Jak rozliczać godziny nadliczbowe przy nierówno miernym rozkładzie obowiązków, jeśli nie udzielono za nie czasu wolnego

Przy stałej stawce miesięcznej nierównomierny rozkład czasu pracy nie wpływa na wysokość wynagrodzenia należnego pracownikowi za poszczególne miesiące okresu rozliczeniowego. Innymi słowy, jeśli nie wystąpią nadgodziny, pracownik otrzyma w każdym z tych miesięcy stałą kwotę, niezależnie od liczby faktycznie przepracowanych godzin. Konieczność przeliczania stawki występuje jedynie u pracowników wynagradzanych godzinowo. Jeśli więc pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie stawki miesięcznej, będzie mógł zapomnieć o problemie uzupełniania wynagrodzenia do minimalnego w miesiącach, w których zaplanował zbyt małą liczbę godzin pracy, niepozwalającą na wypracowanie tego wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że przyjęcie stałej stawki miesięcznej wyłącza obowiązek kontroli prawidłowości planu oraz porównania go z wykonaniem wynikającym z ewidencji czasu pracy. Warto pamiętać, że w każdym przypadku istnieje ryzyko wystąpienia nadgodzin, które będą wymagały odrębnej rekompensaty.

Rozliczenie czasu pracy należy jak zwykle rozpocząć od weryfikacji prawidłowości planu. Jeśli bowiem pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu popełniła błędy przy układaniu rozkładu czasu pracy, mogą one wpływać na prawidłowość dalszych obliczeń. Co więcej, same błędy w rozkładzie mogą powodować, że jego realizacja będzie wymagała przyznania pracownikowi, poza normalnym wynagrodzeniem, dodatków za zaplanowane nadgodziny.

W omawianym przykładzie pracodawca zaplanował pracownikowi w styczniu 202 godziny pracy, czyli o 26 godzin więcej, niż wynosi nominał dla tego miesiąca. W lutym pracownik miał zaplanowane 184 godziny pracy, czyli o 24 godziny więcej, niż wynosi wymiar dla lutego, a w marcu 2013 r. pracodawca zaplanował jedynie 118 godzin, czyli o 50 godzin mniej, niż wynika z obliczeń dokonanych w oparciu o art. 130 k.p. dla poszczególnych miesięcy. Globalnie w skali okresu rozliczeniowego pracownikowi zaplanowano 504 godziny pracy, czyli wartość zgodną z wymiarem obliczonym dla tego okresu rozliczeniowego (12 tygodni x 40 godzin + 4 dni x 8 godzin - 1 dzień x 8 godzin). Zatrudniony korzystał z wolnego we wszystkie soboty, które stanowią dla niego dni wolne z tytułu planowania czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz w ustawowo wolne niedziele i święta. Ze względu na konieczność rekompensaty wytężonej pracy w styczniu i lutym pracodawca wyznaczył pracownikowi w marcu dodatkowo 6 dni harmonogramowo wolnych od pracy. Plan jest więc zgodny z prawem, a jego ścisła realizacja nie powinna była spowodować przekroczenia normy dobowej czy przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Przypadki te wynikają jedynie z polecania pracy ponad plan, co miało miejsce w dniach 4, 9, 11, 16, 25, 30 i 31 stycznia oraz 6 i 8 lutego. Na wniosek pracownika nadgodziny dobowe ze stycznia (12 godzin) i lutego (4 godziny) miały być zrekompensowane udzieleniem czasu wolnego 22 i 27 marca. Niestety wpłynięcie kolejnego dużego zamówienia pokrzyżowało te plany. Zamiast udzielić pracownikowi czasu wolnego, wezwano go do pracy w harmonogramowo wolne poniedziałki 4 i 11 marca, co doprowadziło do przekroczenia o 16 godzin przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Zapłata lub czas wolny

Okoliczność, że pomimo wniosku pracownika nadgodzin dobowych ze stycznia i lutego nie zrekompensowano udzieleniem czasu wolnego, powoduje, że wynagrodzenie za tę pracę było wymagalne od terminu wypłaty pensji za miesiące, w których doszło do przekroczenia normy dobowej. Wynika to wprost ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny od pracy (GPP-306-4560-32/09/PE/RP). W piśmie tym GIP stwierdził, że nadgodziny z przekroczenia normy dobowej powstają w dniu, w którym wystąpiły, w związku z czym z tym dniem pracownik nabywa prawo do normalnego wynagrodzenia i dodatku za wykonaną pracę. Pracodawca może być zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty za nadgodziny dobowe, jeśli przed najbliższym terminem wypłaty pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego lub zostanie on wyznaczony przez pracodawcę w oparciu o art. 151² par. 2 k.p. w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin.

Odrębnie dla każdego miesiąca

Ani przepis, ani stanowisko GIP nie rozstrzyga kwestii roszczeń pracownika w przypadku, gdyby pomimo wyznaczenia lub uzgodnienia z nim terminu czas wolny nie został udzielony. W takiej sytuacji należy jednak przyjąć, że pracownik nabył prawo do rekompensaty finansowej za powstałe nadgodziny w terminie wypłaty pensji za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia normy dobowej. W praktyce oznacza to konieczność obliczenia wynagrodzenia za nadgodziny dobowe odrębnie dla każdego z miesięcy okresu rozliczeniowego. W tym celu należy podzielić należną pracownikowi miesięczną pensję przez wymiar przypadający do przepracowania w poszczególnych miesiącach, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin, o które przekroczono normę dobową. Do tak ustalonego normalnego wynagrodzenia za nadgodziny trzeba także doliczyć dodatek, który w przypadku nadgodzin występujących w dniach pracy przypadających poza porą nocną wynosi 50 proc. stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego.

Okoliczność, że pracodawca zapłaci pracownikowi za nadgodziny ze stycznia i lutego wraz z pensją za marzec, nie powoduje, że jego działanie jest prawidłowe. Zgodnie z art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, w związku z czym działanie pracodawcy polegające na opóźnieniu o miesiąc lub nawet dwa zapłaty za nadgodziny może być kwalifikowane jako wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 1 k.p., zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Pracownik może także dochodzić ustawowych odsetek od przetrzymanych przez pracodawcę świadczeń.

Przekroczenia średniotygodniowe

Ustalenie wynagrodzenia za godziny powodujące przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy wymaga obliczenia stawki godzinowej normalnego wynagrodzenia i dodatku. Zgodnie ze stanowiskiem departamentu prawa pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2008 r. w sprawie obliczania dodatku z tytułu pracy w nadgodzinach (DPR-III-079-475/ZN/08) powszechnie przyjmuje się, że w tym celu należy przyjąć wymiar obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że ustalając normalne wynagrodzenie i dodatek za dodatkowych 16 godzin naruszających przeciętną tygodniową normę czasu pracy, należy podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia przez wymiar obliczony dla marca. Z uwagi na to, że pracownik jest wynagradzany jedynie stałą miesięczną pensją zasadniczą, podstawa obliczania normalnego wynagrodzenia i dodatków będzie taka sama, zarówno w przypadku przekroczeń normy dobowej, jak i przeciętnej tygodniowej.

Ważne

Zgodnie z art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, w związku z czym działanie pracodawcy polegające na opóźnieniu o miesiąc lub nawet dwa zapłaty za nadgodziny może być kwalifikowane jako wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 1 k.p., zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Pracownik może także dochodzić ustawowych odsetek od przetrzymanych przez pracodawcę świadczeń

Grafik pracy w okresie styczeń - marzec 2013 roku

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Dzień	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr
Plan		8	10	10			10	8	8	10	10			10	8	8
Wykon.		8	10	12			10	8	10	10	12			10	8	10
Data	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Dzień	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw
Plan	10	10			10	8	8	10	10			10	8	8	10
Wykon.	10	10			10	8	8	10	12			10	8	9	11

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Dzień	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob
Plan	10			10	8	8	10	10			10	8	8	10	10
Wykon.	10			10	8	10	10	12			10	8	8	10	10
Data	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28
Dzień	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw
Plan		10	8	8	10	10			10	8	8	10
Wykon.		10	8	8	10	10			10	8	8	10

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Dzień	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob
Plan	8				8	8	8	8				8	8	8	8
Wykon.	8			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8
Data	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Dzień	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd
Plan			8	8	8	8				6	8
Wykon.			8	8	8	8				6	8

Wyliczenia

Normalne wynagrodzenie za godziny pracy	Ustalamy liczbę przepracowanych godzin Obliczamy przekroczenia dobowe Obliczamy przekroczenie średniotygodniowe	Styczeń: 6 dni x 8 godz. + 1 dzień x 9 godz. + 11 dni x 10 godz. + 1 dzień x 11 godz. + 3 dni x 12 godz. = 48 godz.+ 9 godz. + 110 godz. + 11 godz. + 36 godz. = 214 godz. Luty: 7 dni x 8 godz. + 12 dni x 10 godz. + 1 dzień x 12 godz. = 56 godz. + 120 godz. + 12 godz. = 188 godz. Marzec: 1 dzień x 6 godz. + 16 dni x 8 godz. = 134 godz. Styczeń: (5 x 2 godz.) + (2 x 1 godz.) = 12 godz. Luty: 2 x 2 godz. = 4 godz. Marzec: 0 godz. (214 godz. + 188 godz. + 134 godz.) - (504 godz. + 12 godz. + 4 godz.) = 536 godz. - 520 godz. = 16 godz.
Wynagrodzenie za nadgodziny	Obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny Obliczamy wartość dodatku za nadgodziny	Styczeń: 3000 zł : 176 godz. = 17,05 zł. 12 godz. x 17,05 zł = 204,60 zł, Luty: 3000 zł : 160 godz. = 18,75 zł, 4 godz. x 18,75 zł = 75 zł. Marzec: 3000 zł : 168 godz. = 17,86 zł, 16 godz. x 17,86 zł = 285,76 zł Styczeń: (3000 zł : 176 godz.) x 50 proc. = 17,05 zł x 50 proc. = 8,53 zł, 12 godz. x 8,53 zł = 102,36 zł. Luty: (3000 zł : 160 godz.) x 50 proc. = 18,75 zł x 50 proc. = 9,38 zł, 4 godz. x 9,38 zł = 37,52 zł Marzec: (3000 zł : 168 godz.) x 100 proc. = 17,86 zł x 100 proc. = 17,86 zł 16 godz. x 17,86 zł = 285,76 zł
Ogółem do wypłaty	Pensja + normalne wynagrodzenie za nadgodziny dobowe i średniotygodniowe + dodatki za pracę w nadgodzinach	3000 zł + (204,60 zł + 75 zł + 285,76 zł) + (102,36 zł + 37,52 zł + 285,76 zł) = 3991 zł

@RY1@i02/2013/076/i02.2013.076.217000400.801.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Łukasz Prasołek

asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Podstawa prawna

Art. 151¹-151² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).