Wartości wierzytelności nieściągalnych można zaliczyć do kosztów podatkowych

Uznanie wierzytelności nieściągalnej za koszt uzyskania przychodów może nastąpić tylko w przypadkach ściśle określonych w przepisach o podatkach dochodowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), jak i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) kwalifikację nieściągalnych wierzytelności w koszty podatkowe regulują w podobny sposób. Zgodnie z przepisami nieściągalne zobowiązania dłużników należy najpierw uprawdopodobnić, a następnie udokumentować.

Nieściągalność wierzytelności zachodzi w przypadku niewypłacalności kontrahenta - dłużnika i oznacza niemożność zaspokojenia wierzyciela z majątku dłużnika pomimo wyczerpania wszystkich przewidzianych środków prawnych, w tym również przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego, na które składa się ogół środków procesowych wymuszających spełnienie przez dłużnika świadczenia przewidzianego w tytule wykonawczym.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT wierzytelności nieściągalne nie stanowią kosztu podatkowego z wyjątkiem wierzytelności, które zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana na podstawie art. 16 ust. 2 tej ustawy.

Kosztem podatkowym, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 20, nie będą wierzytelności, które uległy przedawnieniu. Zasadą przyjętą w prawie cywilnym jest, że dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin ten wynosi trzy lata, lecz przepis szczególny może i często przewiduje inny termin.

W odniesieniu do warunku zarachowania należności jako przychodów należnych podkreślić trzeba, że za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Podkreślić przy tym należy, że wierzytelności, które uprzednio zostały odpisane jako nieściągalne lub umorzone i zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, będą stanowić przychód przedsiębiorcy zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT. W razie zwrotu tylko części tych wierzytelności przychód ustala się proporcjonalnie do udziału zwróconej części wierzytelności w jej ogólnej kwocie (art. 12 ust. 1a).

Z kolei art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT dotyczy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie odpisów aktualizujących wartość należności w sytuacji uprawdopodobnienia jej nieściągalności. Zgodnie bowiem z tym przepisem kosztem uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o CIT do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona. Zgodnie z tym przepisem nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, jeżeli:

dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku albo

zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o CIT wierzytelność może być uznana za nieściągalną, jeśli została odpowiednio udokumentowana, tj.:

postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego albo

postanowieniem sądu o:

a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub

b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona pod lit. a), lub

c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Wskazane wyżej środki, którymi można posłużyć się dla udokumentowania nieściągalności, stanowią numerus clausus (katalog zamknięty). Zatem jakikolwiek inny dokument niż wymieniony wyżej nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.

Podsumowując, w przypadku należności nieściągalnych zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu następuje w roku podatkowym, w którym nieściągalność została uprawdopodobniona. Tylko i wyłącznie udokumentowanie przesłanek dowodzących niemożność ściągnięcia wierzytelności, która wcześniej została zaliczona do przychodów należnych, pozwala na wpisanie jej w koszty podatkowe.