Jakie problemy mogą napotkać firmy przy rozliczeniu rocznym

Podatnicy mieli problem z zaliczaniem do kosztów wydatków na podejmowanie gości. Minister ułatwił te rozliczenia

Do końca 2006 roku wydatki na reprezentację mogły stanowić koszt podatkowy w części nieprzekraczającej 0,25 proc. przychodów. W efekcie podatnicy (zwłaszcza tacy, u których obrót był wysoki) nie musieli aż tyle uwagi poświęcać na identyfikację, co jest reprezentacją. Sytuacja zmieniła się w 2007 roku, od kiedy weszły w życie obowiązujące do dziś przepisy, zgodnie z którymi za KUP nie uważa się "kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów".

Ustawodawca niestety nie zdefiniował pojęcia "reprezentacji" w ustawach podatkowych, ograniczając się do zwrotu "w szczególności". Co gorsze, wymienienie zakupu żywności oraz napojów zdawało się sugerować, że każdy taki zakup jest reprezentacją, czyli nie może być kosztem podatkowym.

Co to jest reprezentacja

W efekcie konieczne stało się określenie, jakie wydatki uznawać za reprezentację. Przyjęło się, że skoro ustawodawca nie sprecyzował tego pojęcia, należy posiłkować się definicją słownikową. Ale nawet to nie pozwalało na udzielenie jednoznacznej odpowiedzi. Analizując orzecznictwo i interpretacje ministra, można wyróżnić kilka podejść.

Często spotykane stanowisko zakładało, że wszystkie wydatki na zakup usług gastronomicznych (a także posiłków i napojów) świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami, bez względu na miejsce ich zakupu lub spotkania (w firmie bądź poza nią), należy uznać za koszty reprezentacji niestanowiące KUP. Pogląd taki brał się ze słownikowej definicji reprezentacji określającej ją jako "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". W efekcie za "reprezentacyjne" (a więc wyłączone z kosztów) uznawano te wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek podatnika wobec klientów i innych podmiotów, które z nim współpracują. Było to stanowisko względnie przyjazne podatnikom. Jego konsekwencją było to, że wydatki, które nie wykraczały poza ogólnie przyjęte w danych okolicznościach normy, mogły stanowić koszty podatkowe.

Pojawił się też inny pogląd, również odwołujący się do definicji słowa "reprezentacja", ale wskazujący na odmienne jego znaczenie. W niektórych orzeczeniach sądy administracyjne uznawały bowiem, że termin "reprezentacja" oznacza "przedstawicielstwo" (czyli "reprezentowanie" w rozumieniu np. przepisów kodeksu spółek handlowych), a nie "wystawność", "okazałość" czy "wytworność". Było to stanowisko niekorzystne dla podatników, gdyż w ogóle nie odnosiło się do charakteru wydatku - "okazałości" i "wystawności" poczęstunku. Co więcej, idąc takim tropem można by uznać, że nie tylko wydatki na gastronomię związane z reprezentowaniem podatnika powinny być wyłączone z kosztów podatkowych, ale... wszystkie inne, które wiążą się z relacjami z otoczeniem.

Poszerzony skład

Rozbieżności w rozumieniu pojęcia "reprezentacji" doprowadziły do wydania wyroku przez poszerzony skład NSA 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11). Skład ten uznał, iż wydatek na zakup nie każdej usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z KUP, a tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym lub głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz.

W listopadzie 2013 r. także minister finansów odniósł się do kwestii reprezentacji. W swojej interpretacji ogólnej, odwołując się do ww. wyroku NSA, stwierdził, iż "nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc., dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej".

Interpretacja ta otwiera pole do analizy ponoszonych kosztów związanych z podejmowaniem kontrahentów w celu weryfikacji, które z nich mogłyby stanowić koszt podatkowy.

Stanowiska organów

(...) podane przez spółkę wydatki związane z poczęstunkiem dla osób będących klientami muszą być uznane za koszt uzyskania przychodów, nie ulega bowiem wątpliwości, że stworzenie właściwego klimatu dla prowadzonej działalności rodzi skutek w postaci zwiększenia przychodu.

z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11

(...) wydatki na zakup produktów spożywczych (słodyczy, paluszków, napojów bezalkoholowych) przeznaczonych na poczęstunek gości podczas targów są kosztami reprezentacji (...) i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

z 24 stycznia 2014 r. (a więc wydana już po interpretacji ogólnej), nr IPTPB3/423-437/13-2/PM

@RY1@i02/2014/047/i02.2014.047.071000600.101.jpg@RY2@

Michał Kubik doradca podatkowy, partner

Michał Kubik

doradca podatkowy, partner