Jak skorygować dokumenty, jeśli ma być zasiłek zamiast wynagrodzenia

Z tytułu choroby będącej następstwem wypadku przy pracy pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru. Jednak bez protokołu powypadkowego, decyzji ZUS lub wyroku sądu na podstawie zwolnienia lekarskiego można wypłacić pracownikowi wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru.

Stwierdzenie wypadku przy pracy nie następuje natychmiast. Choć pracodawca musi bezzwłocznie powołać zespół powypadkowy, ten ma 14 dni od zawiadomienia na ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku. W tym celu sporządza się protokół, który jest następnie podstawą do wypłaty świadczenia wypadkowego, o ile zdarzenie zostanie uznane za wypadek przy pracy. Zespół powypadkowy może potrzebować więcej czasu na zebranie dowodów. Istnieje też prawdopodobieństwo, że zdarzenie nieuznane za wypadek przy pracy może się stać przedmiotem sporu sądowego, wobec czego o uznaniu zdarzenia za wypadek pracodawca może dowiedzieć się kilka miesięcy po jego wystąpieniu. A jeśli wiązało się z nim zwolnienie lekarskie, które pierwotnie zostało rozliczone z funduszy pracodawcy jako zwykłe wynagrodzenie chorobowe - musi ono zostać skorygowane.

Pierwszym krokiem jest skorygowanie listy (lub kilku list) płac, w których widnieje wynagrodzenie chorobowe, zamiast którego należny jest zasiłek chorobowy. [przykład]

Podatek bez poprawy

Niektórzy eksperci uważają, że w przypadku korekty listy płac można odjąć pracownikowi niedopłatę podatku, tylko jeśli wyrazi on na to zgodę na piśmie. Kolejną niepewną sprawą jest miesiąc i rok, do którego należy przypisać niedopłatę podatku dochodowego. Przepisy podatkowe, które choć nie regulują zagadnienia wprost, to dają podstawy, aby uznać, że dochód pracownika to uzyskany w ciągu miesiąca przychód. Wobec tego jeśli konieczność sporządzenia korekty świadczenia, a co za tym idzie - wypłaty dodatkowych przychodów nastąpiła w miesiącu bieżącym, to ten miesiąc jest właściwym do pobrania i odliczenia zaliczki. Nie trzeba więc korygować poprzednich okresów ani płacić odsetek od zaległości, gdyż nie występują. A ponieważ obciążenia podatkowe i z tytułu składek są potrąceniami obowiązkowymi, to pisemna zgoda pracownika na pomniejszenie nie znajduje uzasadnienia.

Kolejnym krokiem jest sporządzenie korekt deklaracji i raportów do ZUS za miesiąc, w którym rozliczono świadczenie z tytułu choroby (jeśli wypłata następuje ostatniego dnia miesiąca, to skorygować należy dokumenty za czerwiec, jeśli do 10. następnego miesiąca - za lipiec).

Wytyczne ZUS

Zgodnie z najnowszymi wytycznymi ZUS zawartymi w poradnikach nie ma potrzeby składania raportów wycofujących (raport z identycznymi danymi oraz cyfrą 0 w kwocie świadczenia), gdyż raport z wyższym identyfikatorem "przykryje" poprzednie dane. Należy więc sporządzić raport RSA z kodem świadczenia/przerwy 314 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, obejmujący okres od 9 czerwca 2014 r. do 30 czerwca 2014 r. oraz kwotę wynagrodzenia chorobowego, które ma być zasiłkiem (z przykładu kwota 1 012,44 zł). Pozostałą część wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego (z przykładu jest to kwota 253,22 zł) należy traktować jako wyrównanie zasiłku i rozliczyć w miesiącu jego zapłaty, wykazując ją w raporcie RSA jako 318 - wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego. Należy przy tym wskazać cały okres choroby, którego wyrównanie dotyczy.

Następnie należy skorygować raport RCA, gdyż zmieni się podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz sama składka, a także deklarację DRA sumującą wszystkie raporty. W wyniku korekty w deklaracji DRA powstanie nadpłata na koncie składek na ubezpieczenia społeczne (51) w wysokości równej wypłaconemu pierwotnie wynagrodzeniu chorobowemu (z przykładu jest to kwota 1 012,44 zł), które stało się zasiłkiem, oraz niedopłata na koncie składki zdrowotnej (z przykładu - kwota 91,12 zł). Płatnik składek ma prawo wystąpić do ZUS z pismem o przeksięgowanie nadpłaty z konta 51 na niedopłatę składki zdrowotnej lub musi bezzwłocznie ją uiścić. Nadpłata na koncie 51 z urzędu zostanie rozliczona w poczet zaległych lub bieżących składek.

Jeśli pracodawca nie wypłaca zasiłków

Płatnicy, którzy nie są pośrednikami przy wypłacie zasiłków, czyli zatrudniają mniej niż 20 osób według stanu na 30 listopada roku poprzedniego, dokonują korekty na analogicznych zasadach, lecz nie wypłacają wyrównania zasiłku. Różnicę między wypłaconym wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym z ubezpieczenia wypadkowego, czyli jego wyrównanie, wypłaca ZUS. Wobec tego płatnicy muszą dokonać korekty list płac poprzez przekwalifikowanie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego na zasiłek w identycznej kwocie. Dodatkowo korygują raporty: RSA z miesiąca wypłaty, z kodu 331 - wynagrodzenie na kod 314 - zasiłek, raport RCA, przez zmianę podstawy składki zdrowotnej i DRA. Nadpłatę i niedopłatę składek rozliczają jak wyżej.

Były pracownik

Biorąc pod uwagę dążenie do uproszczenia systemu podatkowego oraz plany obowiązkowego rozliczania pracowników przez pracodawców (rozliczenie roczne), słusznym wyjściem byłoby wypłacenie byłemu pracownikowi należności pomniejszonej o niedopłatę podatku i powiększonej o nadpłatę składki zdrowotnej. Wówczas przychód, składkę i odliczony podatek można zsumować z przychodem i obciążeniami, jakie powstały w trakcie całego roku, i wykazać w PIT-11. Jeśli zdarzenie dotyczy roku poprzedniego, za który podatnik, były pracownik złożył już zeznanie, to jego były pracodawca powinien zwrócić mu składki oraz pobrać zaliczkę na podatek. Dodatkowo musi poinformować pracownika o kwocie zwróconych składek oraz pobranej zaliczce i przychodzie z tytułu korekty. Podatnik ma obowiązek rozliczyć je w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzymał zwrot.

PRZYKŁAD

Lista płac

Pracownik w czerwcu przepracował pierwsze pięć dni roboczych, a następnie korzystał ze zwolnienia lekarskiego od 9. do 30. dnia miesiąca. Za ten czas otrzymał płacę zasadniczą 500 zł oraz wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru. Ustalono, że za cały okres zwolnienia w czerwcu powinien dostać zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.

Lista płac czerwiec 2014 r.

Płaca zasadnicza	500,00 zł	500,00 zł	- zł
Wynagrodzenie chorobowe	1 012,44 zł	- zł	- 1 012,44 zł
Zasiłek chorobowy	- zł	1 265,66 zł	1 265,66 zł
Suma składników brutto	1 512,44 zł	1 765,66 zł	253,22 zł
Podstawa składek społecznych	500,00 zł	500,00 zł	- zł
Razem składki ZUS	68,55 zł	68,55 zł	- zł
Przychód	1 512,44 zł	1 765,66 zł	253,22 zł
Koszty uzyskania	111,25 zł	111,25 zł	- zł
Dochód	1 401,19 zł	1 654,41 zł	253,22 zł
Podstawa opodatkowania	1 401,00 zł	1 654,00 zł	253,00 zł
Ulga podatkowa	46,33 zł	46,33 zł	- zł
Obliczony podatek	205,85 zł	251,39 zł	45,54 zł
Podstawa składki zdrowotnej	1 512,44 zł	500,00 zł	- 1 012,44 zł
Składka ub. zdrowotne 9 proc.	136,12 zł	45,00 zł	- 91,12 zł
Składka ub. zdrowotne 7,75 proc.	117,21 zł	38,75 zł	-78,46 zł
Zaliczka podatku dochodowego	89,00 zł	213,00 zł	124,00 zł
Netto do wypłaty	1 218,77 zł	1 439,11 zł	220,34 zł

Po sporządzeniu korekty z uwagi na odmienne schematy obliczeń wynagrodzenia i zasiłku powstanie niedopłata podatku oraz wynagrodzenia netto i nadpłata składki zdrowotnej. Wyrównanie świadczenia, czyli różnica świadczenia brutto, w podanym przykładzie to 253,22 zł, do której należy dołożyć pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną 91,12 zł oraz odjąć niedopłatę zaliczki podatku dochodowego 124 zł. Pracownik powinien otrzymać kwotę 220,34 zł. Od wpływu kompletu dokumentów dotyczących zasiłku płatnik ma 30 dni na jego wypłatę. Najczęściej wyrównuje się zasiłek przy najbliższej liście płac za miesiąc bieżący. Jest to uproszczenie, jeśli pracownik pozostaje nadal w zatrudnieniu. Choć należy wziąć pod uwagę przepisy podatkowe i czasem przyspieszyć wypłatę.

@RY1@i02/2014/157/i02.2014.157.03300020c.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).