Jak obliczyć odchodzącemu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz odprawę ekonomiczną

Z końcem czerwca rozwiąże się umowa o pracę zawarta na czas nieokreślony. W związku z tym, że zatrudniony nie wykorzystał jeszcze w całości bieżącego urlopu wypoczynkowego, a nawet ma zaległy - 3 dni z 2012 r., przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Podstawowy wymiar urlopu to 26 dni, a pracownik w 2013 r. wziął tylko 5 dni wypoczynku. Za ile dni trzeba wypłacić mu ekwiwalent i w jakiej wysokości, jeśli jego warunki płacowe są następujące: pensja stała zasadnicza - 5800 zł, dodatek za posiadanie stopnia naukowego - 400 zł oraz premia zadaniowa uzależniona od stopnia wykonania założonych celów w danym kwartale. W okresie od czerwca 2012 r. do maja 2013 r. pracownik otrzymał 4 premie w wysokościach odpowiednio: 1259 zł, 1894 zł, 980 zł oraz 1540 zł. Na koniec czerwca otrzyma również premię za II kwartał br. w wysokości 1130 zł (taka kwota wynika zarówno z dotychczasowych, jak i prognozowanych osiągnięć). W III kwartale 2012 r. pracownik chorował 25 dni, stąd niższa wysokość premii. Zatrudniony nabędzie ponadto prawo do odprawy ekonomicznej, gdyż firma przechodzi reorganizację i jego dział zostanie okrojony personalnie i wchłonięty do innego, większego. Pracownikowi zaproponowano inne warunki płacowe, ale nie zgodził się, więc doszło do wypowiedzenia. Ile wynosi odprawa przy stażu wynoszącym 5 lat? Pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, ale nie ma prawa do ulgi podatkowej, gdyż prowadzi swoją działalność gospodarczą.

@RY1@i02/2013/118/i02.2013.118.217000400.804.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za 88 godzin urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent należy obliczyć, przyjmując za podstawę wymiaru sumę składników stałych miesięcznych oraz średnią premię kwartalną, z tym że premia powinna być odpowiednio uzupełniona, gdyż pracownik nie przepracował pełnych 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Odprawa ekonomiczna przysługuje w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia obliczonego w sposób właściwy dla ekwiwalentu za urlop. Odprawa jest opodatkowana, ale podlega zwolnieniu ze składek na ZUS.

Wolne ustalane proporcjonalnie

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawo do kolejnych urlopów zatrudniony nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Wymiar urlopu wynosi:

w20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

w26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z osobą uprawnioną do kolejnego urlopu, przysługuje jej urlop - u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku zatrudniony wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. W rozpatrywanym przypadku pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Prawo do kolejnego wypoczynku nabył 1 stycznia 2013 r. Stosunek pracy u dotychczasowego pracodawcy ustanie ostatniego dnia czerwca br. Oznacza to, że w obecnej firmie pracownik ten ma prawo do urlopu w wymiarze 13 dni:

6/12 z 26 dni = 13 dni

Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Ze 104 godzin (13 dni x 8 godzin) pracownik wykorzystał już 40. Pozostały mu 64 godziny.

Rekompensata za zaległy i bieżący

Co do zasady, urlop powinien być wykorzystany w naturze. Jednak w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 k.p.). Ekwiwalent przysługuje zarówno za urlop bieżący proporcjonalny, jak i za zaległy z ubiegłego roku. Z puli ubiegłorocznego urlopu pracownikowi pozostały 24 godziny (3 dni x 8 godz.), a więc po zsumowaniu z bieżącym wypoczynkiem, za 88 godzin należy mu się równoważnik w pieniądzu. Ekwiwalent powinien być wypłacony w dniu rozwiązania umowy o pracę. Jednak dzień 30 czerwca przypada na wolną niedzielę. Wobec tego wszystkie należności, zarówno ekwiwalent, jak i wynagrodzenie i odprawę, pracodawca powinien uregulować pracownikowi w ostatnim dniu pracy, czyli w piątek 28 czerwca.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z pewnymi zmianami, które dotyczą m.in. składników zmiennych przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc. O ile bowiem z tych składników nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, o tyle uwzględnia się je przy obliczaniu podstawy ekwiwalentowej. Składniki te, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego 12-miesięcznego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Natomiast składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (czyli w czerwcu). Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop powinna być zatem obliczona w następujących etapach:

- sumujemy składniki w stawkach miesięcznych w stałej wysokości (płaca zasadnicza i dodatek naukowy):

5800 zł + 400 zł = 6200 zł,

- ustalamy zmienne składniki za okresy kwartalne (premia zadaniowa), po uzupełnieniu:

5673 zł (suma 4 premii wypłaconych w okresie czerwiec 2012 - maj 2013) : 226 dni (liczba dni przepracowanych, za którą przysługiwały premie) = 25,10 zł x 251 dni, które pracownik powinien przepracować w okresie 12 miesięcy = 6300,10 zł

Średnia premia:

6300,10 zł : 12 = 525 zł

- ustalamy podstawę ekwiwalentu:

6200 zł + 525 zł = 6725 zł

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

1) dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych według zasad przewidzianych dla poszczególnych rodzajów składników przez współczynnik urlopowy, a następnie

2) dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej zatrudnionego, oraz

3) mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Ekwiwalent jest przychodem ze stosunku pracy opodatkowanym i oskładkowanym.

Skutki reorganizacji w firmie

Odprawa pieniężna zwana ekonomiczną przysługuje na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.), która ma zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Pracodawca, który rozwiązuje z pracownikami stosunki pracy w drodze wypowiedzenia lub za porozumieniem stron, z przyczyn ich niedotyczących, grupowo lub indywidualnie, ma obowiązek wypłacić odprawę w wysokości:

wjednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata,

wdwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat,

wtrzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Wysokość odprawy jest ograniczona do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (w 2013 r. - 24 000 zł). Odprawę oblicza się na tych samych zasadach co ekwiwalent za urlop, przy czym rachunki kończą się na wyznaczeniu podstawy wymiaru ekwiwalentu. Pracownik z 5-letnim stażem pracy ma prawo do odprawy w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia, które wynosi 6725 zł (z wcześniejszych obliczeń), a cała odprawa - 13 450 zł (6725 zł x 2).

Odprawa ekonomiczna z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, ale podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Zasady, o których trzeba pamiętać przy ustalaniu należności:

● Ustal odchodzącemu w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w tym roku.

● Zlicz godziny niewykorzystanego w tym roku urlopu w naturze i sprawdź, czy pracownik ma jeszcze urlop zaległy z lat poprzednich (nieprzedawniony).

● Wypłać ekwiwalent pieniężny, jeśli pracownik nie wybrał urlopu w naturze; termin wypłaty ekwiwalentu to ostatni dzień pracy zatrudnionego.

● Ustal, w jakiej wysokości podwładnemu przysługuje odprawa pieniężna z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn go niedotyczących, biorąc pod uwagę zakładowy staż pracy; odprawę oblicz z podstawy wymiaru, jaką ustaliłeś dla ekwiwalentu, i pomnóż tę kwotę przez 2 lub 3, w zależności od stażu pracy.

Katalog świadczeń zwalnianego pracownika

Wynagrodzenie za pracę	5800 zł
Dodatek naukowy	400 zł
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy	3535,84 zł Obliczenie podstawy wymiaru ekwiwalentu ze składników stałych i zmiennych z dopełnieniem podstawy: 6200 zł + 525 zł = 6725 zł Obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu: 6725 zł : 20,92 = 321,46 zł Obliczenie ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu: 321,46 zł : 8 godz. = 40,18 zł Obliczenie ekwiwalentu za wszystkie godziny niewykorzystanego urlopu: 40,18 zł x 88 godz. = 3535,84 zł
Odprawa ekonomiczna	13 450 zł Obliczenie podstawy wymiaru odprawy według zasad właściwych dla ekwiwalentu za urlop: 6725 zł Ustalenie wysokości odprawy jako 2-krotności wynagrodzenia odpowiadającego podstawie wymiaru ekwiwalentu
Premia zadaniowa	1130 zł

Lista płac za czerwiec 2013 rok (podwyższone koszty uzyskania przychodów, bez ulgi podatkowej)

Przychód	24 315,84 zł	5800 zł + 400 zł + 1130 zł + 3535,84 zł + 13 450 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	1489,71 zł	podstawa wymiaru - 10 865,84 zł składka emerytalna - 10 865,84 zł x 9,76 proc. = 1060,51 zł składka rentowa - 10 865,84 zł x 1,5 proc. = 162,99 zł składka chorobowa - 10 865,84 zł x 2,45 proc. = 266,21 zł łączna kwota składek - 1489,71 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS, odliczana od podatku	843,85 zł 726,65 zł	podstawa wymiaru - 9376,13 zł (10 865,84 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 1489,71 zł) 9376,13 zł x 9 proc. = 843,85 zł 9376,13 zł x 7,75 proc. = 726,65 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	3357 zł	przychód do opodatkowania - 24 315,84 zł podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 22 687 zł [24 315,84 zł (przychód) - 139,06 zł (koszty uzyskania przychodów) - 1489,71 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] zaliczka do US po zaokrągleniu - 3357 zł 22 687 zł x 18 proc. = 4083,66 zł 4083,66 zł - 726,65 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) = 3357,01 zł
Kwota do wypłaty	18 625,28 zł	24 315,84 zł - (1489,71 zł + 843,85 zł + 3357 zł)

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Art. 152, 154, 155¹, 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Par. 15-18 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).