Rygorystyczna wykładnia zaskoczyła szkoły. Wycieczek nie będzie?

Nowe urzędowe instrukcje przystopowały klasowe wyjazdy

Jak prawidłowo, zgodnie z prawem zorganizować wycieczkę szkolną? I jak poradzić sobie ze stroną finansową - w wielu warszawskich szkołach to od kilku miesięcy temat numer jeden. Z problemem próbują zmierzyć się dyrekcje, rady rodziców i sami rodzice.

Porządkowanie rozgardiaszu

Problem i gorącą dyskusję wywołało pismo, jakie dyrekcje szkół otrzymały od Biura Edukacji Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy. Biuro określiło w nim rygorystyczne zasady rozliczania się z organizacji wycieczek szkolnych. Przede wszystkim wynikało z niego, że dyrektor, zawierając umowę z biurem podróży czy innym organizatorem na organizację takiej wycieczki, powinien mieć zarezerwowaną na ten cel określoną kwotę w budżecie. "W konsekwencji każda umowa zawarta przez dyrektora placówki oświatowej musi znajdować pokrycie w planie wydatków budżetowych lub planie wydatków finansowych w ramach wydzielonego rachunku" - wskazano w piśmie. Inaczej mówiąc: dyrektor placówki powinien z góry zaplanować wydatki na wycieczki szkolne, zapisać je w budżecie, dopiero wtedy może podpisać umowy na organizację wycieczek. W przeciwnym razie naraża się na zarzut naruszenia art. 261 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.), który pozwala zaciągać mu zobowiązania tylko do wysokości określonej w planie finansowym.

Podkreślono przy tym - co wywołało największe poruszenie - że niedozwolone jest wskazywanie w treści umowy jako źródła finansowania środków rady rodziców, trójki klasowej czy nauczyciela. "Środki gromadzone przez radę rodziców na wyodrębnionym rachunku nie są środkami, które obejmuje plan finansowy placówki".

Prawdziwą konsternację wywołało stwierdzenie dotyczące konieczności zachowania procedur związanych z zamówieniami publicznymi. "Wybór wykonawców (np. biura podróży) powinien nastąpić zgodnie z zatwierdzonym w placówce regulaminem zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 30 tys. euro. O ile wartość zamówienia nie przekracza tej kwoty".

Wyjazdy pod znakiem zapytania

Efekty pisma - rozesłanego do szkół w lipcu - objawiły się dopiero po powrocie dzieci z wakacji, kiedy w klasach zaczęto przystępować do planowania wycieczek. Okazało się, że pismo z stołecznego Biura Edukacji zamiast rozjaśnić szkołom sytuację, wzbudziło prawdziwy zalew pytań i wątpliwości: jak w takim razie ma wyglądać prawidłowa procedura? W wielu szkołach doszło do swoistego paraliżu: pojawiły się nawet obawy, że wycieczki w roku szkolnym 2017/2018 się nie odbędą.

- W naszej szkole wycieczki na razie zostały zawieszone. Dyrekcja próbuje ustalić, jak powinna przebiegać procedura i zasugerowała, że klasy mogą organizować wycieczki, o ile znajdą rozwiązanie, jak zrobić to na własną rękę - relacjonują rodzice uczniów z jednego z liceów w warszawskiej dzielnicy Śródmieście. Podobnie było w stołecznej Szkole Podstawowej nr 42. - Podczas zebrania, które odbyło się w październiku, powiedziano nam, że do czasu opracowania procedury wycieczki będą zawieszone - usłyszeliśmy od rodziców.

Dyrekcje szkół zaskoczyła m.in. konieczność zaplanowania wydatków w planie budżetowym. Okazało się, że w wielu placówkach, nawet jeśli wycieczki są włączane do planów, to często środki są zbierane na różne konta, np. rady rodziców, a nawet osób prywatnych, np. skarbnika. Bywa, że pieniądze zbiera nauczyciel czy trójka klasowa. Jednym słowem: sposoby były bardzo różne. Tymczasem pismo sugerowało, że tak być nie może. Ale nie dawało pełnej odpowiedzi, jak być powinno.

- Do tej pory sprawa była prosta: wychowawca klasy na początku roku szkolnego ustalał podczas zebrania z rodzicami, na jaką wycieczkę pojadą uczniowie, jakie będą atrakcje. Wybieraliśmy biuro podróży, które zapewniało nam transport, zakwaterowanie, wyżywienie. Nierzadko bywało tak, że uczniowie już na miejscu sami decydowali, gdzie chcą zjeść. Potem skarbnik klasowy zbierał część pieniędzy, przedstawiciel biura podpisywał z dyrekcją wstępną umowę, rodzice w ratach wpłacali kolejne transze, a na końcu kierownik wycieczki, czyli wychowawca, uiszczał resztę i rozliczał się. Teraz się okazuje, że wszystko musi być z góry zaplanowane, środki powinny przejść przez konto szkoły i rodzice już na początku roku powinni je wpłacić na konto - mówi prosząca o anonimowość wychowawczyni jednej z klas.

Pojawiło się też pytanie: co w sytuacji, kiedy wartość wycieczek w danej placówce przekroczy kwotę 30 tys. euro. - Zasadniczo przetarg powinien być wtedy zorganizowany na poziomie miasta - mówi jeden z członków Rady Rodziców w Szkole Podstawowej nr 385 w Warszawie. - Obawiamy się, że będziemy mieli niewielki wpływ na kształt i jakość świadczonej usługi - zastanawia się wychowawca klasy w jednym z liceów.

Eksperci: biuro ma rację

Zdaniem ekspertów co do zasady stołeczne Biuro Edukacji ma rację. W przypadku gdy szkoła organizuje wycieczkę i dyrektor szkoły jest stroną umowy, to on (jako reprezentujący gminę) będzie ponosił odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. To on ma osobowość prawną. Takiego zdania są Ministerstwo Edukacji Narodowej i liczni eksperci, których prosiliśmy o zdanie.

RAMKA 1

Stanowisko Ministerstwa Edukacji Narodowej

Od 2014 r. przepisy dotyczące organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki nie uległy zmianie. Nadal wycieczki mogą być organizowane w ramach zajęć lekcyjnych, pozalekcyjnych i pozaszkolnych. Zgodę na zorganizowanie wycieczki lub imprezy wyraża dyrektor szkoły, potwierdzając ją swoim podpisem na karcie wycieczki. W przypadku wycieczki zagranicznej i imprezy zagranicznej powinien zostać zawiadomiony organ prowadzący (gmina powiat itp.) i organ sprawujący nadzór pedagogiczny (kuratorium). Finansowanie wycieczek może się odbywać w ramach posiadanego budżetu albo ze środków pozabudżetowych.

rzecznik prasowy MEN

A to oznacza, że szkoły muszą ustalić procedury organizowania wycieczek: wprowadzić zmiany w regulaminach, z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować wyjazdy.

- Z zastrzeżeniem, że sposób opisany w pierwszym piśmie Biura Edukacji do dyrekcji szkół nie jest jedynym dopuszczalnym sposobem organizacji wycieczek szkolnych - zastrzega jednak radca prawny Krzysztof Wilk. - To pierwsze pismo było nieco ogólnikowe i mogło wywołać sporo zmieszania. Dopiero dodatkowe wyjaśnienia pokazują pełen obraz sytuacji i obowiązków, jakie mają szkoły - dodaje.

OPINIA EKSPERTA

To rodzice mogą zawrzeć umowę

@RY1@i02/2018/009/i02.2018.009.18300060a.101(c).jpg@RY2@

Krzysztof Wilk radca prawny

Rozwiązanie, które jest dopuszczalne, polega na zleceniu organizacji wypoczynku jako imprezy turystycznej w całości organizatorowi turystyki wpisanemu do rejestru organizatorów i pośredników. Dopuszczalność potwierdziło w dodatkowych wyjaśnieniach Biuro Edukacji warszawskiego Urzędu Miasta. W takim przypadku rodzice, nauczyciel lub dyrektor mogą wystąpić do organizatora z wnioskiem o przygotowanie oferty konkretnej wycieczki dla konkretnej grupy uczestników, np. uczniów jednej klasy. W dalszej kolejności rodzice uczniów powinni zawierać odrębne umowy z danym organizatorem w  sprawie udziału swoich dzieci w danej wycieczce, na skutek czego zobowiązanie obligacyjne powstanie wyłącznie pomiędzy rodzinami dzieci a organizatorem. Oznacza to, że na podstawie tak zawartych umów to rodzice będą dokonywali bezpośredniej zapłaty na rzecz organizatora i kwoty te nie będą kwotami wydatkowanymi przez placówkę oświatową. To oni także będą zawierali umowy z biurem podróży. Nie ma w tym przypadku konieczności zachowania zasady składania zapytania ofertowego do co najmniej trzech podmiotów, skoro bowiem szkoła nie jest stroną umowy, to nie mają zastosowania przepisy o zamówieniach publicznych.

Podkreślić należy jednak, że w przypadku tego rozwiązania, które jest znacznie dogodniejsze z punktu widzenia proceduralnego, dyrektor placówki w dalszym ciągu będzie ponosił odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników i właściwą organizację wyjazdu, na który wyraża zgodę, dlatego powinien mieć wpływ na wybór organizatora. Organizator zaś będzie w takim przypadku ponosił odpowiedzialność umowną za nienależyte wykonanie umowy bezpośrednio względem każdego z rodziców, z którym zawarł umowę.

Organizację wypoczynku może na siebie wziąć też jeden bądź kilkoro rodziców albo nauczyciel dzieci, działając na własną rękę, a nie z upoważnienia dyrektora placówki. Taki wariant dopuszcza art. 92c ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, dokładając jednak jeden bardzo istotny warunek - taka organizacja nie może mieć w żadnym wypadku celu zarobkowego. Oznacza to, że opłaty za wycieczkę pobrane od uczestników muszą dokładnie pokryć się z wszystkimi kosztami, takimi jak transport, nocleg, wyżywienie czy bilety wstępów. W przypadku jakiegokolwiek elementu zarobkowego organizacja taka mogłaby być uznana za zarobkową, a zatem byłaby prowadzeniem działalności gospodarczej organizatora turystyki bez posiadania obowiązkowego wpisu do rejestru. Rozwiązanie to ma również taką konsekwencję, że na organizatorze spoczywa odpowiedzialność za zdrowie i bezpieczeństwo dzieci tak jak na organizatorze profesjonalnym, który w tym zakresie musi być ubezpieczony. ⒸⓅ

Problem jest tym większy, że dotyczy nie tylko Warszawy. W wielu miejscowościach w kraju wycieczki są organizowane w sposób nie w pełni zgodny z regulacjami. Zwłaszcza wtedy, gdy finansowane są ze środków rady rodziców. Powszechną praktyką jest zbieranie pieniędzy na prywatne konta. - Zdarzało się, że środki były zbierane przez rodziców, wpłacane do firm turystycznych, a wycieczka nie dochodziła do skutku - mówi członek rady rodziców w jednej ze szkół podstawowych. Pytane przez nas o sposób postępowania w takich sytuacjach miasta wypracowały własne regulacje, praktycznie co miejscowość to inny sposób na dostosowanie się do rygorystycznych przepisów.

SONDA. Jak miasta radzą sobie z trudnymi przepisami

biuro prasowe w Kancelarii Prezydenta Miasta Lublina

W związku z centralizacją podatkową od 1 stycznia 2017 r. każda jednostka budżetowa działa w imieniu Gminy Lublin. We wszystkich jednostkach oświatowych prowadzonych przez Gminę Lublin przestrzegana jest zasada, aby operacje finansowe znajdowały odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Przepisy obligują do ujmowania wpływów z tytułu wycieczek szkolnych w księgach rachunkowych oraz podatkowych i ich wykazywania w deklaracjach VAT składanych przez Gminę Lublin. Działania z tym związane reguluje odpowiednia uchwała. W celu wykazania obrotu jednostek oświatowych z tytułu wycieczek obowiązkowe jest przyjmowanie wpłat wyłącznie za pośrednictwem rachunku bankowego jednostki. Wpływy i płatności za wycieczki nie mogą być dokonywane za pośrednictwem konta bankowego rady rodziców lub innych osób. Dopuszczone są dwa warianty:

1) każdy z rodziców/opiekunów dzieci dokonuje indywidualnie wpłaty gotówki na poczcie, w banku lub SKOK-u lub przelewa pieniądze na konto jednostki,

2) jeden z rodziców zbiera gotówkę od pozostałych rodziców i wpłaca zebrane pieniądze na konto szkoły (gotówką na poczcie, w banku, SKOK-u lub przelewem); w tym przypadku zbierać gotówkę może jedynie rodzic lub opiekun dziecka, nie zaś pracownik szkoły, ponieważ w tym przypadku obrót gotówkowy zostałby przypisany szkole, co wiązałoby się z koniecznością zainstalowania kasy fiskalnej.

Centralizacja podatkowa wymusiła także konieczność bezwzględnego przestrzegania zasady, aby na wszystkich umowach zawieranych przez jednostkę budżetową jako strona była wskazywana Gmina Lublin, a na wszystkich fakturach Gmina Lublin jako nabywca lub sprzedawca. Dyrektorzy szkół i placówek zawierają umowy z biurami turystycznymi jako Gmina Lublin reprezentowana przez np. Jana Kowalskiego - dyrektora szkoły podstawowej. Zawarcie umowy jest jednoczesnym zaciągnięciem zobowiązania finansowego, dlatego każda jednostka w projekcie budżetu na dany rok planuje przewidywaną wysokość dochodów i wydatków związanych z organizacją wycieczek szkolnych. Umowa nie może być podpisana bez obowiązującego planu finansowego. W przypadku ustalenia za niskiego planu jest możliwość zmiany jego wysokości w ciągu roku budżetowego. Powyższe rozwiązania dotyczą zarówno wycieczek szkolnych 5- czy 10-dniowych, jak i wyjazdów jednodniowych.

wydział komunikacji społecznej Urzędu Miasta Wrocławia

W pełni zgadzamy się z wyjaśnieniami oraz zasadami przedstawionymi w piśmie Biura Edukacji Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy z 21 czerwca 2017 r., skierowanym do dyrektorów szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez m.st. Warszawę. Zasady te i u nas były szczegółowo analizowane. W wyniku tego Rada Miejska Wrocławia podjęła 30 grudnia 2014 r. uchwałę nr V/13/14 zmieniającą uchwałę nr IV/16/10 w sprawie określenia samorządowych jednostek budżetowych, które gromadzą dochody na wydzielonym rachunku, źródła, z których dochody są gromadzone, ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planów finansowych dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania, wprowadzając nowe źródło dochodów wydzielonych i ich przeznaczenie.

W par. 3 pkt 22 określono, że źródłem dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku są wpłaty na wycieczki szkolne uczniów, a w par. 4 pkt 27 wskazano ich przeznaczenie na pokrycie wydatków związanych z organizacją wycieczek szkolnych dla uczniów. W ślad za tym opracowano i przesłano szkołom i placówkom oświatowym prowadzonym przez Miasto Wrocław zasady rozliczania wycieczek wraz z przykładowymi schematami księgowymi tych rozliczeń.

referat relacji z mediami, wydział komunikacji społecznej, Urząd Miasta Gdyni

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki kierownik wycieczki lub imprezy w szczególności: dysponuje środkami finansowymi przeznaczonymi na organizację wycieczki lub imprezy, dokonuje podsumowania, oceny i rozliczenia finansowego wycieczki lub imprezy po jej zakończeniu. Ponadto: "Działalność szkoły w zakresie krajoznawstwa i turystyki, w tym koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia kierowników i opiekunów wycieczek lub imprez, może być finansowana ze środków pozabudżetowych, a w szczególności:

1) z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie,

2) ze środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających na terenie szkoły,

3) ze środków wypracowanych przez uczniów,

4) ze środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkoły, a także osoby fizyczne i prawne" (par. 16, pkt 1-4 rozporządzenia).

Wobec powyższego zapisu w gdyńskich szkołach zarówno koszty wycieczek zagranicznych, jak i krajowych są finansowane z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczkach. Są one organizowane najczęściej we własnym zakresie w celu zmniejszenia kosztów, a nie przez biura turystyczne. W przypadku organizacji wycieczek przez biura umowę podpisuje najczęściej kierownik wycieczki, który dokonuje rozliczenia - w uzgodnieniu z dyrektorem. Szkoła, dyrektor czy rada rodziców nie są stronami powyższej umowy. Takie rozwiązania są zgodne z prawem i nie ma potrzeby, aby dyrektor podpisywał umowy z biurem turystycznym i rozliczał wycieczki ze środków na wydzielonym rachunku, ujętych w planie wydatków.

referat komunikacji społecznej wydziału kultury, promocji i komunikacji społecznej Urzędu Miasta Włocławek

W Gminie Miasto Włocławek problem ten do dnia dzisiejszego nie został zgłoszony przez żadnego z dyrektorów. Według obowiązujących przepisów to dyrektor szkoły odpowiedzialny jest w szczególności za zapewnienie bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom w czasie zajęć organizowanych przez szkołę. Zapewnia on bezpieczne i higieniczne warunki pobytu w szkole, a także bezpieczne i higieniczne warunki uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez szkołę poza obiektami należącymi do tych jednostek. Ponadto dyrektor szkoły wyraża zgodę na zorganizowanie wycieczek i imprez oraz zapewnia opiekę i bezpieczeństwo uczniom w sposób określony w przepisach prawa oświatowego. Odpowiedzialność za zorganizowanie wycieczki i imprezy ponosi dyrektor szkoły. Organ prowadzący jest na bieżąco informowany o odbywających się wycieczkach. Natomiast miasto stołeczne Warszawa wprowadziło swoje propozycje regulacji i jest to ich suwerenna decyzja.

kierownik biura prasowego Urzędu Miasta Krakowa

Ostatnia zmiana rozporządzenie w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki obowiązuje od 1 września 2014 r., zatem ten rok to już kolejny, w którym będą organizowane wycieczki na zasadach określonych w tym rozporządzeniu. Przepisy są stosowane u nas od chwili wejścia w życie. Sposób organizacji wycieczki, potrzebne dokumenty i stosowane procedury nie są uzależnione od czasu trwania wycieczki.

ⒸⓅ

Not. Paweł Sikora

Prawidłowa procedura, czyli co miał na myśli warszawski ratusz

Postępowanie zaproponowane przez stołeczny magistrat jest zgodne z prawem. Bardzo jednak utrudnia organizację wycieczek i wprowadza masę biurokracji

Powodem wprowadzenia obostrzeń były napływające do Biura Edukacji sygnały dotyczące nieprawidłowości związanych z rozliczaniem wyjazdów i wycieczek organizowanych dla uczniów przez placówki oświatowe. Z interwencją wystąpił do biura m.in. miejski rzecznik konsumentów w Warszawie.

- Do rzecznika zaczęły wpływać skargi rodziców na dyrektorów niektórych szkół, którzy zawierają umowy na organizacje szkolnych wycieczek, wskazując, bez konsultacji, jako płatników rodziców, grupę rodziców, trójkę klasową czy radę rodziców, a nie szkołę. Rodzice nagle dowiadywali się więc, że mają zapłacić za wycieczkę określoną kwotę, nie wiedząc, na jakiej podstawie. Zdarzało się, że płacić mieli także ci rodzice, którzy nie planowali wysyłać dziecka na wycieczkę albo wiedzieli, że w danym terminie nie będzie ono mogło pojechać. Dochodziło więc do sytuacji, że kto inny podpisywał umowę, a kto inny bez uzgodnienia z nim był płatnikiem - opisuje Marcin Litwinowicz, naczelnik wydziału finansów i infrastruktury oświaty w Biurze Edukacji m.st. Warszawy. - Rzecznik zwrócił się do nas z prośbą o uregulowanie i ujednolicenie zasad.

WAŻNE

MEN podkreśla, że z par. 16 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki nie można wywieść prawa rady rodziców (czy samych rodziców) do bezpośredniego finansowania wycieczek szkolnych, na organizację których umowę podpisał dyrektor szkoły lub placówki oświatowej.

Biuro posłuchało prośby i postanowiono kompleksowo uporządkować sprawę organizacji wycieczek. 21 czerwca 2017 r. rozesłano do dyrektorów warszawskich szkół i placówek oświatowych wspomniane wcześniej pismo, wskazujące, jak powinna wyglądać procedura zawierania umów z biurami podróży oraz rozliczania wyjazdów i wycieczek szkolnych organizowanych dla uczniów. - W pierwszym piśmie zwróciliśmy uwagę, że zgodnie z przepisami nie ma takiej możliwości, aby dyrektorzy podpisujący umowę na organizację wycieczki szkolnej wskazywali jako płatników rodziców, radę rodziców czy kogokolwiek innego - wyjaśnia Marcin Litwinowicz. W piśmie biuro określiło kilka kwestii.

RAMKA 2

Na co ma zwracać uwagę organizator

● Dyrektor szkoły, jako organ działający w imieniu miasta na podstawie otrzymanego pełnomocnictwa, zawiera umowę na organizację wycieczki, w tym tzw. zielonych szkół.

● Wszelkie umowy, w tym na organizację wycieczek, wiążą się z zaciągnięciem zobowiązania finansowego. To zaś ma określone konsekwencje, wynikające z przepisów oświatowych i finansowych.

● Dyrektor szkoły lub placówki oświatowej, jako kierownik samorządowej jednostki budżetowej, może, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki (art. 261 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077; dalej: u.f.p.). To także dyrektor dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły (art. 68 ust. 1 pkt 5 ustawy z 16 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, Dz.U. z 2017 r., poz. 59 ze zm.; dalej: prawo oświatowe). Przy czym elementem planu finansowego szkoły jest plan wydatków budżetowych (art. 11 u.f.p.) oraz plan wydatków finansowanych z wydzielonego rachunku (art. 223 ust. 3 u.f.p.). Dlatego każda umowa zawarta przez dyrektora placówki oświatowej musi znajdować pokrycie w planie wydatków budżetowych lub planie wydatków finansowanych w ramach wycielonego rachunku.

ⒸⓅ

Nie na prywatny rachunek

Kwestie związane z wydzielonym rachunkiem wzbudziły najwięcej wątpliwości wśród dyrekcji szkół i nauczycieli.

- W piśmie z czerwca zeszłego roku zwróciliśmy przede wszystkim uwagę na to, że dyrektor szkoły, podpisując umowę, musi mieć świadomość, iż działa w imieniu miasta i to w jego imieniu zaciąga zobowiązanie, a nie w imieniu rodziców. W związku z tym zasadne jest, aby jedyna zmiana w dotychczasowej praktyce finansowania wycieczek szkolnych polegała na tym, że w przypadku podpisania przez dyrektora szkoły umowy z biurem podróży rodzice wpłacali pieniądze na wydzielony rachunek. Chodzi o to, by środki przeszły przez rachunek szkoły, o którym mowa w art. 223 ust. 3 u.f.p. - przekonuje Marcin Litwinowicz. - Jest to rachunek, na który rodzice dokonują różnego rodzaju wpłat, np. darowizn na rzecz szkoły, opłat za żywienie czy wyjście do teatru. Kwot zgromadzonych na tym rachunku szkoła nie musi odprowadzać do budżetu miasta, przeznacza je bezpośrednio na swoje potrzeby.

Dwie sytuacje

Zdaniem MEN trzeba rozróżnić dwie sytuacje w zależności od źródła finansowania. W przypadku środków budżetowych sprawa pozostaje stosunkowo prosta: istotne jest to, że finansowanie wycieczek wiąże się "ze wszystkimi obowiązkami wynikającymi z organizacji szkoły/placówki jako jednostki budżetowej, tj. jednostki organizacyjnej w sektorze finansów publicznych, która nie jest obdarzona osobowością prawną. Dyrektor szkoły/placówki oświatowej jest kierownikiem samorządowej jednostki budżetowej i bez otrzymanego pełnomocnictwa od organu prowadzącego oraz bez posiadanych w budżecie środków nie może zawierać umów w jego imieniu".

Bardziej skomplikowana jest sytuacja druga, gdy w grę wchodzi finansowanie z innych niż budżetowe źródeł. MEN przypomina, że zasady finansowania wycieczek i imprez szkolnych ze środków pozabudżetowych określa par. 16 rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu z 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz.U. z 2001 r. nr 135, poz. 1516 ze zm.). Przewiduje on, że działalność szkoły w zakresie krajoznawstwa i turystyki, w tym koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia kierowników i opiekunów wycieczek lub imprez, może być finansowana ze środków pozabudżetowych, a w szczególności:

1) z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie,

2) ze środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających na terenie szkoły,

3) ze środków wypracowanych przez uczniów,

4) ze środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkoły, a także osoby fizyczne i prawne.

MEN podkreśla, że z par. 16 rozporządzenia nie można jednak wywieść prawa rady rodziców (czy samych rodziców) do bezpośredniego finansowania wycieczek szkolnych, na organizację których umowę podpisał dyrektor szkoły lub placówki oświatowej.

- Status rady rodziców określają art. 83 i 84 prawa oświatowego. Rada rodziców jest wewnętrznym organem szkoły (społecznym) i odpowiednio organem samorządowej jednostki organizacyjnej. Rada rodziców może gromadzić środki finansowe z dobrowolnych składek i innych źródeł. Jako organ samorządowej jednostki organizacyjnej (szkoły) rada nie ma jednak osobowości i zdolności do czynności prawnych, nie może zatem samodzielnie zawierać umów i realizować faktur, dokonywać zakupów - przypomina Anna Ostrowska, rzecznik prasowy resortu. Dlatego zdaniem MEN organizacja współdziałania finansowego rady rodziców ze szkołą (w poprawnej formule) powinna obywać się w oparciu o subkonto zakładane na rachunku bankowym szkoły i zasady ustalone w regulaminie działalności rady. Rozwiązanie takie nie rodzi bowiem większych problemów formalnych w zakresie obsługi księgowej.

Z konta rady

Część rad rodziców ma jednak odrębne od szkoły konta bankowe na rachunkach prywatnych. Nie jest to niezgodne z przepisami (art. 84 ust. 7 prawa oświatowego). Jednak rodzi to dodatkowe trudności. Gromadzenie przez radę rodziców środków finansowych poza szkołą może rodzić trudności ze sfinansowaniem wsparcia zadań statutowych szkoły. Dyrektor szkoły publicznej (samorządowej jednostki organizacyjnej) nie może bowiem automatycznie wskazywać tych środków jako źródła finansowania wybranych zadań szkoły (nawet jeśli kwota jest w całości uzgodniona z radą rodziców), bez narażenia się na sankcje wynikające z przepisów ustawy o odpowiedzialności dyscyplinarnej (podjęcie zobowiązania finansowego bez pokrycia). Środki gromadzone na kontach rady rodziców powinny więc ostatecznie trafić na konto szkoły.

WAŻNE

Jedyną dopuszczalną formą zlecania zewnętrznym firmom (np. biurom podróży) organizacji wycieczek i imprez szkolnych jest zawarcie z nimi umowy przez dyrektora szkoły lub placówki oświatowej. Źródłem finansowania takich umów mogą być wyłącznie środki budżetowe szkoły albo środki zgromadzone na wydzielonym subkoncie szkoły.

- Zewnętrzne konto oznacza konieczność wypracowania dodatkowych procedur. Rada rodziców, która decyduje się na uruchomienie odrębnego konta, powinna w regulaminie działalności (zasady wydatkowania zgromadzonych środków) opisać sposób uprzedniego uzgadniania kwoty i transferowania środków finansowych na konto szkoły. Taka sytuacja pozwoli wykonywać dyrektorowi szkoły zadania przypisane kierownikowi samorządowej jednostki organizacyjnej bez zbędnej zwłoki i wątpliwości co do zgodności działania z przepisami prawa - tłumaczy Anna Ostrowska.

RAMKA 3

Planowanie wydatków i dochodów szkoły

W terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego (JST), czyli najpóźniej do 22 listopada, organ wykonawczy przekazuje podległym jednostkom, w tym szkołom i placówkom oświatowym, informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych (art. 248 ust. 1 u.f.p.).

Jednostki podległe JST, w tym szkoły i placówki oświatowe, opracowują projekty swoich planów finansowych w terminie 30 dni od otrzymania informacji od organu wykonawczego JST, nie później jednak niż do 22 grudnia (art. 248 ust. 2 u.f.p.). Projekty planów finansowych są sporządzane w szczegółowości dział, rozdział i paragraf (par. 5 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1542; dalej: rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych).

Zarządy jednostek samorządu terytorialnego weryfikują otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników samorządowych jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy (par. 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych).

Projekty planów finansowych jednostek podległych JST zatwierdzone przez organ wykonawczy stanowią podstawę gospodarki finansowej tych jednostek, a więc m.in. szkół i placówek oświatowych od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej (par. 7 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych).

W terminie 21 dni od podjęcia uchwały budżetowej JST (czyli do 21 stycznia, a w uzasadnionych przypadkach do 21 lutego) organ wykonawczy JST przekazuje podległym jednostkom informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu (art. 249 ust. 1 u.f.p.).

Jednostki organizacyjne JST, w tym szkoły i placówki oświatowe, dostosowują projekty planów do uchwały budżetowej (art. 249 ust. 2 u.f.p.) w ciągu 14 dni od uzyskania tej informacji (par. 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych).

ⒸⓅ

Jak ująć wycieczki w budżecie

Przypomnienie przez warszawskie Biuro Edukacji zasady finansowania wycieczek szkolnych pociągnęło za sobą liczne pytania i wątpliwości, w tym dotyczące planowania takich imprez i zasad płatności. W biurze rozdzwoniły się telefony. Do dyrektorów stołecznych szkół i placówek oświatowych 21 listopada 2017 r. trafiło pismo wyjaśniające najważniejsze przepisy oraz zasady organizowania i finansowania wycieczek szkolnych.

Biuro odniosło się w nim m.in. do pytań, czy już na początku roku trzeba zaplanować wszystkie wycieczki i czy w takim razie trzeba mieć również na ten cel zarezerwowane pieniądze?

- W piśmie z listopada 2017 r. zwróciliśmy uwagę dyrektorom szkół oraz dzielnicowym biurom finansów oświaty, które prowadzą księgową obsługę szkół, że środki na wycieczki szkolne powinny być zaplanowane na cały rok budżetowy - mówi Marcin Litwinowicz.

Zdaniem naczelnika Litwinowicza powinno wyglądać to tak, że dyrektor na podstawie wcześniejszych lat i biorąc pod uwagę inflację, zaplanuje, po konsultacji z gronem pedagogicznym i przedstawicielami rodziców, że na dany rok wyda na wycieczki określoną kwotę. Kwotę tą planuje się na etapie projektowania budżetu szkoły, w planie rachunku wydzielonego; po stronie dochodów - planowane wpłaty rodziców, a po stronie wydatków - planowane koszty wycieczek. Oczywiście, jak potwierdził MEN, dyrektor szkoły może zaplanować na wycieczki w budżecie szkoły środki własne, ale w praktyce najczęściej - ponieważ wycieczki finansowane są głównie z wpłat rodziców - będzie to plan wydzielonego rachunku.

RAMKA 4

Obowiązki dyrektora szkoły według MEN

W odpowiedzi na pytania dotyczące zasad organizacji wycieczek szkolnych Ministerstwo Edukacji Narodowej przypomniało, że dyrektor zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pobytu w szkole lub placówce, a także bezpieczne i higieniczne warunki uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez szkołę lub placówkę poza obiektami należącymi do tych jednostek (rozdział 3 rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu z 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach; Dz.U z 2003 r. nr 6, poz. 69 ze zm.). Organizacja krajoznawstwa i turystyki przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki nie jest przy tym obowiązkowa.

Przepisy oświatowe określają dwie formy krajoznawstwa i turystyki:

● przedmiotowe - inicjowane i realizowane przez nauczycieli w celu uzupełnienia obowiązującego programu nauczania, w ramach danego przedmiotu lub przedmiotów pokrewnych,

● wycieczki krajoznawczo-turystyczne, w których udział nie wymaga od uczestników przygotowania kondycyjnego i umiejętności specjalistycznych;

● krajoznawczo-turystyczne, takie jak biwaki, konkursy, turnieje,

● turystyki kwalifikowanej i obozy wędrowne, w których udział wymaga od uczestników przygotowania kondycyjnego i umiejętności specjalistycznych, w tym posługiwania się specjalistycznym sprzętem,

● imprezy wyjazdowe - związane z realizacją programu nauczania, takie jak zielone szkoły, szkoły zimowe, szkoły ekologiczne.

Karta wycieczki zatwierdzona przez dyrektora szkoły zawiera: program wycieczki, listę uczestników, imię i nazwisko kierownika oraz liczbę opiekunów.

Wycieczkę przygotowuje się pod względem programowym i organizacyjnym, a następnie informuje się uczestników o podjętych ustaleniach, a w szczególności o: celu, trasie, harmonogramie i regulaminie.

Udział uczniów niepełnoletnich w wycieczkach, z wyjątkiem przedmiotowych odbywających się w ramach zajęć lekcyjnych, wymaga zgody ich przedstawicieli ustawowych.

Dyrektor szkoły wyznacza kierownika wycieczki lub imprezy spośród pracowników pedagogicznych szkoły o kwalifikacjach odpowiednich do realizacji określonych form krajoznawstwa i turystyki. Zadania kierownika określone zostały w par. 16 rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu z 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz.U. z 2001 r. nr 135, poz. 1516 ze zm.), ale nie wyczerpują one katalogu zadań do realizacji określonych przez założone cele.

Zatem zawsze organizatorem krajoznawstwa i turystyki dla uczniów lub wychowanków danej szkoły lub placówki, tj. wycieczek i imprez szkolnych, jest dyrektor szkoły lub placówki, bez względu na to, czy skorzysta z usługi organizacji wyjazdu przez biuro podróży.

ⒸⓅ

- Po przyjęciu budżetu miasta i planów finansowych jednostek organizacyjnych dyrektor może podpisywać umowy na organizacje wycieczek szkolnych do założonej w planie finansowym kwoty. Nie ma też problemu, jeżeli w ciągu roku zaistnieje konieczność/możliwość zorganizowania dodatkowych wycieczek, które przekroczą założoną w planie finansowym kwotę. Wtedy dyrektor szkoły musi zgłosić do dzielnicowego biura finansowania oświaty zmiany w budżecie zakładające zwiększenie o wymagane środki kwoty wydatków i dochodów. W takiej sytuacji zmiany zostaną rozpatrzone na najbliższej sesji Rady Warszawy - informuje Marcin Litwinowicz.

Zaplanowanie środków od razu na cały rok skutkuje tym, że zmian budżetowych nie trzeba zgłaszać przy okazji każdej wycieczki, czego obawiali się dyrektorzy szkół.

- Zmiany w planie dyrektor zgłosi dopiero wtedy, gdy przekroczy założoną na dany rok kwotę wydatków na wycieczki szkolne. Plan tych wydatków dotyczy bowiem łącznej kwoty, za jaką dana szkoła chce zorganizować wycieczki, a nie konkretnych imprez. Gdy dyrektor zaplanuje kwoty na wycieczki w takiej samej wysokości, w jakiej zostaną wydane w ciągu roku, albo trochę wyższej, to nie musi w ogóle zgłaszać zmian w budżecie w trakcie roku - przypomina Marcin Litwinowicz.

WAŻNE

Przed zawarciem umowy z biurem podróży dyrektor szkoły lub placówki oświatowej nie musi mieć środków na wydzielonym rachunku, musi mieć je tylko zaplanowane w planie wydatków i dochodów. Wpłaty od rodziców powinny zostać jednak zebrane przed terminem uregulowania płatności na rzecz firmy świadczącej usługi turystyczne.

Wątpliwości dyrektorów szkół dotyczyły także kwestii gromadzenia środków na wydzielonym rachunku, w tym przede wszystkim, czy środki te należy mieć na rachunku przed podpisaniem umowy z biurem podróży. Warszawskie Biuro Edukacji jednoznacznie stwierdza, że nie ma takiej potrzeby. Jak wyjaśniono, jeżeli szkoła posiada w planie wydzielonego rachunku zaplanowane wydatki na wycieczki, to dyrektor może podpisać umowę przed zebraniem środków od rodziców. Wpłaty od rodziców powinny zostać zebrane najpóźniej przed terminem uregulowania płatności na rzecz firmy świadczącej usługi turystyczne. Wynika to z art. 261 u.f.p., który przewiduje, że kierownik samorządowej jednostki budżetowej może w celu realizacji zadań zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki.

Jednocześnie co do zasady, w sytuacji gdy płatnikiem jest szkoła, zapłata za usługę powinna nastąpić dopiero po jej wykonaniu. - Firmy świadczące usługi turystyczne prowadzą jednak specyficzną działalność, a całość lub część swojego wynagrodzenia pobierają zazwyczaj jeszcze przed wykonaniem usługi. W konsekwencji dopuszczalne jest dokonanie przez szkołę zaliczkowej zapłaty na rzecz np. biura podróży, w terminach i w wysokości określonych w treści umowy - wyjaśnia przedstawiciel biura.

Darowizna jednak niekoniecznie

Zamieszanie wywołała sprawa sposobu przekazania środków zgromadzonych przez rodziców na konto szkoły. W pierwszym piśmie Biuro Edukacji wskazało, że wpłaty rodziców powinny być przekazywane jako darowizny. Potem jednak wycofało się z tak kategorycznego stawiania sprawy. W listopadowym piśmie warszawskie Biuro Edukacji wyraźnie już jednak stwierdziło, że wpłata rodzica na wycieczkę szkolną nie musi być traktowana jako darowizna. Biuro odsyła w tym zakresie do wspomnianego już w opinii MEN par. 16 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki. Przypomnijmy, że przepis ten wyraźnie umożliwia finansowanie wycieczek szkolnych z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie albo ze środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkoły, a także osoby fizyczne i prawne.

O takiej możliwości w przypadku Warszawy wyraźnie wypowiedzieli się także radni. W uchwale m.st. Rady Warszawy nr LXXXVIII/2592/2010 z 26 sierpnia 2010 r. w sprawie wydzielonych rachunków niektórych jednostek budżetowych m.st. Warszawy oraz dochodów gromadzonych na tych rachunkach w par. 4 ust. 1 pkt 11 dopuszcza się, aby środki na tych rachunkach pochodziły m.in. z wpłat podmiotów realizujących wspólnie z jednostką akcje o charakterze edukacyjnym, wychowawczym lub sportowym. Jak stwierdza warszawskie Biuro Edukacji, wśród tych podmiotów są także osoby fizyczne. W konsekwencji "możliwe jest, aby wpłaty na wydzielony rachunek związane z wycieczką traktowane były i opisywane wprost jako wpłaty dotyczące konkretnej wycieczki szkolnej".

WAŻNE

Szkoły mają obowiązek wystawić pokwitowanie rodzicom, którzy wpłacili środki na wycieczkę szkolną na wydzielony rachunek.

- Szkoły mają też obowiązek wystawić pokwitowanie rodzicom, którzy wpłacili środki na wycieczkę szkolną na wydzielony rachunek - przypomina Marcin Litwinowicz.

W przypadku wpłat na radę rodziców potwierdzenie powinna wystawić rada rodziców.

Zamówienia publiczne, a może chociaż społeczne?

Powstają pytania, jak prawidłowo szkoły powinny wyłaniać wykonawców oraz czy i kiedy obowiązuje konieczność organizacji przetargów. Odpowiedź nie jest prosta

Przy takiej interpretacji przepisów pojawiają się pytania o organizację wycieczek szkolnych z punktu widzenia zamówień publicznych. Stołeczne Biuro Edukacji uważa, że powyżej 30 tys. euro istnieje konieczność zorganizowania przetargu. - Szkoła powinna stosować wewnętrzny regulamin udzielania zamówień do 30 tys. euro. Przy czym powinien być on tak skonstruowany, aby środki były wydatkowane w sposób celowy i najbardziej racjonalny. Dotyczy to nie tylko środków własnych szkoły, lecz także tych, które wpłyną na wydzielony rachunek szkoły - przekonuje Marcin Litwinowicz.

Inna sprawa, zdaniem przedstawiciela biura, to sytuacja, gdy łączny koszt wycieczek przekracza określony próg. Trzeba wówczas zorganizować przetarg. Tyle że robiłaby to już nie szkoła, ale miasto.

Rodzice mogą wskazać

W ocenie warszawskiego Biura Edukacji przy zamówieniach o wartości poniżej 30 tys. euro, jeżeli tylko wycieczka jest w 100 proc. finansowana z wpłat rodziców wniesionych na wydzielony rachunek, to mogą oni wskazać konkretną firmę/biuro podróży, które wykona usługę. Biuro Edukacji radzi szkołom wpisanie do wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień o wartości do 30 tys. euro zapisu: "Dopuszcza się udzielenie zamówienia na usługi związane z organizacja wyjazdu lub wycieczki szkolnej po przeprowadzeniu negocjacji tylko z jednym wykonawcą wskazanym przez rodziców lub radę rodziców, pod warunkiem że wydatki związane z wyjazdem lub wycieczką pokrywane są w całości z wpłat pochodzących od rodziców, rady rodziców lub innych osób fizycznych i prawnych (np. fundacji, stowarzyszeń)". Podkreśla jednak, że ostateczna decyzja w sprawie wyboru wykonawcy usługi turystycznej, hotelowej lub transportowej zawsze należy do dyrektora szkoły, gdyż to on odpowiada za organizację wycieczki, a w szczególności za bezpieczeństwo dzieci.

Biorąc pod uwagę stanowisko Biura Edukacji, szkoły, które rocznie wydają na wycieczki szkolne do 30 tys. euro, nie mają więc problemu. Jednak dyrektorzy placówek, których budżet na ten cel przekracza próg unijny, zastanawiają się, jak w skali roku szacować ich wartość. Czy każda wycieczka to oddzielne zamówienie, czy też wycieczki zaplanowane na cały rok należy traktować jako jedno zamówienie, udzielane ewentualnie w postępowaniach częściowych? Niestety, nie ma prostej odpowiedzi na to pytanie.

- Jeżeli dyrektor szkoły zaplanował, jakie wycieczki będą organizowane w ciągu roku, i zostały one wpisane do budżetu jednostki, to na pewno zachodzi tożsamość czasowa zamówienia - twierdzi dr Andrzela Gawrońska-Baran, radca prawny, ekspert w zakresie zamówień publicznych i była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych.

Tożsamość czasowa zamówienia, czyli możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie, to jedna z najważniejszych przesłanek branych pod uwagę przy ustalaniu, czy chodzi o jedno, czy o odrębne zamówienia. Kolejne kryterium istotne z tego punktu widzenia dotyczy możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

- Czy zachodzi tożsamość wykonawcy? Czy jeden wykonawca może wykonać wszystkie zlecone wycieczki? Nie jest to przecież niemożliwe. Najwyżej w postępowaniu przetargowym zgłosi się firma, która wejdzie w kooperację z innymi podmiotami na rynku i w ten sposób zrealizuje zamówienie. Można też sobie wyobrazić podzielenie zamówienia na organizację wycieczek szkolnych w ciągu roku na części w ramach jednego postępowania - przesądza Andrzela Gawrońska-Baran.

Kolejna wątpliwość dotyczy przedmiotu zamówienia. Czy poszczególne wycieczki są tym samym przedmiotem z punktu widzenia przepisów o zamówieniach publicznych?

- Trudno mi powiedzieć, że poszczególne wycieczki organizowane przez szkołę są czymś innym z punktu widzenia przepisów o zamówieniach publicznych. One, oczywiście, różnią się w praktyce, tylko czy jest to taka różnica, która uzasadniałaby odrębne oszacowanie tych zamówień? Moim zdaniem, wycieczki mogą być udzielane w odrębnych postępowaniach, ale ich wartość powinna być szacowana łącznie. Gdyby więc wszystkie wycieczki zaplanowane na dany rok przekroczyły wartość 30 tys. euro, to musiałyby być stosowane przepisy o zamówieniach publicznych. Czy zamówienia udzieli się w jednym postępowaniu, czy w częściach, np. na początku i w połowie roku, to nie ma już znaczenia z tego punktu widzenia - przesądza Andrzela Gawrońska-Baran.

WAŻNE

Przy zamówieniach związanych z organizacją wycieczek szkolnych warto rozważyć, czy nie są to zamówienia na usługi społeczne. A w takim wypadku próg, który wyznacza obowiązek przeprowadzenia przetargu, wzrasta aż do 750 tys. euro.

Podobny problem był rozpatrywany na gruncie unijnym w 2010 r. w związku z grupowymi ubezpieczeniami pracowników instytucji publicznych. W wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 15 lipca 2010 r. w sprawie Komisja Europejska vs. Republika Federalna Niemiec o sygn. C-271/08 uznał, że choć w praktyce środki na opłacenie ubezpieczenia pochodzą od pracowników, to umowę zawiera pracodawca publiczny, który ma obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. W efekcie wielu pracodawców wycofało się z oferowania pracownikom ubezpieczeń grupowych. Wycieczki szkolne są bardzo podobnym przypadkiem.

O opinię w tej sprawie poprosiliśmy także Urząd Zamówień Publicznych.

RAMKA 5

Stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych

W świetle przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 (dalej: p.z.p. - przyp. red.) ustalenie, czy w danych okolicznościach faktycznych zamawiający będzie miał do czynienia z jednym zamówieniem publicznym, czy też z kilkoma zamówieniami odrębnymi powinno zostać dokonane w oparciu o kryterium podobnego lub tożsamego przeznaczenia, tj. zamówień mających zasadniczo te same lub podobne funkcje, techniczne lub gospodarcze (element przedmiotowy) oraz możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę (element podmiotowy). Ponadto w przypadku obowiązku łączenia wartości zamówień konieczne jest stwierdzenie, iż zamawiający jest w stanie przewidzieć konieczność udzielenia określonych zamówień w określonym czasie (tzw. tożsamość czasowa zamówienia). Oznacza to, że obowiązkiem zamawiającego jest uwzględnienie w ramach jednego postępowania lub kilku procedur opartych na dyspozycji art. 32 ust. 4 p.z.p. wszystkich jednorodzajowych zamówień, których konieczność realizacji jest mu znana na etapie wszczęcia postępowania. Zamówienia, które nie spełniają powyższych przesłanek, co do zasady traktuje się jako zamówienia odrębne. To oznacza, że wartość każdego zamówienia powinna być szacowana oddzielnie na podstawie art. 32 ust. 1 p.z.p.

Zamawiający udzielający zamówienia na organizację wycieczek szkolnych powinien dokonać także kompleksowej analizy, czy w określonych okolicznościach, z uwagi na charakter przedmiotu zamówienia, określone usługi mogą zostać zakwalifikowane jako usługi społeczne lub inne szczególne usługi, o których mowa w rozdziale 6 działu III p.z.p.

dyrektor departamentu informacji edukacji i analiz systemowych Urząd Zamówień Publicznych

W przypadku wycieczek szkolnych można także rozważyć zastosowanie tzw. umowy ramowej. Jak wyjaśnia UZP, w przypadku gdy specyfika prowadzonej przez zamawiającego działalności uniemożliwia ustalenie zakresu oraz wartości zamówienia pokrywającego jego ewentualne zapotrzebowanie na określonego rodzaju dostawy, usługi lub roboty budowlane, z uwagi na obiektywny brak możliwości jego przewidzenia, zasadne wydaje się rozważenie możliwości zawarcia umowy ramowej z jednym lub większą liczbą wykonawców (art. 101a p.z.p.). Umożliwiłoby to zamawiającemu dokonywanie zakupów stosownie do zaistniałego w danej chwili zapotrzebowania, aż do wyczerpania limitów określonych umową.

Społeczne zyski

Zaletą zamówień społecznych jest zdecydowanie wyższy próg konieczności stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. W ich przypadku to 750 tys. euro, czyli - licząc po dzisiejszym kursie euro: grubo ponad 3 mln zł. Poniżej tego progu można udzielać zamówień społecznych (art. 138o ust. 1 p.z.p.), np. na podstawie wewnętrznego regulaminu, o którym wspomina Marcin Litwinowicz.

Do usług społecznych zaliczają się jedynie te, które wymieniono w:

● załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 94, s. 65.) oraz

● załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 94, s. 243 ze zm.).

Będą to m.in. usługi zdrowotne, społeczne i pokrewne, usługi administracyjne w zakresie edukacji, opieki zdrowotnej i kultury, usługi hotelowe i restauracyjne oraz świadczenie usług na rzecz społeczności.

Biorąc pod uwagę opinię UZP, nie można jednoznacznie stwierdzić, jak szacować wartość wycieczek szkolnych organizowanych przez szkołę w ciągu roku. Problem jest poważny, dlatego jednostki samorządu terytorialnego będące organami prowadzącymi zdecydowanej większości szkół w Polsce powinny przeanalizować zasady organizowania wycieczek szkolnych pod kątem stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.

OPINIE EKSPERTÓW

Kluczem udział wartościowy

@RY1@i02/2018/009/i02.2018.009.18300060a.803.jpg@RY2@

Artur Wawryło ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych Sp. z o.o.

Jak wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia dla imprez typu zielona szkoła, zasadniczo obejmuje ono m.in. takie elementy, jak transport, zakwaterowanie, wyżywienie. W szczególności usługi transportowe nie należą do kategorii usług społecznych. Jednak zgodnie z art. 5c ust. 2 p.z.p. dla ustalenia, jakie przepisy ustawy (klasyczne czy społeczne) znajdą zastosowanie dla takiego mieszanego przedmiotu zamówienia, stosuje się klucz udziału wartościowego poszczególnych części w całości zamówienia. Zatem jeśli wartość usług tzw. społecznych w ramach całego przedmiotu zamówienia jest większa od pozostałych, to zamówienie będzie udzielane w reżimie społecznym, czyli uproszczonym.

(Szersze wyjaśnienia na temat usług społecznych zamieścimy w tygodniku Samorząd i Administracja - przyp. red.). ⒸⓅ

Dyrektor placówki oświatowej w roli głównej

@RY1@i02/2018/009/i02.2018.009.18300060a.804.jpg@RY2@

Robert Siwik Kancelaria Prawa Zamówień Publicznych Robert Siwik

W przypadku konieczności stosowania prawa zamówień publicznych przez placówki oświatowe, np. w sytuacji zakupu we własnym imieniu przez szkołę usługi kompleksowej organizacji wyjazdu uczniów określonych klas na zieloną szkołę, kierownikiem zamawiającego w rozumieniu p.z.p. będzie dyrektor szkoły lub placówki oświatowej (działający na podstawie stosownych pełnomocnictw, np. wójta, patrz art. 47 ustawy o samorządzie gminnym z 8 marca 1990 r.; t.j. Dz.U z 2017 r. poz. 1875 ze zm.) i z tego tytułu będzie ponosił on odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także za zawarcie umowy. Takiego zamawiającego będzie dotyczył także obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 p.z.p.

Samodzielna organizacja przetargu przez taką jednostkę nie pozbawia dopuszczalnej prawem możliwości udzielenia dyrektorowi szkoły pełnomocnictwa do przygotowania i/lub przeprowadzenia postępowania (patrz art. 15 ust. 2 i 3 p.z.p.) dotyczącego tej szkoły. W takiej sytuacji dyrektor szkoły będzie działał jako pełnomocnik zamawiającego, tj. gminy.

Przy zamawianiu usługi organizacji wycieczki nie można również wykluczyć sytuacji, że charakter imprezy będzie determinował jej kwalifikację jako usługę społeczną lub inną szczególną usługę, o których mowa rozdziale 6 działu III p.z.p. Do takich usług zalicza się np. usługi administracyjne w zakresie edukacji kultury, tj. np. usługi edukacyjne i szkoleniowe, usługi w zakresie organizowania seminariów, imprez, imprez kulturalnych, usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, hotelarskie usługi noclegowe czy usługi restauracyjne i podawania posiłków. Wówczas do takiego postępowania na usługi społeczne, jeżeli wartość zamówienia będzie wyższa niż 30 tys. euro i nie przekroczy wyrażonej jednocześnie w złotych równowartość kwoty 750 tys. euro, znajdzie zastosowanie art. 138o ust. 2-4 p.z.p., w pozostałym zakresie p.z.p. się nie stosuje.

ⒸⓅ

Jest metoda na wyjazd bez biurokracji

Eksperci wskazują sposób, by uciążliwe obowiązki związane z procedurą zamówień publicznych pominąć i zorganizować wycieczkę bez zbytniego formalizmu. Kluczowy warunek: stroną umowy nie może być dyrektor szkoły

Czy jest sposób na to, by ominąć całą biurokrację? Okazuje się, że tak: rodzice mogą bezpośrednio umówić się z firmą świadczącą usługi związane z wycieczką szkolną i rozliczyć się z nią bez udziału szkoły. To pozwoli pominąć uciążliwe procedury zamówień publicznych.

Przyznają to eksperci. - Prawo zamówień publicznych nie będzie miało zastosowania w przypadku, gdy płatnikiem za wycieczkę będą rodzice. Jeżeli to rodzice zawrą umowę z wykonawcą i to oni zapłacą za usługę - uważa radca prawny Andrzela Gawrońska-Baran.

Warszawskie Biuro Edukacji przyznaje: to rozwiązanie dopuszczalne. Podkreśla, że jeżeli rodzice, w uzgodnieniu z dyrektorem szkoły, uznają za celowe rozliczenie się bezpośrednio z firmą świadczącą usługi związane z wycieczką, to działanie takie jest dopuszczalne pod warunkiem jednak, że stroną ewentualnej umowy, z której wynika obowiązek zapłaty nie będzie szkoła. Stroną umowy nie może być także rada rodziców, gdyż nie posiada ona odrębnej osobowości prawnej ani zdolności do czynności prawnych.

Jednocześnie warszawskie Biuro Edukacji przestrzega, że rozliczenie się z firmą bezpośrednio przez rodziców nie zwalnia dyrektora szkoły z odpowiedzialności za bezpieczeństwo dzieci i właściwą organizację wyjazdu, na który wyraża zgodę. Również MEN wskazuje, że może być to praktyczny, wygodny sposób organizacji takich wycieczek.

W praktyce można sobie wyobrazić sytuację, że rodzice wyszukują firmy (wskazane jest wysłanie zapytań ofertowych do kilku), firmy przedstawiają ofertę, rodzice lub nauczyciel dokonują wyboru. I przedstawiciel firmy z każdym z rodziców podpisuje umowę.

Zdaniem MEN alternatywną możliwością jest... założenie stowarzyszenia rodziców.

- Rodzice nie są ograniczeni przepisami prawa w zakresie możliwości założenia stowarzyszenia wspierającego szkołę. Wówczas uzyskują oni wszystkie możliwości prowadzenia autonomicznej gospodarki finansowej, w tym dokonywania wszelkich zakupów w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność z wyłączeniem rygorów przewidzianych dla gospodarki środkami publicznymi - proponuje Anna Ostrowska.

Małe wyjścia: do kina, krótkie wypady

Nie wszystkie wyjścia czy wyjazdy ze szkoły wymagają zawierania umowy z firmą lub instytucją świadczącą daną usługę. W przypadku krótkich wycieczek typu wyjście do kina i teatru, krótkich (jednodniowych) imprez wyjazdowych, których koszty pokrywane są w miejscu docelowego pobytu, czy zakupu biletów komunikacji publicznej nie ma takiej konieczności. Stołeczne Biuro Edukacji przywołuje w tym zakresie par. 12 pkt 9 i 10 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki. Przewiduje on, że nauczyciel pełniący obowiązki kierownika wycieczki lub imprezy dysponuje m.in. środkami finansowymi przeznaczonymi na jej organizację, a także dokonuje rozliczenia finansowego po jej zakończeniu. "Możliwe jest zatem przekazanie temu nauczycielowi (przez dyrektora szkoły, radę rodziców lub bezpośrednio rodziców) określonych sum, np. na drobne wydatki planowane do poniesienia w trakcie wycieczki, które po zakończeniu zostaną przez niego rozliczone, na przykład w oparciu o paragony fiskalne, faktury lub bilety". Oznacza to, że przynajmniej tego rodzaju wycieczki i wyjścia ze szkoły nie niosą ze sobą problemów związanych z ich organizacją, zamawianiem i finansowaniem.

ⒸⓅ

Trzy sposoby na uczniowską wycieczkę

SPOSÓB 1

● Już na początku roku powinno się ją wpisać do planu finansowego szkoły.

● Środki na wycieczki powinny być zaplanowane przez szkołę na cały rok budżetowy (na ogół na wydzielonym rachunku).

● Pieniądze mogą pochodzić np. z wpłat rodziców na rachunek szkoły, ale rodzice czy komitet rodzicielski nie mogą bezpośrednio finansować wycieczek.

● Dopiero po przyjęciu budżetu miasta i planów finansowych jednostek organizacyjnych dyrektor szkoły może podpisywać umowy na organizacje wycieczek do założonej w planie finansowym kwoty.

● Dyrekcje muszą sprawdzić, czy zsumowany koszt wycieczek nie powoduje, że wydatki te podlegają przepisom o zamówieniach publicznych, a przynajmniej zamówieniom społecznym i ewentualnie zastosować odpowiednie procedury.

SPOSÓB 2

● Rodzice zlecają imprezę turystyczną w całości organizatorowi turystyki wpisanemu do rejestru organizatorów i pośredników.

● Nauczyciel może wystąpić do organizatora z wnioskiem o przygotowanie oferty konkretnej wycieczki dla konkretnej grupy uczestników, np. uczniów jednej klasy.

● Rodzice zawierają odrębne umowy z danym organizatorem o udział swoich dzieci w danej wycieczce.

● Na podstawie tak zawartych umów rodzice bezpośrednio płacą organizatorowi, kwoty te nie są wydatkiem placówki oświatowej.

SPOSÓB 3

● Organizację wycieczki bierze na siebie jeden bądź kilkoro rodziców (np. trójka klasowa) albo nauczyciel, działając na własną rękę.

● Nie trzeba przy tym korzystać z zewnętrznego organizatora.

● Należy dokładnie ustalić koszty i rozliczyć wszystkie wydatki, wycieczka nie może mieć celu zarobkowego, bo zostałaby uznana za nielegalne prowadzenie działalności gospodarczej.

● To na organizatorze spoczywa odpowiedzialność za zdrowie i bezpieczeństwo dzieci - tak jak na organizatorze profesjonalnym, który w tym zakresie dysponuje ubezpieczeniem.

@RY1@i02/2018/009/i02.2018.009.18300060a.808.jpg@RY2@

fot. Hero Images/Getty Images

Oprac. ZJ

@RY1@i02/2018/009/i02.2018.009.18300060a.102(c).jpg@RY2@

Wioletta Kępka

dgp@infor.pl

@RY1@i02/2018/009/i02.2018.009.18300060a.103(c).jpg@RY2@

Joanna Pieńczykowska

joanna.pienczykowska@infor.pl