Kiedy fiskus zakwestionuje koszty uzyskania przychodów

@RY1@i02/2011/103/i02.2011.103.086.0010.001.jpg@RY2@

Grzegorz Proksa konsultant w zespole Tax Management & Accounting Services PwC, biuro w Krakowie

Warunkiem zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest spełnienie wielu warunków, które bezpośrednio bądź pośrednio wynikają z przepisów prawa podatkowego. W szczególności wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów musi zostać poniesiony przez samego podatnika oraz mieć charakter definitywny, co oznacza, że nie może on podlegać zwrotowi. Dodatkowym warunkiem pozytywnej kwalifikacji danego wydatku jako kosztu jest jego związek z uzyskiwanymi przychodami podatkowymi bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów. Ustawy podatkowe zawierają przy tym zamknięty katalog wydatków, które niezależnie od tego, czy przyczyniają się do osiągnięcia przez podatnika przychodów, nie mogą zostać rozpoznane w rachunku podatkowym. Dodatkowo przepisy podatkowe w powiązaniu z przepisami ustawy o rachunkowości stanowią wymóg właściwego udokumentowania wydatków uznawanych za koszty uzyskania przychodu.

Niespełnienie choćby jednego z tych warunków może skutkować zakwestionowaniem podatkowej kwalifikacji wydatków podatnika w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej. Bez wątpienia najczęstszą przyczyną sporów z organami podatkowymi będzie ustalenie, czy dane wydatki poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Koszty, które podatnik poniósł w celach osobistych niezwiązanych z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, zostaną wykluczone z rachunku podatkowego.

W spółkach wchodzących w skład grup kapitałowych weryfikowane będą wydatki poniesione na rzecz podmiotów powiązanych. Fiskus zakwestionuje także te wydatki, które zgodnie z literą prawa nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, przykładowo koszty reprezentacji, składek na PFRON czy niezapłaconych odsetek.

Podstawą zakwestionowania podatkowej kwalifikacji wydatków mogą być również braki formalne w posiadanej przez podatnika dokumentacji. Udokumentowanie kosztów podatkowych paragonami bądź fakturami, które zostały wystawione na niewłaściwy podmiot, a także brak jakiegokolwiek dokumentu źródłowego to często spotykane przyczyny dyskwalifikowania poszczególnych kosztów przez organy podatkowe. Należy się także spodziewać, że fiskus zakwestionuje możliwość odliczenia kosztów, które dokumentowane są kserokopiami faktur, mimo że przepisy podatkowe w zakresie opodatkowania dochodu nie wprowadzają wprost wymogu dokumentowania wydatków oryginalnymi fakturami. Spór z organami podatkowymi może także wywołać przyjęcie niewłaściwego momentu potrącenia kosztów w rachunku podatkowym. W praktyce kwestia ta dotyczyć będzie kosztów, których zarachowanie do właściwego roku podatkowego jest problematyczne, a także tego rodzaju wydatków, które dla celów podatkowych podlegają amortyzacji, a przez podatnika zostały potrącone jednorazowo bądź na odwrót.

Na marginesie warto wspomnieć, że fiskus może zakwestionować zarachowanie w rachunku podatkowym kosztów, które zostały poniesione na rzecz podatnika przez osoby trzecie. Taka możliwość będzie się odnosić nie tylko do klasycznych wydatków (dokumentowanych fakturami), lecz także do kosztów finansowych, choćby w postaci odsetek, które nie zostały sfinansowane przez samego podatnika. Organy podatkowe mają także prawo zakwestionować możliwość potrącenia wydatków o charakterze warunkowym (np. uiszczonych kaucji), chyba że zostało przesądzone, że podatnik nie otrzyma ich zwrotu.

EM