstają dopiero w momencie rzeczywistej zapłaty kary (interpretacja ministra finansów, nr IBPBI/2/423-190/09/MO).

(EM)

Art. 483 i 484 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 16 ust. 1 pkt 18, 19 i 22 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).