Jak rozliczyć świadczenia socjalne

Wiele firm prowadzi działalność socjalną na rzecz swoich pracowników, przekazując im określone pozapłacowe świadczenia zarówno pieniężne, jak i rzeczowe. Trzeba wiedzieć, że zgodnie z generalną zasadą wydatki na działalność socjalną prowadzoną w firmie na rzecz pracowników nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Takie wydatki nie są bowiem ponoszone w celu uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma żadnej możliwości pomniejszenia przychodu w związku z przyznawaniem określonej pomocy socjalnej pracownikom. Koszt podatkowy w pełni stanowią odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Utworzenie w firmie ZFŚS oznacza zatem możliwość pośredniego zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na działalność socjalną.

Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS przeznaczonego m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz pracowników reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Działalnością socjalną są według tej ustawy usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Obowiązek utworzenia funduszu zasadniczo mają firmy zatrudniające według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsi pracodawcy mogą utworzyć fundusz albo wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego zmienia się w każdym roku kalendarzowym. Na jednego zatrudnionego wynosi on 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Inaczej określa się wysokość odpisu na pracownika młodocianego oraz zatrudnionego w szczególnych warunkach. Firmy mogą kształtować odpis dowolnie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.

Dodatkowo pracodawcy mogą zwiększyć odpis o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, oraz na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej sprawowanej nad nimi przez pracodawcę.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wyraźnie wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W rezultacie pracodawca nie może bezpośrednio zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków na przyznawane pracownikom świadczenia pieniężne i rzeczowe o charakterze socjalnym. Wyjątek stanowią jedynie świadczenia urlopowe wypłacone, zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez pracodawców, którzy nie mają obowiązku utworzenia w swojej firmie ZFŚS.

Odpisy i zwiększenia na fundusz (oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych) obciążają jednak koszty działalności pracodawcy. Wynika to z art. 6 ustawy o ZFŚS. Podstawę zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają ustawy o podatku dochodowym. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o CIT kosztem uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Podkreślić należy, że zgodnie z wymogami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych firmy tworzące ZFŚS muszą prowadzić odrębny rachunek bankowy, na który przekazują środki funduszu. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 31 maja danego roku w wysokości co najmniej 75 proc. równowartości odpisów. Całość ma obowiązek przekazać do 30 września danego roku. Niespełnienie warunku przekazania odpisów na ZFŚS na wyodrębnione konto bankowe funduszu skutkuje wyłączeniem możliwości uznania ich za koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Finansowanie pozapłacowych świadczeń pieniężnych i rzeczowych z ZFŚS korzystne jest dla pracowników. Zgodnie z ustawą o PIT określone świadczenia objęte są zwolnieniami z podatku dochodowego tylko wtedy, gdy są ponoszone ze środków ZFŚS. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 zwolnienie z podatku dotyczy: wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Zwolnieniu podlegają świadczenia łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Warto wskazać, że świadczenia pieniężne zostały objęte powyższym zwolnieniem na mocy nowelizacji ustawy o PIT, która weszła w życie 22 sierpnia 2009 r. Zwolnienie obejmuje jednak świadczenia pieniężne wypłacone od początku tego roku. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Tego rodzaju świadczenia przyznawane przez pracodawcę traktowane są jako przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca potrąca zaliczkę na podatek.

Ze zwolnienia z PIT w pełnej wysokości korzystają natomiast finansowane z ZFŚS dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18.

Pracodawca zamierza finansować pracownikom świadczenia rzeczowe, takie jak korzystanie z basenu, klubu fitness, sali treningowej, potwierdzone imiennymi biletami. Wydatki te nie są finansowane z ZFŚS. Pracodawca chciałby wiedzieć, czy może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Ponieważ ponoszone przez pracodawcę wydatki nie są finansowane z ZFŚS i nie stanowią działalności socjalnej, to można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów firmy jako świadczenia na rzecz pracowników (por. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 maja 2008 r. ITPB1/415-94/08/PSZ).

Obecnie jednym z warunków zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych świadczeń pieniężnych i rzeczowych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do kwoty 380 zł jest to, aby świadczenie następowało w związku z finansowaniem działalności socjalnej.

Przed zmianą ustawa o PIT wymagała jedynie, by świadczenia były w całości sfinansowane ze środków wspomnianego funduszu. Otwiera to organom podatkowym możliwość kontroli zgodności wydatków ponoszonych przez firmy na rzecz pracowników z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W szczególności, na podstawie przepisów tej ustawy, przyznanie świadczenia należy uzależnić od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

@RY1@i02/2009/198/i02.2009.198.185.0001.101.jpg@RY2@

Odpis podstawowy

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl