Jak ustalić kwotę wolną od potrąceń pracownikowi, który otrzymuje przychody z różnych tytułów

Zgodnie z art. 87¹ par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; dalej: k.p.) wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

Minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;

75 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

90 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.

Jak wynika z art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.; dalej: u.p.d.o.f.), koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

wwynoszą 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

wnie mogą przekroczyć łącznie 2002,05 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

wwynoszą 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

wnie mogą przekroczyć łącznie 2502,56 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Wyjaśnieniem tej kwestii zajmował się Główny Inspektorat Pracy. Ze stanowiska GIP z 27 maja 2011 r. w sprawie kwoty wolnej od potrąceń przy przychodach, do których stosuje się różne koszty uzyskania przychodów (GPP-364-4560-15-1/11/PE/RP), wynika, że kwotę wolną od potrąceń należy ustalić na podstawie zryczałtowanych pracowniczych kosztów uzyskania przychodu określonych w art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f.

Zdaniem GIP wysokość kosztów uzyskania przychodu przysługujących pracownikowi ma znaczenie przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, a tym samym wpływa na wysokość kwoty wolnej od potrąceń. W przypadku gdy pracownik uzyskuje przychody z różnych tytułów, do których stosuje się różne koszty uzyskania przychodu (np. zwykłe koszty pracownicze i 50-proc. koszty z tytułu praw autorskich), należałoby uznać, że kwota wolna od potrąceń powinna zostać ustalona w oparciu o zryczałtowane pracownicze koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f.

ZDANIEM EKSPERTÓW

Należałoby zsumować

@RY1@i02/2013/207/i02.2013.207.217001000.803.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert w zakresie wynagrodzeń

Kwotę wolną od potrąceń ustala się jako kwotę wynagrodzenia minimalnego netto (lub odpowiedni jego odsetek, w zależności od rodzaju potrącenia), czyli pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Zaliczkę na podatek oblicza się z zastosowaniem kosztów uzyskania przychodów, więc wysokość tych kosztów ma tym samym wpływ na wysokość kwoty wolnej. U pracowników stosuje się miesięczne koszty kwotowe zryczałtowane w dwóch stawkach - podstawowe 111,25 zł oraz podwyższone zamiejscowe 139,06 zł. Zatem kwota wolna zależy od tego, do jakich kosztów dany pracownik ma prawo. Jest również grupa pracowników, w przypadku których stosuje się koszty mieszane, tj. kwotowe ze stosunku pracy (111,25 zł lub 139,06 zł) oraz koszty procentowe z tytułu praw autorskich (50 proc.). Te koszty procentowe stosuje się, o ile pracownik uzyskuje przychód za wykonanie czynności będącej przedmiotem prawa autorskiego lub pokrewnego oraz gdy twórca dokona rozporządzenia prawami autorskimi do swojego utworu. Jeżeli więc umowa o pracę nie stanowi inaczej i pracownik wykonuje również działalność twórczą, to wynagrodzenie za tę pracę stanowi równocześnie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych. Tylko do tego wynagrodzenia można zastosować 50-proc. koszty. Od reszty pensji, a więc za zwykłe obowiązki służbowe, odliczane są koszty kwotowe. Aby ustalić kwotę wolną od potrąceń w takim przypadku, należałoby obliczyć kwotę wolną przypisaną do minimalnego wynagrodzenia z kwotowymi kosztami i z kosztami autorskimi, a potem obie kwoty zsumować. Jednak Główny Inspektorat Pracy sprawę uprościł w swoim stanowisku z 27 maja 2011 r. (GPP-364-4560-15-1/11/PE/RP). Z tego pisma wyraźnie wynika, że kwota wolna od potrąceń powinna zostać ustalona w oparciu o zryczałtowane pracownicze koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (111,25 zł lub 139,06 zł). Jest to opinia praktyczna, ale nie do końca prawidłowa z formalnego punktu widzenia.

Potrzebne uproszczenie

@RY1@i02/2013/207/i02.2013.207.217001000.804.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Zgodnie z art. 871 par. 1 pkt 1 k.p. kwota wolna od obowiązkowych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę przysługujące na pełnym etacie, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. Kwoty wolne od obligatoryjnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę są proporcjonalne do wymiaru czasu pracy.

Przepis nie wskazuje, co zrobić w miesiącu, kiedy pracownikowi-dłużnikowi przysługują jednocześnie podstawowe lub podwyższone koszty uzyskania przychodu (111,25 zł albo 139,06 zł miesięcznie) i koszty z tytułu korzystania z praw autorskich (50 proc. przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne miesięcznie). Czytając cytowany przepis literalnie, trzeba by skonstruować mieszaną kwotę wolną, składającą się z sumy odpowiedniej części kwoty wolnej właściwej dla podstawowych bądź podwyższonych kosztów i ze stosowanej części kwoty wolnej przypisanej dla 50-proc. kosztów. Dla przykładu: potrącamy świadczenie niealimentacyjne z wynagrodzenia podwładnego-dłużnika (zatrudniony na pełnym etacie, złożył PIT-2) wynoszącego 3000 zł brutto, gdzie 2000 zł jest objęte podstawowymi kosztami i 1000 zł - kosztami 50-proc. Kwotę wolną od tego potrącenia ustalamy, dodając 2/3 kwoty wolnej właściwej na pełnym etacie dla podstawowych kosztów (1181,38 zł x 2/3 = 787,59 zł) i 1/3 kwoty wolnej wynikającej z kosztów 50 proc. (1302/77 zł x 1/3 = 434,26 zł). Wynik 1221,85 zł (787,59 zł + 434,26 zł) stanowi kwotę wolną.

GIP zaproponował prostsze rozwiązanie - by we wskazanej sytuacji stosować kwotę wolną przypisaną dla podstawowych albo podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (czyli w podanym przykładzie 1181,38 zł). Popieram to stanowisko jako zmierzające do uczynienia praktyki znośną. Jednak nie jest one korzystne dla pracownika-dłużnika, bo w konsekwencji zostaje mu mniej na rękę. Można sobie jednak wyobrazić, że zażąda od pracodawcy przeliczenia kwoty wolnej stosownie do rachunków z przykładu, powołując się na cytowany przepis. Moim zdaniem zatrudniony będzie miał wtedy rację, a szef powinien uhonorować jego wniosek.

PRZYKŁAD

W październiku 2013 roku pracownik przeznaczył na prace twórcze 80 godzin ze 184 godzin nominalnych, co wynika z ewidencji czasu pracy twórczej prowadzonej przez tego pracownika. Pierwszą kwotę wolną obliczamy dla części wynagrodzenia minimalnego z zastosowaniem kosztów autorskich, czyli za prace twórcze, i drugą analogicznie, z tym że z kosztami podstawowymi z tytułu czynności pozostałych:

(80 godz. : 184 godz.) x 1600 zł = 695,65 zł

(104 godz. : 184 godz.) x 1600 zł = 904,35 zł

Ustalenie pierwszej kwoty wolnej netto

695,65 zł - 13,71 proc. = 600,28 zł

600,28 zł x 50 proc. = 300,14 zł - koszty uzyskania przychodów

600,28 zł - 300,14 zł = 300,14 zł; po zaokrągleniu - 300 zł - podstawa opodatkowania

(300 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 7,67 zł - zaliczka na podatek

600,28 zł x 9 proc. = 54,03 zł - składka zdrowotna

600,28 zł x 7,75 proc. = 46,52 zł - składka zdrowotna do odliczenia od podatku

Zaliczka po odliczeniu składki zdrowotnej, ale tylko w wysokości 7,67 zł, wynosi 0 zł

Kwota netto: 600,28 zł - 54,03 zł = 546,25 zł

Ustalenie drugiej kwoty wolnej netto

904,35 zł - 13,71 proc. = 780,36 zł

780,36 zł - 111,25 zł (zwykłe koszty) = 669,11 zł; po zaokrągleniu - 669 zł - podstawa opodatkowania

669 zł x 18 proc.= 120,42 zł - zaliczka na podatek

780,36 zł x 9 proc. = 70,23 zł - składka zdrowotna

780,36 zł x 7,75 proc. = 60,48 zł - składka zdrowotna do odliczenia od podatku

120,42 zł - (60,48 zł + 38,85 zł - składka zdrowotna pozostała do odliczenia z poprzedniego obliczenia kwoty wolnej; 46,52 zł - 7,67 zł) = 21,09 zł; po zaokrągleniu - 21 zł

Kwota netto: 780,36 zł - 70,23 zł - 21 zł = 689,13 zł

Suma obu kwot wolnych wynosi 1235,38 zł (546,25 zł + 689,13 zł). Jest to kwota wyższa niż obliczona przy zastosowaniu tylko podstawowych kosztów uzysku (1181,38 zł). Oznacza to, że pracownikowi-twórcy, ze względu na korzystne koszty autorskie, pozostaje większa kwota gwarantowana.

NASZA RADA

Wobec braku regulacji w kodeksie pracy w zakresie ustalania kwoty wolnej w przypadku stosowania wobec pracownika różnych kosztów uzyskania przychodu wydaje się, że można ustalić ją zgodnie ze wskazówkami GIP. Jednak pracodawca powinien liczyć się z tym, że pracownik może zażądać przeliczenia tej kwoty zgodnie z literalnym brzmieniem art. 87 ¹ k.p. Takie żądanie będzie zgodne z prawem.

Opracowały

 Izabela Nowacka

 Katarzyna Dąbrowska