Jak ustalić wynagrodzenie pracownikowi, który zachorował w okresie wyczekiwania na świadczenie chorobowe

Pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie chorobowe za jeden dzień choroby, tj. za ostatni dzień marca. Wcześniej był w okresie wyczekiwania. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło wynagrodzenie pracownika, jakie by uzyskał, gdyby przepracował cały pierwszy miesiąc ubezpieczenia, czyli łącznie 1950 zł, ale po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (1682,66 zł). Pracownikowi przysługiwało również wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, które należało obliczyć, stosując dwa różne wzory. Zatrudniony powinien złożyć oświadczenie PIT-2 w sprawie stosowania miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym.

Nieprzerwane ubezpieczenie

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną, a czas jej niewykonywania jest odpłatny, tylko jeżeli przepisy tak stanowią. Tak jest z absencją chorobową. Za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego (a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego) - przysługuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u pracodawcy przepisy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Jednakże wynagrodzenie to nie przysługuje w tych samych przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Z kolei zasiłek przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. Z tym że prawo do tego świadczenia nabywa on dopiero po upływie okresu wyczekiwania, co wynika z art. 4 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego - jeżeli podlega obowiązkowo temu ubezpieczeniu. Do okresów ubezpieczenia chorobowego wlicza się poprzednie okresy tego ubezpieczenia, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Z tego więc wniosek, że skoro na zasiłek trzeba poczekać, zaliczając staż ubezpieczeniowy, to również w przypadku wynagrodzenia chorobowego też musi upłynąć 30 dni ubezpieczenia chorobowego.

Z pracownikiem został nawiązany stosunek pracy 1 marca i od tego dnia podlega on ubezpieczeniom społecznym, w tym obowiązkowo chorobowemu. Nie ma on wcześniejszego okresu ubezpieczenia, który można wliczyć do okresu wyczekiwania. Oznacza to, że w przypadku zachorowania 25 marca jeszcze nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego za okres od 25 do 30 marca. Dopiero od 31 marca przysługuje mu to świadczenie, czyli za 1 dzień choroby. Nie ma znaczenia, że ten dzień przypadł w wolną świąteczną niedzielę. Zasiłek chorobowy, a tym samym wynagrodzenie chorobowe, przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy.

Podstawa wymiaru w pierwszym miesiącu

Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. A więc podstawę jego wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, podstawę wymiaru ustala się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. A jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, do podstawy wymiaru przyjmuje się - w przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej wysokości - wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Pracownik ma dwuskładnikowe wynagrodzenie, określone w stałych miesięcznych stawkach - zasadnicze i dodatek motywacyjny. Zatem podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za 1 dzień choroby utworzy wynagrodzenie w wysokości 1682,66 zł (1950 zł - 13,71 proc.), czyli takiej, jaka przysługuje za cały miesiąc pracy. Dodatek motywacyjny jest zmniejszany za okres choroby, wobec tego podlega wliczeniu do podstawy zasiłkowej.

Wynagrodzenie chorobowe wyniosło:

1682,66 zł : 30 = 56,09 zł x 80 proc. = 44,87 zł x 1 dzień = 44,87 zł

Za przepracowaną część miesiąca

Pracownik, który zachoruje w okresie wyczekiwania nie ma prawa do żadnego świadczenia chorobowego. Przedłożone pracodawcy zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA jest tylko dowodem usprawiedliwiającym jego nieobecność w pracy. Pozostaje jednak pytanie, jak obliczyć wynagrodzenie za pozostałą, przepracowaną część miesiąca. Zatrudnionemu, który przez część miesiąca nie pracował z powodu choroby i za ten okres (cały bądź częściowy) nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku, przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną w pozostałe dni miesiąca. Sposób obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca przy stałej stawce miesięcznej określa par. 11 i 12 rozporządzenia o wynagrodzeniach. Jednak jak się okazuje, żadnego z tych przepisów nie można zastosować wprost. Mamy bowiem w miesiącu nieobecność spowodowaną chorobą, ale część tej absencji jest niepłatna, a wynagrodzenie wypłacono tylko za 1 dzień choroby.

Zgodnie z par. 11 rozporządzenia, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 k.p. (lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego), miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy. Tak obliczoną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Z tego wynika, że przepis ten dotyczy sytuacji, gdy pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Z kolei wzór na wyliczenie częściowej płacy wynikający z par. 12 ma zastosowanie, ale w sytuacji gdy w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Zatem z tej regulacji nie można skorzystać. Swego czasu MPiPS podpowiedziało, jak trzeba postąpić przy obliczaniu wynagrodzenia w omawianej sytuacji, tzn. kiedy w miesiącu była chorobowa absencja, ale niepłatna. Mianowicie wynagrodzenie pracownika opłacanego stawką godzinową oblicza się, mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika. Z kolei w przypadku pracownika wynagradzanego stawką miesięczną należy:

- miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

- uzyskaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika.

Nie jest to oficjalna wersja i wcale nie musi być respektowana przez sądy pracy czy inspektorów PIP, jednak wydaje się słuszna i uzasadniona.

Ponieważ pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe za 1 dzień, to w celu ustalenia wynagrodzenia za pracę za marzec trzeba połączyć dwa sposoby:

- obliczyć według par. 11 rozporządzenia dniówkę, która stanowi obniżenie pensji za miesiąc choroby, czyli:

1950 zł : 30 = 65 zł,

- obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca według godzin przepracowanych:

1950 zł : 168 godzin (nominał z marca) = 11,61 zł - stawka godzinowa

11,61 zł x 128 godzin (liczba godzin przepracowanych w okresie od 1 do 24 marca) = 1486,08 zł,

- tak uzyskane wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca trzeba jeszcze pomniejszyć o dniówkę z tytułu wynagrodzenia chorobowego:

1486,08 zł - 65 zł = 1421,08 zł - wynagrodzenie za pracę należne za marzec.

Podobny wynik można uzyskać, licząc wynagrodzenie nieco inaczej. Mianowicie wynagrodzenie za pełny miesiąc pomniejszając o kwotę dniówki płatnej wynagrodzeniem chorobowym oraz o kwotę wynagrodzenia za liczbę godzin nieprzepracowanych, niepłatnych w okresie 25-31 marca, tj. 40 godzin x 11,61 zł = 464,40 zł, czyli:

1950 zł - (65 zł + 464,40 zł) = 1420,60 zł

Różnica może wynikać jedynie z matematycznych zaokrągleń. Ten sposób wyliczenia wynika z zastosowania zarówno par. 11, jak i 12 rozporządzenia, a jak wcześniej wspomniano, par. 12 nie można tu wprost użyć. Stąd ten drugi sposób pokazano tylko dla celów porównania wysokości ostatecznego wynagrodzenia.

Kiedy złożyć PIT-2

Miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy od dochodu ze stosunku pracy, obliczoną według zasad ogólnych, zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (PIT-2). Składając PIT-2, potwierdza, że sam nie ma obowiązku wpłacania zaliczek, np. z tytułu działalności gospodarczej, lub nie ma innych płatników, którzy już stosują kwotę ulgi. Oświadczenie to trzeba złożyć przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w tym roku podatkowym. Jeśli pracownik tego nie zrobi, to do końca roku płatnik nie będzie mógł stosować kwoty ulgi.

Ustalamy pobory

● ustal nowo zatrudnionemu pracownikowi staż poprzedniego ubezpieczenia chorobowego - czy taki posiada np. z ostatniego miejsca pracy

● ustal, kiedy pracownikowi upłynie okres tzw. wyczekiwania

● w razie choroby sprawdź, od kiedy przysługuje wynagrodzenie/zasiłek chorobowy

● ustal wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca z uwzględnieniem absencji płatnej świadczeniem chorobowym bądź niepłatnej, jeśli choroba przypada na okres wyczekiwania

Lista płac za marzec 2013 r.

Przychód	1465,95 zł	1421,08 zł + 44,87 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	194,84 zł	- podstawa wymiaru - 1421,08 zł - składka emerytalna - 1421,08 zł x 9,76 proc. = 138,70 zł - składka rentowa - 1421,08 zł x 1,5 proc. = 21,32 zł - składka chorobowa - 1421,08 zł x 2,45 proc. = 34,82 zł - łączna kwota składek - 194,84 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	114,40 zł 98,51 zł	podstawa wymiaru - 1271,11 zł [(1421,08 zł - 194,84 zł) + 44,87] 1271,11 zł x 9 proc. = 114,40 zł 1271,11 x 7,75 proc. = 98,51 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	64 zł	Przychód do opodatkowania - 1465,95 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 1160 zł [1271,11 zł - 111,25 zł - koszty uzyskania przychodów - zaliczka do US - 64 zł (1160 zł x 18 proc.) - 46,33 zł - 98,51 zł = 63,96 zł - zaliczka na podatek
Kwota do wypłaty	1092,71 zł	1465,95 zł - (194,84 zł + 114,40 zł + 64 zł) = 1092,71

@RY1@i02/2013/066/i02.2013.066.217000400.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 4 ust. 1 pkt 1, ust. 2, art. 6 ust. 1, art. 8 ust. 3, art. 36 ust. 1, art. 37 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 11 i 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).