Jak pomniejszyć pobory, gdy w trakcie miesiąca zmniejszono wymiar czasu pracy

Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, ale w lutym etat został zmniejszony do 3/4 (porozumienie stron). Jak rozliczyć miesiąc, w którym praca była wykonywana w dwóch wymiarach - jeszcze pełnym i już według nowych zasad? Dotychczasowa pensja wynosiła 3670 zł, dodatkowo wypłacana była premia w wysokości 10 proc. pensji. Po zmianie wynagrodzenie wynosiło 2760 zł. Premia pozostała, ale oczywiście liczona jest od nowego wynagrodzenia.

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2014/030/i02.2014.030.217000900.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Po pierwsze, zmiana wymiaru czasu pracy oznacza konieczność dokonania zmian w umowie o pracę. Jeśli nowe warunki pracy zostały uzgodnione z pracownikiem, to może się zdarzyć, że nastąpi to w trakcie danego miesiąca. Wtedy trudniejszym zadaniem jest rozliczenie wynagrodzenia, które zwykle ulega zmianie wraz z obniżeniem czy podwyższeniem etatu.

Zmiana warunków zatrudnienia

Zmiana wymiaru czasu pracy zatrudnionemu wymaga formy pisemnej. Można to zrobić albo w drodze porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego. Pierwsza opcja jest prostsza. Obie strony zgodnie wyrażają wolę co do nowej wielkości etatu i ustalają datę jego obowiązywania. Nie ma potrzeby sporządzania nowej umowy z pracownikiem. Porozumienie zmieniające polega na rozszerzeniu dotychczasowej umowy o aneks. Inicjatorem zmiany wymiaru etatu nie musi być zawsze pracodawca. Z propozycją może wyjść również pracownik.

Zazwyczaj jednak to pracodawca przedstawia pracownikowi nowy wymiar pracy, w zależności od potrzeb firmy. Nie zawsze pracownikowi to odpowiada. Jeśli nie godzi się na zmianę warunków umowy o pracę w zakresie wielkości etatu, to można zastosować wypowiedzenie zmieniające, zgodnie z art. 42 k.p., czyli jednostronne oświadczenie woli. Pracodawca na piśmie wręcza pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu jednego z warunków pracy - dotyczącego wymiaru czasu pracy. Wypowiedzenie warunków pracy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Z upływem obowiązującego okresu wypowiedzenia nowy wymiar wchodzi w życie lub - jeśli pracownik odmówi przyjęcia innego wymiaru etatu - umowa się rozwiązuje. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o braku zgody na zaproponowany etat, uważa się, że wyraził na to zgodę. Jednak pismo pracodawcy wypowiadające dotychczasowy wymiar zatrudnienia powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. Gdy nie ma pouczenia, pracownik ma prawo do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie, że nie zgadza się na pracę w innym wymiarze czasu pracy.

Zgodnie ze starym i nowym etatem

Zmiana wymiaru czasu pracy zwykle pociąga za sobą modyfikację wynagrodzenia. Jeżeli zmiany wchodzą od pierwszego dnia danego miesiąca, z naliczeniem płacy nie ma problemu. Jednak gdy dochodzi do tego w trakcie miesiąca, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę w dwóch odmiennych wymiarach, czyli za część pracy w starym i za część wykonywania pracy według nowego etatu. Niestety nie ma w kodeksie pracy ani w przepisach wykonawczych sposobu obliczenia płacy w takiej sytuacji. O ile w przypadku wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce godzinowej nie powinno być większego problemu, o tyle trudniejsze staje się obliczenie pensji ryczałtowej, czyli w stałej miesięcznej stawce. Podpowiedzi w tej kwestii udzielił Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie obliczania wynagrodzenia przy zmianie wielkości etatu w ciągu miesiąca (GPP-471-4560-24/09/PE/RP). Zgodnie z tym stanowiskiem zastosowanie ma tutaj par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.). Dotyczy on co prawda sytuacji, kiedy trzeba ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca dla pracownika:

●podejmującego/kończącego zatrudnienie w ciągu miesiąca lub

●nieobecnego w tym miesiącu w pracy z innych przyczyn niż choroba, który za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Jednak podana tu metoda obliczeniowa sprawdza się również w omawianym przypadku. Załóżmy, że nowy wymiar (3/4 etatu) obowiązuje od 17 lutego 2014 r. Na całym etacie, czyli do 16 lutego pracownik zarabiał 3670 zł zasadniczego oraz 367 zł premii (3670 zł x 10 proc.), a po zmianie jego uposażenie spadło do 2760 zł, a premia do 276 zł. Ustalamy wynagrodzenie za luty.

Nominalny czas pracy w lutym dla pełnego etatu, to 160 godzin (20 dni x 8 godzin), z kolei dla 3/4 etatu to 120 godzin (20 dni x 6 godzin).

Krok 1. Obliczenie pensji za okres od 1 do 16 lutego:

●płacę podstawową sprzed zmiany dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w całym wymiarze czasu pracy:

3670 zł : 160 godzin = 22,94 zł - stawka godzinowa dla poprzedniej wielkości etatu

●stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin przepracowaną na pełnym etacie do 16 lutego (10 dni x 8 godzin = 80 godzin),

22,94 zł x 80 godzin = 1835,20 zł,

Premia - 183,52 zł (1835,20 zł x 10 proc.)

Razem - 2018,72 zł

Krok 2. Obliczenie pensji za okres od 17 do 28 lutego:

●wynagrodzenie zasadnicze po obniżce dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania dla 3/4 etatu:

2760 zł : 120 godzin = 23 zł - stawkę godzinowa dla 3/4 etatu

●stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin przepracowaną w nowym etacie (10 dni x 6 godzin = 60 godzin),

23 zł x 60 godzin = 1380 zł,

Premia - 138 zł (1380 zł x 10%)

Razem - 1518 zł

Krok 3. Zsumowanie obu pensji, wraz z premiami, za obie części miesiąca:

2018,72 zł + 1518 zł = 3536,72 zł

Za luty, w którym pracownik przeszedł z pełnego etatu na 3/4, przysługuje wynagrodzenie w wysokości 3536,72 zł.

Uwaga na chorobowe i urlopowe

Zmiana wymiaru czasu pracy ma wpływ również na sposób obliczania innych świadczeń niż samo wynagrodzenie za pracę, np. wynagrodzenia chorobowego lub urlopowego.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jednak w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku/wynagrodzenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru etatu, o ile ta zmiana nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy albo w tych 12 miesiącach poprzedzających. Przeliczenia podstawy zasiłków według zmienionego wymiaru czasu pracy stosuje się nawet wówczas, gdy między okresami pobierania świadczeń - tego samego lub innego rodzaju - nie było przerwy lub była ona krótsza niż 3 miesiące. W jednej sytuacji podstawy wymiaru zasiłków się nie przelicza, mimo zmiany wymiaru czasu pracy. Mianowicie wtedy gdy zmiana etatu nastąpiła już po miesiącu, w którym rozpoczęła się choroba. Wtedy za cały okres choroby pracownikowi przysługuje zasiłek, którego podstawę wymiaru stanowi średnie wynagrodzenie za okres przed zmianą wymiaru czasu pracy.

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.). Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z kilkoma wyłączeniami, które pomija się, ustalając podstawę wymiaru urlopowego. W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Oznacza to, że jeśli w trakcie miesiąca pracownikowi zmienił się wymiar czasu pracy, a wraz z nim wysokość wynagrodzenia i w tym też miesiącu pracownik wybierze urlop, jego podstawa urlopowa musi zostać przeliczona według nowych zasad. Jeżeli wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce uległo zmianie (na plus lub na minus), to nie ustalamy podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Liczymy pensję w sposób przedstawiony wyżej, czyli za część miesiąca przepracowaną w starym wymiarze i za część - w nowym. W przypadku godzinowego systemu wynagradzania trzeba pamiętać, że za godziny urlopu stosujemy taką stawkę, jaka obowiązywałaby, gdyby pracownik w tym okresie pracował, zamiast wypoczywać. Oznacza to, że jeżeli np. urlop przypadnie na część miesiąca przed zmianą etatu, to pracownik otrzyma za czas wolny starą stawkę godzinową.

Z kolei zmienne składniki płacowe przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z których ustala się podstawę wymiaru urlopowego, wypłacone w okresie 3 (maksymalnie 12) miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu, przeliczamy ponownie, tj. tak, jakby nowe wynagrodzenie przysługiwało przez cały okres brany do liczenia podstawy wymiaru urlopowego.

Lista płac za luty 2014 r. (podstawowe koszty uzyskania przychodów, kwota zmniejszająca podatek)

Przychód	3536,72 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	484,88 zł	● podstawa wymiaru - 3536,72 zł ● składka emerytalna - 3536,72 zł x 9,76 proc. = 345,18 zł ● składka rentowa - 3536,72 zł x 1,5 proc. = 53,05 zł ● składka chorobowa - 3536,72 zł x 2,45 proc. = 86,65 zł ● łączna kwota składek - 484,88 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne - do zapłaty do ZUS - odliczana od podatku	274,67 zł 236,52 zł	● podstawa wymiaru - po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 3051,84 zł (3536,72 zł - 484,88 zł) 3051,84 zł x 9 proc. = 274,67 zł 3051,84 zł x 7,75 proc. = 236,52 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	247 zł	Przychód do opodatkowania - 3536,72 zł ● podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 2941 zł [3536,72 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 484,88 zł (składki ZUS)] ● zaliczka do US - 247 zł (2941 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 483,05 zł (zaliczka na podatek) - 236,52 zł (składka zdrowotna) = 246,53 zł
Kwota do wypłaty	2530,17 zł	3536,72 zł - (484,88 zł + 274,67 zł + 247 zł)

Zasady ustalania wynagrodzenia

● Obliczamy wymiar czasu pracy dla nowego i dotychczasowego wymiaru etatu, biorąc pod uwagę nominał godzin obowiązujący dla miesiąca ze zmianą

● Wyznaczamy nową i poprzednią stawkę godzinową dla każdej części miesiąca - według odpowiednich stawek pensji

● Mnożymy daną stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych w danym wymiarze

● Sumujemy obie kwoty wynagrodzeń obliczonych dla każdego etatu

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 29 par. 1, par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Art. 40 ustawy z 25 czerwca 1991 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512).

Par. 10 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).