Udokumentowane straty mogą być zaliczone do kosztów

Kosztami podatkowymi mogą być tylko wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Nie można przyjąć uproszczenia, że wszystkie straty w środkach obrotowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (dalej: KUP).

Ubytki w towarach nie mogą być zawinione przez podatnika, nie mogą być skutkiem nienależytej staranności w prowadzeniu gospodarki magazynowej, braku odpowiedniego nadzoru nad magazynem czy innych zaniedbań. Stąd konieczność sporządzenia protokołu strat, z którego będzie wynikać wartość straty oraz jej przyczyna.

Zaliczanie tego typu strat do KUP jest uzależnione od indywidualnej sytuacji, w której zdarzenie to zaistniało. Chodzi tu przede wszystkim o prawidłowe zabezpieczenie towarów oraz dokonanie wszelkich czynności mających na celu uniemożliwienie włamania. Działania te muszą spełniać wymogi należytej staranności, aby ewentualne straty w środkach obrotowych nie powstały na skutek zaniedbań w nadzorze czy też z lekkomyślności.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. Zasadniczo więc wszelkie świadczenia na rzecz pracownika podlegają opodatkowaniu.

Przepisy nie wykluczają możliwości umorzenia pracownikowi spłaty należności w całości lub w części. Pracodawcy często z tego korzystają i odstępują od obciążania pracowników, mimo zawinionego niedoboru. Wiąże się to jednak z powstaniem po stronie pracownika przychodu z tytułu tego umorzenia, który trzeba opodatkować.

Odliczenie

Zgodnie z zasadą neutralności podatkowej w VAT podatnik nie może faktycznie ponosić ciężaru tego podatku. Oznacza to, iż VAT nie powinien obciążać podatników - nabywców towarów i usług, którzy nie są ich ostatecznymi odbiorcami.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia VAT naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi. Dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest faktura otrzymana przez podatnika z tytułu nabycia przez niego towarów i usług.

Zatem podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Należy zatem stwierdzić, że jeśli zakup danego towaru przez podatnika jest dokonany z zamiarem wykorzystania go do działalności opodatkowanej VAT, to mimo utraty danego towaru z przyczyn od niego niezależnych, tj. w sposób niezawiniony, jego prawo do odliczenia w związku z ww. nabyciem zostaje zachowane, a tym samym nie ma podstaw do dokonywania korekt odliczonego podatku. Dlatego należy uznać, iż stwierdzone niedobory towarów nie powodują konieczności korekty VAT naliczonego.

Pomoże ustawa

Podatnicy, którzy stwierdzą u siebie niedobory, często mają wątpliwości, czy podlegają one opodatkowaniu VAT i są traktowane jako dostawa towarów.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju; eksport towarów; import towarów; wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju; wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zgodnie zaś z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel oraz inne czynności wymienione w tym artykule.

Natomiast termin świadczenia usług został określony w art. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.

Z powyżej powołanych przepisów nie wynika, aby niedobór towarów (zarówno zawiniony, jak i niezawiniony) stanowił dostawę towarów albo świadczenie usług, dlatego też nie podlega on opodatkowaniu VAT. Zatem nie powstaje obowiązek naliczenia VAT należnego od wartości stwierdzonych ubytków i fakt ten nie może być dokumentowany fakturą VAT.

Korekta

Kwestie korekty VAT naliczonego reguluje art. 91 ustawy o VAT. Wskazany przepis nie przewiduje obowiązku dokonania korekty podatku naliczonego w związku ze stwierdzonym niedoborem towarów z przyczyn niezależnych od podatnika.

Dwa rodzaje

Niedobory w towarach można podzielić na:

● - powstające na skutek zdarzeń losowych. Mogą to być również niedobory naturalne uwzględniające specyfikę działalności gospodarczej, jak również wynikające z błędnej ewidencji księgowej;

● - powstające na skutek zaniedbań osób odpowiedzialnych lub na skutek kradzieży i są konsekwencją niewłaściwego zabezpieczenia.

PRZYKŁAD 1

Włamanie do magazynu

Wskutek włamania do magazynu firmy został skradziony towar. Stwierdzono, że magazyn był prawidłowo zabezpieczony przed włamaniem. W takiej sytuacji firma może zaliczyć do kosztów powstałą stratę.

Gdyby jednak okazało się, że pracownik nie dołożył należytej staranności w zabezpieczeniu magazynu przed włamaniem, np. zapomniał zamknąć drzwi, to firma nie mogłaby zaliczyć ubytków w towarach do strat.

PRZYKŁAD 2

Winny pracownik

Zatrudniony wskutek nieuwagi doprowadził do zalania palety cukru, której wartość wynosiła 3000 zł. Pracodawca postanowił go nie obciążać tą stratą. W takiej sytuacji kwota 3000 zł powinna zostać doliczona do wynagrodzenia jako przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Co na to fiskus

"(...) Z opisu wynika, że główną przyczyną stwierdzonych niedoborów inwentaryzacyjnych są kradzieże wynikające ze zdarzeń losowych, niezawinionych ani przez osoby odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie sklepu, ani też żadne inne osoby, tj. w wyniku zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy.

Zatem, co do zasady, stanowisko wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe, ponieważ ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczenia strat do kosztów uzyskania przychodów. Niemniej należy przyjąć, że kosztem uzyskania przychodów są tylko te straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione, tj. są normalnym, chociaż niechcianym następstwem działania w danej branży (...)".

z 9 września 2013 r., nr IPPB3/423-418/13-2/MS

"(...) Zgodnie z zawartą umową obciążony jest zapłatą za niedobór i jest zobowiązany do zapłaty. Jak sam podatnik pisze w zażaleniu, pracownik zobowiązany jest do świadczenia na rzecz pracodawcy, w oparciu o zapisy umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Skoro zatem pracodawca zwolni pracownika z obowiązku zapłaty za niedobór, wówczas niedobór obciąża pracodawcę, pracodawca ponosi zatem świadczenie pieniężne za pracownika. Powyższe świadczenie z tytułu umorzenia zobowiązania, zdaniem organu drugiej instancji, stanowi przysporzenie po stronie pracownika. Stanowi to przychód pracownika, od którego płatnik zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od łącznego przychodu (wynagrodzenia za pracę i umorzonego zobowiązania) (...)".

Ośrodek Zamiejscowy w Kaliszu z 24 stycznia 2006 r., nr A1-D-415-403/2005

"(...) W sytuacji gdy zakup danego towaru przez podatnika jest dokonany z zamiarem wykorzystania tego towaru do działalności opodatkowanej VAT, to mimo utraty danego towaru z przyczyn od niego niezależnych, tj. w sposób niezawiniony, czy jak to ujął trybunał "z powodów pozostających poza kontrolą podatnika", jego prawo do odliczenia w związku z ww. nabyciem zostaje zachowane, a tym samym nie ma podstaw do dokonywania korekt odliczonego podatku".

z 18 lutego 2014 r., nr IPPP1/443-1317/13-3/EK

"(...) Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. (...)

Z powołanych przepisów nie wynika, aby niedobór towarów stanowił dostawę towarów albo świadczenie usług, dlatego też nie podlega on opodatkowaniu VAT. (...)".

z 27 lipca 2012 r., nr ITPP1/443-608/12/KM

@RY1@i02/2014/154/i02.2014.154.07100080a.802.jpg@RY2@

Rafał Styczyński

Rafał Styczyński

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).