Jak rozliczyć podróż służbową członka zarządu

Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może się znajdować w katalogu wydatków, które nie są zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty, który znajduje się w art. 16 w pkt 38 i 38a ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:

1) wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego, oraz

2) wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1 ustawy o CIT, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Zarząd jest organem wykonawczym spółki kapitałowej. Może się składać z jednego lub większej liczby członków. W jego skład mogą być powołane zarówno osoby spośród wspólników, jak i spoza ich grona. Powołanie członka zarządu uchwałą zgromadzenia wspólników nie jest jednak równoznaczne z nawiązaniem z nim stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Jest to bowiem tylko powierzenie danej osobie piastowania funkcji w organie spółki.

Tym samym należy uznać, że wymienione w pkt 1 ograniczenie nie odnosi się do członków zarządu, więc kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki spółki na podróże służbowe członków zarządu, w tym jej prezesa. Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-74/15/SK: "(...) jeśli w istocie wydatki, jakie ponosi wnioskodawca za czas podróży służbowej (hotele, wyżywienie, przelot samolotem, dojazd taksówką) członków zarządu z Włoch do Polski znajdują umocowanie w zawartej z członkami zarządu uchwale wspólników wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków zarządu i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki, to w świetle cytowanego art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatki te mogą stanowić jej koszt podatkowy. Jak wskazano bowiem we wniosku, wydatki te związane są z wykonywaniem przez członków zarządu obowiązków, które to wykonywane są w celu osiągania przez spółkę przychodów. Do obowiązków członków zarządu należą m.in. spotkania z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami, jak również dbałość o stosunki z nimi, które zdaniem spółki mają wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Ponadto, dążąc do możliwie najbardziej efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem oraz realizując prawidłowo plany gospodarcze spółki, niezbędne są spotkania członków zarządu z przedstawicielami kierownictwa i pracownikami przebywającymi w Polsce. Również podpisywanie umów w imieniu spółki przez włoskich członków zarządu ma bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, a tym samym bezpośrednio przekłada się na możliwość osiągania przez spółkę przychodów. Wobec powyższego, stwierdzić należy, że funkcja członka zarządu jest bezspornie związana z działalnością gospodarczą podmiotu gospodarczego i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków, to co do zasady wydatki ponoszone w związku z realizacją jego obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy spółki (...)".

Nawet gdyby osoba powołana na członka zarządu była wspólnikiem (udziałowcem) tej spółki, to nie jest to jednostronne świadczenie na jego rzecz ze strony spółki, podlegające wyłączeniu z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT. Podróż tę bowiem odbywa jako członek zarządu, a nie jako wspólnik. Również gdyby podróż służbową odbyła ta osoba jako wspólnik na podstawie umowy cywilnoprawnej (a nie członek zarządu), to zakładając, że byłaby ona odbywana w celach uzyskania przychodów spółki, wydatki z tego tytułu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Taką interpretację przepisów potwierdzają również organy podatkowe, np. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13 października 2009 r., nr ITPB3/423-393/09/MK, z której wynika, że "(...) Do wydatków ponoszonych na rzecz członków stowarzyszenia i osób wchodzących w skład zarządu nie mają zastosowania przepisy cytowanego art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W myśl bowiem art. 38 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.) osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Zarząd stowarzyszenia kieruje całokształtem działalności stowarzyszenia, reprezentuje je na zewnątrz, jest więc organem zarządzającym.

Podsumowując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez jednostkę na rzecz członków stowarzyszenia oraz osób wchodzących w skład zarządu w związku z podróżami służbowymi mogą zatem stanowić koszty uzyskania przychodów do wysokości wynikającej ze stosownych uregulowań, o ile spełniają warunek wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. zostały poniesione w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. (...)".

Zakładając, że podróż służbowa członka zarządu (będącego również udziałowcem) została odbyta w celu uzyskania przychodu przez spółkę, to spełnione jest kryterium określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zaliczenia wydatków z nią związanych do kosztów podatkowych. Były to bowiem wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, a w takim przypadku nie są przewidziane wyłączenia z kosztów.

@RY1@i02/2016/166/i02.2016.166.07100060a.801.jpg@RY2@

Rafał Styczyński

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851).