Jak dokumentować wydatki zaliczane do kosztów podatkowych

@RY1@i02/2011/103/i02.2011.103.086.0009.001.jpg@RY2@

Paweł Jabłonowski doradca podatkowy, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Jak trafnie stwierdził naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, regulacje wynikające z przepisów podatkowych są w tej materii niezwykle ogólne (interpretacja nr 1471/DPD1/423-50/06/KK). W omawianym kontekście rozbieżności pojawiają się głównie na tle art. 9 ust. 1 ustawy o CIT i sposobu zastosowania go przy dokumentowaniu wydatków, które mają być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. Wskazana norma zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Na gruncie tego koncepcja pierwsza głosi, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów, spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym art. 21 ustawy o rachunkowości. Te zaś zawierać muszą, co do zasady, przynajmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu; podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Jeżeli każdy dokument będzie spełniał te przesłanki, nie powinno być podstaw do uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że wydatek został faktycznie poniesiony.

Jednak niespełnienie wymagań określonych w ustawie o rachunkowości nie stanowi przesłanki, która dyskwalifikowałaby określony dowód jako dokumentujący poniesienie kosztów uzyskania przychodów w sposób automatyczny. Jedynym przepisem, który mógłby wyłączyć wydatki z kosztów podatkowych, jest art. 16 ustawy o CIT. Stanowisko to znajduje poparcie w zaprezentowanych interpretacjach podatkowych oraz orzecznictwie. Zgodnie z jedną z interpretacji naczelnika Urzędu Skarbowego w Prudniku (nr PD-I/423-4/MG/04) wadliwość dowodu księgowego nie niweczy jednak wydatku jako kosztu uzyskania przychodu. Artykuł 15 ust. 1 ustawy o CIT nie wymaga, by poniesiony wydatek został w szczególny sposób udokumentowany.

Nie jest to dominujące stanowisko, dlatego warto, aby dokument poświadczający koszty podatkowe spełniał wszelkie przesłanki określone dla dowodu księgowego. Trzeba także zwrócić szczególną uwagę przy uwzględnianiu w kosztach podatkowych nabycia usług o charakterze niematerialnym (wszelkie usługi doradcze i marketingowe), aby móc poza posiadanym dowodem księgowym wykazać się także dokumentem potwierdzającym faktyczne wykonanie tych usług. Dla przykładu mogą to być protokoły ze spotkań, opracowania, raporty końcowe wykonanych prac, które z zasady odbiorą organom podatkowym argumenty wskazujące na fikcyjność poniesionych wydatków.

EM