Jak w niepełnym miesiącu pracy uzupełnić wynagrodzenie, obliczając zasiłek chorobowy

Pracownik był niezdolny do pracy od 22 do 30 kwietnia. Otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1980 zł oraz prowizję, ustaloną procentowo od wartości zrealizowanej w danym miesiącu sprzedaży. W sierpniu 2013 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 10 dni roboczych (od 1 do 14 sierpnia) i z tego tytułu otrzymał wynagrodzenie urlopowe w wysokości 396,80 zł, obliczone tylko ze zmiennego składnika. W sierpniu pracownik przebywał również 3 dni na zasiłku opiekuńczym. Faktycznie przepracował 8 dni z 21 dni obowiązkowych. Otrzymał także prowizję 235 zł oraz wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca 1782 zł. Jak obliczyć mu podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego z uwzględnieniem sierpnia - czy i jak go uzupełnić?

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2014/088/i02.2014.088.217000400.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Sierpień 2013 r. powinien być przyjęty do kalkulacji chorobowej, a wypłacone za ten miesiąc wynagrodzenie - uzupełnione, ale w sposób właściwy dla składników zmiennych.

Z 12 miesięcy

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjmuje się w wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania. Jest to wynagrodzenie po odliczeniu części składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego, tj. odpowiadającej 13,71 proc. podstawy ich wymiaru. Podstawa wynagrodzenia chorobowego może być również obliczona z okresu krótszego, np. gdy zatrudnienie pracownika nie osiągnęło jeszcze roku. Wówczas bazę zasiłkową stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Średnie miesięczne wynagrodzenie dla potrzeb wyznaczenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za okres 12-miesięczny bądź krótszy, przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte (czyli nie zawsze przez 12).

Kiedy skorygować pobory

Może się zdarzyć, że w okresie, z którego jest liczona podstawa chorobowego, trafia się miesiąc z nieobecnościami powodującymi, że wynagrodzenie uległo obniżeniu. Wówczas zastosowanie ma art. 38 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa).

I tak, jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku bądź wynagrodzenia chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:

1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,

2) przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Uzupełnienie wynagrodzenia polega na tym, że wylicza się je w takiej wysokości, jaką pracownik by uzyskał, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. W tym celu wynagrodzenie miesięczne zmienne (np. akordowe, prowizyjne) ustala się:

1) poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu - jeżeli przepracował choćby jeden dzień,

2) przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy - jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Natomiast wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej wysokości przyjmuje się do podstawy zasiłkowej w stawce wynikającej z umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej taktuje się jak stałe, a to znaczy, że uzupełnienie następuje poprzez wymnożenie tej stawki przez liczbę godzin, jakie były do przepracowania w analizowanym miesiącu (nominał czasu pracy).

Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownicy często otrzymują jeszcze inne składniki, takie jak premie, prowizje, dodatki. Są one uwzględniane w podstawie zasiłkowej:

wjeżeli ulegają zmniejszeniu za okres niezdolności do pracy i pobierania danego świadczenia chorobowego, i

ww wysokości po uzupełnieniu, o ile obniżenie odbywa się w sposób proporcjonalny do okresu nieobecności, co wynika z zapisów wewnętrznych aktów płacowych.

Z kolei składniki wynagrodzenia, pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Ta zasada ma także zastosowanie, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania wynagrodzenia/zasiłku. W wysokości faktycznie wypłaconej przyjmuje się także takie elementy jak dodatki za noce, czy rekompensatę za godziny nadliczbowe oraz składniki o podobnym charakterze, które nie przysługują za cały miesiąc, lecz tylko w zależności od zdarzeń płatnych takim składnikiem i mogą przypadać w różnych częściach miesiąca.

Brak usprawiedliwienia obniża podstawę

W razie obniżenia wynagrodzenia za część miesiąca z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej, do podstawy wymiaru chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni tej niewytłumaczonej nieobecności w pracy. Jeśli pracownik miał zarówno absencję usprawiedliwioną, jak i taką, której nie uzasadnił, przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. [przykład]

Urlop komplikuje obliczenia

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (np. za dni okolicznościowego zwolnienia od pracy). Zatem, do podstawy zasiłkowej wchodzi również m.in. wynagrodzenie urlopowe. W przypadku gdy pracownik w danym miesiącu miał tylko urlop, to miesiąc ten nie wymaga uzupełniania. Cały miesiąc traktuje się jak przepracowany. Jeżeli natomiast w miesiącu pracownik był zarówno na urlopie, jak i miał inną usprawiedliwioną nieobecność, to uzupełnienia nie dokonuje się według zasad odpowiednich dla składników stałych i zmiennych. Dlatego w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i ruchomych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne.

Jeszcze inaczej dokonuje się uzupełnienia, jeżeli oprócz stałego składnika pracownik otrzymuje również zmienne, ale zmniejszane inaczej niż proporcjonalnie i w miesiącu wymagającym uzupełnienia zostało wypłacone wynagrodzenie urlopowe obliczone z tego składnika, np. premii. Wówczas do podstawy zasiłkowej przyjmuje się stałe wynagrodzenie z umowy o pracę oraz zmienny składnik wypłacony w tym miesiącu w rzeczywistej wysokości (bez wynagrodzenia urlopowego).

Szczegółowe rachunki

W omawianym przypadku pracownik otrzymuje wynagrodzenie mieszane, czyli zarówno stałą stawkę miesięczną, jak i zmienną prowizję, która jest wypracowywana przez cały miesiąc i przysługuje tylko za okres pracy. Pracownik zachorował w kwietniu 2014 r., więc podstawę wynagrodzenia chorobowego stanowi wynagrodzenie wypłacone za okres od kwietnia 2013 r. do marca 2014 r. W sierpniu 2013 r. przebywał na urlopie, jak i na opiece nad członkiem rodziny. W sumie więc przepracował 18 z 21 dni roboczych (10 dni urlopu + 8 dni pracy). Miesiąc ten wymaga uzupełnienia, przy czym w tym celu należy zsumować wynagrodzenie za pracę, urlopowe oraz prowizję, podzielić wynik przez 18 i pomnożyć przez 21:

(1782 zł + 235 zł + 396,80 zł) - 13,71 proc. = 2082,87 zł

2082,87 zł : 18 dni x 21 dni = 2430,02 zł - wynagrodzenie po uzupełnieniu

Dla celów sporządzenia listy płac za kwiecień załóżmy, że prowizja za kwiecień wyniosła 415,90 zł, wynagrodzenie za pracę - 1386 zł, a chorobowe za 9 dni - 573,34 zł.

PRZYKŁAD

Z wyłączeniem dnia niewytłumaczonej nieobecności

W sierpniu 2013 r., za który wynagrodzenie uwzględniane jest w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, pracownik był niezdolny do pracy od 5 do 14 sierpnia (8 dni roboczych). Oprócz tego miał 1 dzień nieusprawiedliwionej nieobecności. W sierpniu powinien przepracować 21 dni roboczych. Pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie zmienne. Za przepracowaną część miesiąca, a więc za 12 dni, wynagrodzenie wyniosło 1782,30 zł. Wynagrodzenie, które osiągnąłby, gdyby pracował we wszystkie dni robocze, po uzupełnieniu wynosi 2563,25 zł:

1782,30 zł - 244,35 zł = 1537,95 zł;

1537,95 zł : 12 dni x 20 dni = 2563,25 zł

Kwota 244,35 zł jest kwotą składek na ubezpieczenia społeczne potrąconą z dochodu pracownika (łącznie 13,71 proc. z kwoty 1782,30 zł). Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć kwotę 2563,25 zł.

Jak widać, zamiast dopełnienia do 21 dni roboczych, uzupełnienia dokonuje się z wyłączeniem dnia nieusprawiedliwionej absencji.

Lista płac za kwiecień (podstawowe koszty uzyskania przychodów, kwota zmniejszająca podatek)

	2375,24 zł	1386 zł + 415,90 zł + 573,34 zł
	247,05 zł	● podstawa wymiaru - 1801,90 zł (1386 zł + 415,90 zł) ● składka emerytalna - 1801,90 zł x 9,76 proc. = 175,87 zł ● składka rentowa - 1801,90 zł x 1,5 proc. = 27,03 zł ● składka chorobowa - 1801,90 zł x 2,45 proc. = 44,15 zł ● łączna kwota składek - 247,05 zł
	191,54 zł 164,93 zł	● podstawa wymiaru - 2128,19 zł (1801,90 zł - po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 247,05 zł = 1554,85 zł + 573,34 zł) 2128,19 zł x 9 proc. = 191,54 zł 2128,19 zł x 7,75 proc. = 164,93 zł
	152 zł	Przychód do opodatkowania - 2375,24 zł ● podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 2017 zł [2375,24zł (przychód) - 111,25 zł - 247,05 zł (składki ZUS)] ● zaliczka do US - 152 zł (2017 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 316,73 zł (zaliczka na podatek) - 164,93 zł (składka zdrowotna) = 151,80 zł
	1784,65 zł	2375,24 zł - (247,05 zł + 191,54 zł + 152 zł)

Zasady uzupełniania wynagrodzenia za miesiąc z urlopem wypoczynkowym i inną nieobecnością

● Ustal, jaką część miesiąca pracownik przepracował zaliczając dni urlopu wypoczynkowego jako dni przepracowane.

● Jeśli pracownik przepracował co najmniej połowę swojego czasu pracy, uzupełnij wynagrodzenie ale tylko o dni usprawiedliwionej nieobecności.

● Potraktuj składniki wynagrodzenia jak zmienne, nawet jeśli część przychodu stanowi płaca zasadnicza w stałej miesięcznej stawce.

● Dokonaj uzupełnienia według sposobu wskazanego dla zmiennych składników.

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 36 ust. 1 i 2, art. 37, art. 38, art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).

Art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).