Jak rozliczyć nadgodziny pracownika, który nie odrobił prywatnych wyjść

Pracodawca wprowadził w regulaminie pracy możliwość pisemnego wnioskowania przez pracowników o udzielenie zgody na wyjścia prywatne. Zgodnie z przyjętą procedurą wniosek taki wymaga akceptacji bezpośredniego przełożonego lub pod jego nieobecność kierownika działu, a odpracowanie musi nastąpić w ramach tego samego miesiąca z uwagi na długość przyjętego okresu rozliczeniowego. Firma zatrudnia pracowników biurowych w ramach systemu podstawowego, w miesięcznych okresach rozliczeniowych, planując ich pracę od poniedziałku do piątku w stałych godzinach 8.00 - 16.00.

W lutym 2014 r. jeden z pracowników otrzymujący tylko stałą pensję w wysokości 4000 zł pięciokrotnie korzystał z wyjść prywatnych, z czego odpracował jedynie trzy przypadki, a pozostałe dwa pozostały nierozliczone. Jednocześnie skorzystał z wyjścia prywatnego, zanim zostało ono zaakceptowane przez przełożonego, samowolnie opuszczając teren zakładu pracy. Pracodawca zakwalifikował tę absencję jako nieobecność nieusprawiedliwioną, a ponieważ miała ona miejsce w ostatnim dniu miesiąca, pracownik nie miał możliwości jej odpracowania. Jak rozliczyć jego czas pracy i wynagrodzenie za luty, jeśli pracownik ten został jednocześnie wezwany do pracy na 6 godzin w wolną sobotę oraz trzykrotnie pozostawał w miejscu zatrudnienia na polecenie pracodawcy po godzinach, przekraczając tym samym dobową normę czasu pracy?

ODPOWIEDŹ

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w miesięcznych okresach rozliczeniowych powinien przepracować w lutym 2014 r. 160 godzin. W ramach tego miesiąca przypadają bowiem równo 4 tygodnie (28 dni kalendarzowych), a skoro w lutym nie występują ustawowo wolne od pracy święta, nie ma podstaw do obniżenia tego wymiaru. Odnosząc powyższe do planu pracy sporządzonego dla pracownika, należy stwierdzić jego prawidłowość, skoro przewiduje on 20 dni pracy po 8 godzin każdy, czyli łącznie 160 godzin. Pracownik ma przy tym zaplanowane wolne soboty i niedziele, więc grafik uwzględnia zasadę planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy i zapewnienie zatrudnionemu odpoczynków tygodniowych. Rozkład należy więc uznać za prawidłowy, gdyż zrealizowanie go bez zmian rodziłoby po stronie pracownika prawo do umówionego wynagrodzenia.

Komplikacją tego rozliczenia jest fakt, iż pracownik pięciokrotnie korzystał z wyjść prywatnych. Miało to miejsce: 3 lutego (4 godziny), 6 lutego (2 godziny), 13 lutego (2 godziny), 14 lutego (4 godziny), 17 lutego (2 godziny). Łącznie daje to 14 godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, z czego jedynie 8 zostało odpracowanych: 18 lutego (4 godziny), 19 lutego (2 godziny) i 24 lutego (2 godziny). Pozostałe 6 godzin wyjść prywatnych nie zostało odpracowanych, więc wywrą one wpływ na ostateczne rozliczenie czasu pracy pracownika. Na tym etapie należy jedynie uznać, że godziny te będą brakować do pełnego wymiaru czasu pracy.

Obniżone wynagrodzenie

Oprócz faktycznych wyjść prywatnych pracownikowi zdarzyło się opuścić raz zakład bezpośrednio po złożeniu wniosku o udzielenie wolnego, ale przed jego akceptacją przez przełożonego. Takie zachowanie pracownika można oceniać jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i kwalifikować ten okres jako nieobecność nieusprawiedliwioną. W przeciwieństwie do nieobecności usprawiedliwionych tj. urlop czy choroba pracownika, samowolne opuszczenie pracy nie ma wpływu na wymiar czasu pracy i nie powoduje jego obniżenia. Skoro zaś przypada ono w ostatnim dniu miesiąca, pracownik nie ma możliwości odpracowania tych godzin, więc pracodawca może proporcjonalnie obniżyć jego wynagrodzenie za czas trwania tej absencji.

W przypadku pracowników, których pensja została określona w stałej stawce miesięcznej, wymaga to podzielenia tej kwoty przez wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w ramach danego miesiąca zgodnie z obowiązującym pracownika wymiarem zatrudnienia. Tak otrzymaną stawkę godzinową należy następnie pomnożyć przez liczbę godzin nieusprawiedliwionej nieobecności, a otrzymaną kwotę odjąć od wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełen przepracowany miesiąc. Taki sposób obniżania wynagrodzenia wynika z par. 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Wyrównanie wymiaru

Pracownik został ponadto wezwany do pracy w wolną sobotę 22 lutego w wymiarze 6 godzin. Zasadniczo powinno to spowodować przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, skoro żadna z godzin pracy w tym dniu nie narusza normy dobowej, a pracownik jest zatrudniony na pełen etat. W praktyce oznaczałoby to konieczność wypłaty za każdą z 6 godzin pracy normalnego wynagrodzenia, powiększonego o 100-proc. dodatek. Co istotne, dodatek ten należałoby obliczać z tej samej podstawy, co normalne wynagrodzenie za nadgodziny, skoro pracownik otrzymuje jedynie pensję zasadniczą.

Warto jednak pamiętać, że pracownik nie odpracował wszystkich godzin wyjść prywatnych, z których skorzystał w lutym 2014 r. Z puli 14 godzin takich zwolnień odpracował jedynie 8 godzin, więc pozostałych 6 godzin nie zostało rozliczone. W takim przypadku wezwanie do pracy w wolną sobotę na 6 godzin nie może więc spowodować przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, lecz skutkuje wyrównaniem wymiaru czasu pracy pracownika, który w przeciwnym razie zostałby niedopracowany. W efekcie za każdą z 6 godzin pracy w wolną sobotę pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia ujętego w stałej stawce miesięcznej. Tym samym dodatkowe godziny pracy nie wymagają odrębnego rozliczenia, gdyż jako mieszczące się w wymiarze czasu pracy są opłacane pensją zasadniczą pracownika.

Rozkład pracy pracownika jednoznacznie wskazuje, że soboty są dla niego dniami wolnymi od pracy wynikającymi z planowania jej w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy. Skoro zaś nieobecność nieusprawiedliwiona obejmuje część takiej dniówki, polecenie pracy w sobotę narusza zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Pracownik nie korzysta bowiem w praktyce z wymaganej liczby dni wolnych. Warto pamiętać, że ustawodawca przewidział w art. 151³ k.p. jedną formę rekompensaty takiej dodatkowej pracy, czyli udzielenie pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Niewywiązanie się z tego obowiązku może być traktowane jako wykroczenie, o ile pracodawcy lub innej odpowiedzialnej za nie osobie będzie można przypisać winę.

Warto więc zatroszczyć się o dokumenty potwierdzające np. to, że pracodawca próbował wywiązać się z tego obowiązku, np. bezskutecznie próbując uzgodnić z pracownikiem termin odbioru dnia wolnego. W innych okolicznościach przesłanką zwalniającą z odpowiedzialności za wykroczenie mógłby być urlop pracownika, jego choroba lub inna usprawiedliwiona nieobecność trwająca do końca okresu rozliczeniowego. Taki przypadek nie występuje jednak w omawianej sprawie.

50-proc. dodatek

Poza dodatkową pracą w sobotę oraz prywatnymi zwolnieniami od pracy i ich odpracowaniem pracownik trzykrotnie pozostawał w biurze po godzinach, naruszając dobową normę czasu pracy. Takie przypadki zawsze będą stanowiły nadgodziny dobowe niezależnie od tego, czy pracownik przepracował pełen miesięczny wymiar czasu pracy, czy też tak jak w rozpatrywanym przypadku nie został on wypracowany z uwagi na nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Wszystkie nadgodziny miały miejsce w dniach pracy i w ramach pory dziennej (od godz. 16.00 do 18.00 - 10, 20 i 27 lutego), więc pracownik nabywa za nie prawo do normalnego wynagrodzenia wraz z 50-proc. dodatkiem.

Warto bowiem pamiętać, że 100-proc. dodatek przysługuje jedynie za te przekroczenia dobowe, które przypadają w niedzielę, święto, w ramach dnia wolnego udzielonego w zamian za pracę w niedzielę lub święto oraz w porze nocnej. Pozostałe przekroczenia dobowe rekompensuje się z kolei czasem wolnym lub wypłatą normalnego wynagrodzenia powiększonego o dodatek stanowiący 50 proc. stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego pracownika.

W omawianym przypadku oba składniki wynagrodzenia za nadgodziny mają tą samą podstawę obliczeń, którą jest wynagrodzenie zasadnicze pracownika określone w stałej stawce miesięcznej. Skutkuje to znacznym uproszczeniem obliczeń, skoro pracodawca nie musi ustalać odrębnej stawki godzinowej normalnego wynagrodzenia i dodatku.

Uwaga

Czas odpracowania zwolnienia od zadań, udzielony podwładnemu na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Taka praca nie może jednak naruszać jego prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego

Grafik pracy w lutym 2014 r.

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Dzień	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.
Plan			8-16	8-16	8-16	8-16	8-16			8-16	8-16	8-16	8-16	8-16
Wykonanie			8-12 WP	8-16	8-16	8-14 WP	8-16			8-18	8-16	8-16	8-14 WP	8-12 WP
Data	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28
Dzień	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.
Plan	8-16	8-16	8-16	8-16	8-16			8-16	8-16	8-16	8-16	8-16
Wykonanie	8-14 WP	8-20 O WP	8-18 O WP	8-18	8-16	8-14		8-18 O WP	8-16	8-16	8-18	8-12 NN

WP - wyjście prywatne,

O _WP - odpracowanie wyjścia prywatnego,

NN - nieobecność nieusprawiedliwiona.

Wyliczenia

	Ustalamy wynagrodzenie za 4 godziny brakujące do wymiaru Obliczamy wynagrodzenie należne za przepracowane godziny	4000 zł : 160 godz. = 25 zł/godz. 4 godz. x 25 zł = 100 zł 4000 zł - 100 zł = 3900 zł
	Obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny dobowe	4000 zł : 160 godz. = 25 zł/godz. 6 godz. x 25 zł = 150 zł
	Obliczamy dodatki za nadgodziny dobowe	(4000 zł : 160 godz.) x 50 proc. = 25 zł x 50 proc. = 12,50 zł 6 godz. x 12,50 zł = 75 zł
	wynagrodzenie za przepracowane godziny + normalne wynagrodzenie za nadgodziny dobowe + dodatki za nadgodziny dobowe	3900 zł + 150 zł + 75 zł = 4125 zł

Łukasz Prasołek

asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Podstawa prawna

Art. 130, art. 151 par. 1 i 2¹, art. 151¹ par. 1-3, art. 151³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).