Artykuły spożywcze na użytek sekretariatu będą kosztem

Spółka ponosi wydatki na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu i biur, które są wykorzystywane jako drobne poczęstunki dla klientów odwiedzających spółkę, a także podczas szkoleń klientów czy podczas akcji promocyjnych. Przy nabyciu tych towarów spółce przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego. Czy tego typu wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów spółki w dacie poniesienia?

Wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi:

zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

być właściwie udokumentowany,

nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, zgodnie z przyjętym poglądem doktryny prawa podatkowego, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy.

Wydatki z tytułu zakupu artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu i biur, które są wykorzystywane jako drobne poczęstunki dla klientów odwiedzających spółkę, a także podczas szkoleń klientów lub akcji promocyjnych, zużywane w trakcie narad pracowniczych, spotkań pracowników poszczególnych działów, w trakcie procesu sporządzania inwentury, nie noszą znamion reprezentacji, ponieważ są one zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości.

Zatem przedmiotowe wydatki - w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - stanowić będą koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami.

dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 listopada 2011 r. (nr ILPB3/423-358/11-4/MM).