Wystawność pozbawi firmę kosztów

Praktyka podatkowa w zakresie tzw. kosztów reprezentacji zmienia się tak dynamicznie, że podatnicy niejednokrotnie czują się zagubieni w gąszczu interpretacji, wyroków oraz komentarzy. Statystyki interpretacji Ministerstwa Finansów pokazują jak ten temat jest ważny dla podatników oraz organów podatkowych. Przeglądarka bieżących interpretacji podatkowych Ministerstwa Finansów pod hasłem "reprezentacja" wyszukuje 882 interpretacje na moment przygotowywania tego artykułu. Archiwum pokazuje ich dalsze 660. Nawet jeśli wziąć pod uwagę, że w 30 proc. mogą to być interpretacje podatkowe, w których słowo "reprezentacja" pojawia się przy okazji innego zagadnienia podatkowego, to w dalszym ciągu liczba wygląda imponująco.

Pewniejsze systemy

Każdy z podatników, który występował o wspomnianą interpretację, przygotowując roczne zeznanie o wysokości dochodu lub straty, konfrontował katalog ponoszonych przez siebie wydatków (które podejrzewał, że mogą stanowić reprezentację) z treścią otrzymanej interpretacji. Podatnicy, którzy nie występowali o własne interpretacje, podejmowali decyzje, kierując się w szczególności polityką swojej firmy przy uwzględnieniu bieżącej praktyki podatkowej.

W miarę komfortową sytuację mają podatnicy, którzy korzystają z zaawansowanych systemów finansowo-księgowych wspierających księgowanie oraz kwalifikację podatkową wydatków. W ich przypadku rozliczanie wydatków odbywa się np. przez moduł T&E (z ang. travel and entertainment, czyli podróże i rozrywka), gdzie osoby rozliczające wskazują, czego dany wydatek dotyczy. Dalsze etapy procesu są zautomatyzowane w ramach dostępnej funkcjonalności podatkowej systemu finansowo-księgowego. System, na podstawie algorytmów wprowadzonych uprzednio przy współpracy doradcy podatkowego dokonuje automatycznej kwalifikacji wydatków. Te, które mają charakter reprezentacji automatycznie księgowane są na kontach zbierających wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. W takim procesie podczas sporządzania rocznej deklaracji podatkowej wskazane jest jedynie kontrolne przejrzenie materialnych pozycji, w celu wychwycenia ewentualnych błędów.

Liczenie "na piechotę"

Pozostali podatnicy, a raczej ich zespoły finansowo-księgowe, skazać są na pracę polegającą na ręcznym księgowaniu i dekretowaniu faktur oraz na każdorazową kwalifikację podatkową poszczególnych wydatków, podejrzanych o to, że mogą dokumentować reprezentację. Staje się to jedną z przyczyn, dla których sporządzenie rocznej deklaracji podatkowej staje się czasochłonnym i nieefektywnym procesem.

Skąd ten problem i dlaczego ten temat powoduje tyle emocji i podatkowych wątpliwości? Z pewnością przyczyną jest to, że polskie prawo podatkowe sprzeciwia się przenoszeniu na budżet państwa ekonomicznego kosztu wydatków, które - w ocenie organów podatkowych - wykraczają poza przyjęte standardy obrotu gospodarczego i stanowią przejaw wystawności. W tym też celu od 1 stycznia 2007 r. wyłączono z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, ponoszone w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Problem polega również na tym, że zmienione przepisy podatkowe pozostały bez definicji ustawowej reprezentacji. W takiej sytuacji konieczne jest więc dokonywanie wykładni językowej tego zwrotu, zgodnie z jego znaczeniem słownikowym: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana z pozycją społeczną lub stanowiskiem danej osoby.

Sprawę dodatkowo komplikuje to, że oś sporu między podatnikami a fiskusem w zakresie kwalifikacji wydatków jako reprezentacyjne przesuwa się w jedną lub drugą stronę w zależności od działalności, którą prowadzi dany podatnik. Inaczej definiowana jest bowiem okazałość i wystawność w kopalni lub elektrociepłowni, a inaczej w agencji reklamowej lub firmie farmaceutycznej. Dokonując przeglądu bieżącej praktyki podatkowej, trzeba więc brać również pod uwagę wiele zmiennych: nie tylko charakter wydatku, ale branżę, w której działa firma, a nawet czas, w którym wydana została interpretacja, z uwagi na ewolucję praktyki.

Potrzebna analiza

Z punktu widzenia sprawozdawczości podatkowej istotna jest również materialność wydatków reprezentacyjnych w ramach danej firmy. Zdecydowanie więcej czasu na analizę i odpowiednią kwalifikację podatkową oraz dopełnienie wymogów dokumentacyjnych powinni zarezerwować sobie podatnicy, u których te wydatki stanowią istotną pozycję w budżecie. Wówczas rekomendowane jest wprowadzenie odpowiednich procedur kwalifikacji wydatków, aby ułatwić służbom finansowo księgowym przygotowanie rozliczeń podatkowych. Dla zabezpieczenia warto jest w takiej sytuacji również wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.

Na zakończenie warto jest również wskazać zasadność zmiany przepisów podatkowych dotyczących reprezentacji. Po ponad pięciu latach funkcjonowania tego przepisu w polskim prawie podatkowym warto zastanowić się nad jego redakcją, w kontekście szybko zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej. Na pewno warto rozważyć wprowadzenie do przepisów podatkowych ustawowej definicji reprezentacji, jak również pewnych progów kwotowych, po przekroczeniu których wydatki w tym zakresie automatycznie nie byłyby potrącalne podatkowo. W przepisach podatkowych z powodzeniem od lat funkcjonuje bowiem przepis ograniczający amortyzacje podatkową luksusowych aut służbowych. Tego typu zabieg legislacyjny nie wyeliminowałby zupełnie tego tematu z praktyki podatkowej, lecz nadałby jej pewne ramy. Pozytywny efekt zmiany rozłożyłby się zarówno na podatników, którzy mogliby spędzać mniej czasu na przygotowywaniu rozliczeń podatkowych, jak i na organy podatkowe i sądy, które (zapewne) rozpatrywałyby mniej zapytań o interpretację wątpliwych przepisów.

Za koszty reprezentacji należy uznać tylko wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku lub pozycji firmy, co w efekcie ma kreować jej pozytywny wizerunek i zachęcić kontrahentów do nawiązania, podtrzymania lub rozszerzenia kontaktów handlowych

@RY1@i02/2012/102/i02.2012.102.21400030n.101.jpg@RY2@

Zbigniew Deptuła doradca podatkowy, starszy menedżer w Ernst & Young

Zbigniew Deptuła

doradca podatkowy, starszy menedżer w Ernst & Young