Kwestia rachunków przesyłanych w formie elektronicznej wyjaśniona

Spór wokół rachunków otrzymywanych drogą elektroniczną dotyczył obowiązywania art. 9 ust. 1 ustawy o CIT. Wskazana regulacja zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Podnoszono zatem, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów, spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Takie podejście w pewnych sytuacjach utrudniało uznanie rachunku przesłanego drogą elektroniczną za dokument uprawniający do rozpoznania potrącalnego podatkowo kosztu. Dowód księgowy powinien być bowiem - co do zasady - opatrzony m.in. podpisem wystawcy tego dowodu, co w przypadku otrzymania rachunku faksem lub pocztą elektroniczną nie jest spełnione.

Nie oznacza to, że dotychczas nie było możliwe uwzględnianie dla celów podatkowych rachunków przesyłanych drogą elektroniczną. Przede wszystkim wskazać należy na wyjątek z art. 21 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpis wystawcy dowodu księgowego może być zastąpiony znakami zapewniającymi ustalenie tej osoby. Tak więc rachunki bez podpisów (wysłane w postaci skanu) również mogły stanowić prawidłowe dowody księgowe. Ustawodawca postanowił jednak rozstrzygnąć w sposób generalny kwestię rachunków przesyłanych drogą elektroniczną, podobnie jak to uczynił w przypadku faktur VAT.

Od 11 marca 2011 r. znowelizowano rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Na skutek zmiany w rozporządzeniu z 22 sierpnia 2005 r. uchylono pkt 3 i 6 w par. 14 ust. 1. Oznacza to - w świetle nowego par. 14 ust. 1 rozporządzenia z 22 sierpnia 2005 r. - że od 11 marca 2011 r. rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi nie musi już zawierać wyrazu "oryginał" bądź "kopia", a także czytelnego podpisu wystawcy rachunku oraz odcisku pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje. Ta nowelizacja przesądza, że możliwe jest obecnie sporządzanie, przesyłanie oraz przechowywanie rachunków w formie elektronicznej, co znajduje potwierdzenie w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia nowelizującego (rozporządzenie ministra finansów z 9 lutego 2011 r., Dz.U. nr 40, poz. 204).

Nowelizacja nie jest sprzeczna z przepisami ustawy o rachunkowości. Zamieszczanie bowiem podpisu wystawcy na dowodzie księgowym nie jest konieczne, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przepisy zmienionego rozporządzenia z 22 sierpnia 2005 r. należy zatem uznać za podstawę dla niezamieszczania na rachunku podpisu wystawcy, o czym stanowi przywołana regulacja ustawy. Te zmiany powinny w znaczny sposób ułatwić obrót z osobami, które nie są podatnikami VAT.

@RY1@i02/2011/055/i02.2011.055.086.002a.001.jpg@RY2@

Paweł Jabłonowski, szef departamentu podatkowego Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

EM