Jak ustalić pensję za miesiąc, w którym zatrudniony odpracował wyjście z pracy w celach prywatnych

W zakładzie pracy obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownik w grudniu 2013 r. złożył dwa wnioski o udzielenie mu zwolnienia z części dnia pracy w celu załatwienia spraw osobistych - łącznie było to 6 godzin. Uzgodniliśmy z nim odpracowanie tego czasu w styczniu 2014 r. Wynagrodzenie za grudzień zostało odpowiednio pomniejszone, stosownie do obniżonego wymiaru czasu pracy ustalonego dla tego pracownika (po odliczeniu godzin pracy przeznaczonych na cele prywatne). Pracodawca ustalił, że zatrudniony będzie odrabiał zwolnienie, przychodząc do pracy wcześniej (dwa razy po 3 godziny). Pora nocna jest u nas wyznaczona na godziny od 23.00 do 7.00., a normalnie pracownik pracuje - według rozkładu - od 9.00 do 17.00. Jeżeli każdego dnia przyjdzie do pracy np. na 6.00, to czy za te dwie godziny pracy przypadające od 6.00 do 7.00 będzie mu przysługiwał dodatek za pracę w nocy? Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną 4000 zł oraz stałym dodatkiem motywacyjnym - 200 zł, który nie jest zmniejszany tylko za okres niezdolności zdrowotnej płatnej wynagrodzeniem chorobowym. Jak rozliczyć styczeń?

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2014/005/i02.2014.005.217000900.804.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Moim zdaniem za styczeń pracownikowi przysługuje dodatek za dwie godziny pracy w porze nocnej. Oprócz dodatku należy mu wypłacić wynagrodzenie odpowiednio powiększone z tytułu odpracowania. Nie są to bowiem godziny nadliczbowe, ale zwykłe godziny pracy. Przysługuje więc normalne wynagrodzenie, jednak bez dodatkowej gratyfikacji jak za godziny nadliczbowe.

Co wynika z kodeksu pracy

Godziny pracy są zazwyczaj sztywno wyznaczone (od - do). Zdarza się więc, że godziny robocze nakładają się z innymi terminami różnych zdarzeń z prywatnego życia pracownika. Mogą to być zarówno zaplanowane okoliczności, np. stawienie się w urzędzie skarbowym, wizyta u lekarza, jak i nieprzewidziane wypadki, np. konieczność odebrania dziecka z przedszkola z powodu alarmu przeciwpożarowego. Dana sytuacja wymusza więc chwilowe opuszczenie stanowiska pracy, późniejsze przybycie do pracy czy wcześniejsze jej skończenie, oczywiście za wiedzą i zgodą pracodawcy. Takie wyjścia prywatne i rozliczanie ich w kontekście czasu pracy nastręczało zatrudniającym trudności, bo nie było przepisów w tym zakresie w kodeksie pracy. Państwowa Inspekcja Pracy uznawała, że jeżeli pracownik odpracuje zwolnienie od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym lub poza nim, to praca ponad np. dobową normę czasu pracy (gdy pracownik został w firmie po godzinach) wygeneruje godziny nadliczbowe, które muszą być dodatkowo wynagrodzone. Część ekspertów się z tym nie zgadzała, uważając, że praca w godzinach nadliczbowych ma miejsce jedynie w dwóch przypadkach wymienionych w art. 151 par. 1 k.p., tj. w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

Z kolei zwolnienie od pracy na potrzeby osobiste pracownika, a potem odpracowanie brakujących do nominału godzin nie powoduje wystąpienia nadgodzin. Dłuższa praca w innym dniu jest konsekwencją wcześniejszej prośby pracownika o skrócenie czasu pracy, a więc leży po stronie podwładnego, a nie pracodawcy. Dzięki ubiegłorocznej nowelizacji kodeksu pracy od 23 sierpnia 2013 r. jest już przepis w kodeksie pracy dotyczący właśnie prywatnych wyjść pracownika. Zgodnie z nim nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych.

Regulacja ta jest dość ograniczona i daje pracodawcy możliwość ułożenia wielu kwestii w wewnętrznych aktach, np. regulaminie pracy, wynagradzania. Wiadomo jednak, że udzielenie zwolnienia od pracy powinno być poprzedzone pisemnym wnioskiem pracownika, a odpracowanie - obojętnie czy nastąpi w tym samym okresie rozliczeniowym, czy w kolejnym - nie spowoduje powstania godzin nadliczbowych. Ważne jest to, aby zachować prawo pracownika do odpowiedniej puli odpoczynku. Przykładowo aby nie naruszyć 11-godzinnego dobowego nieprzerwanego relaksu, pracodawca nie może zlecić odpracowania w wymiarze wyższym niż 5 godzin na dobę. Zatem przy 8-godzinnej normie dobowej pracownik może zostać np. dłużej w pracy maksymalnie jeszcze przez 5 godzin (8 godz. + 5 godz. + 11 godz. = 24 godz.).

W omawianym przypadku pracownik łącznie korzystał ze zwolnienia w grudniu przez 6 godzin. Prawidłowo więc pracodawca rozłożył odpracowanie w styczniu na dwa razy po 3 godziny, a nie jednorazowo. Warto przy tym zauważyć, że to pracodawca ostatecznie ustala termin odrobienia prywatnego wyjścia pracownika i nie musi on trzymać się okresów rozliczeniowych. Przy 1-miesięcznym okresie termin odpracowania można więc wyznaczyć na inny miesiąc niż ten, w którym wystąpiło zwolnienie od pracy.

Wynagrodzenie - do uzgodnienia

Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy zatrudniony zachowuje do niego prawo tylko wówczas, gdy przepisy tak stanowią (art. 80 k.p.). Za czas zwolnienia od pracy w celu załatwienia przez pracownika spraw osobistych nie przewidziano wynagrodzenia. Zatem pracodawca ma prawo do zmniejszenia pensji pracownika za miesiąc, w którym przepracował mniej godzin, a odpracowanie zostało wyznaczone na inny miesiąc. Przy stałej stawce miesięcznej można skorzystać z wzoru, który określa par. 12 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. Zgodnie z nim, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, to:

Miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn.

Obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Zatem wynagrodzenie za grudzień 2013 r., wraz z dodatkiem, powinno być obliczone właśnie według tej metody. Z kolei w styczniu, miesiącu odpracowania, pracownik łącznie przepracuje więcej godzin, za które przysługuje mu normalne wynagrodzenie za każdą godzinę pracy. Wynika to z poniższych obliczeń:

w4200 zł : 168 godz. (wymiar czasu pracy w styczniu 2014 r.) = 25 zł - stawka za 1 godz. pracy w styczniu

w25 zł x 6 godz. = 150 zł - dodatkowe wynagrodzenie za godziny odpracowania.

Łączne wynagrodzenie za styczeń:

w4000 zł + 150 zł + 200 zł (dodatek motywacyjny) = 4350 zł

Bez nadgodzin i rekompensaty

Czas odpracowania przedmiotowego zwolnienia od pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, a w konsekwencji pracownikowi nie przysługują za to żadne dodatkowe rekompensaty (czas wolny, dodatek pieniężny). Jednak od pracy w godzinach nadliczbowych trzeba odróżnić pracę w porze nocnej, która została odrębnie uregulowana w kodeksie pracy. Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Pracodawca sam więc wyznacza zakres 8 godzin nocnych (np. od 22.00 do 6.00 czy od 23.00 do 7.00). Za każdą godzinę pracy w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Z tego wynika, że żadne inne dodatkowe przesłanki - oprócz wykonywania pracy w porze nocnej - nie muszą być zachowane, by nabyć prawo do dodatku pieniężnego. Jeżeli więc pracodawca zlecił odpracowanie, które częściowo przypada na porę nocną w firmie, to moim zdaniem dodatek nocny przysługuje, w tym przypadku za łącznie 2 godziny (od 6.00 do 7.00). Dodatek wynosi:

w1680 zł : 168 godz. pracy w styczniu = 10 zł - stawka godzinowa

w10 zł x 20 proc. = 2 zł

w2 zł x 2 godz. = 4 zł

Uwaga

Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz tygodniowego (art. 151 par. 2¹ k.p.)

Uwaga

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych

Zasady wyliczania poborów

● Wyznaczamy pracownikowi termin odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego na załatwienie spraw osobistych.

● Jeżeli termin ten przypada w tym samym miesiącu, wynagrodzenie nie ulega zmianie, w rezultacie bowiem pracownik przerobi nominał godzin.

● Jeżeli odpracowanie nastąpi w innym miesiącu, wynagrodzenie ulegnie odpowiedniemu pomniejszeniu za miesiąc zwolnienia oraz podwyższeniu za miesiąc odpracowania.

● Jeżeli czas odpracowania przypada na porę nocną, pracownikowi przysługuje 20-proc. dodatek pieniężny.

Lista płac za styczeń 2014 r. uwzględniająca podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek

	4354 zł	4000 zł + 150 zł + 200 zł + 4 zł
	596,93 zł	- podstawa wymiaru - 4354 zł - składka emerytalna - 4354 zł x 9,76 proc. = 424,95 zł - składka rentowa - 4354 zł x 1,5 proc. = 65,31 zł - składka chorobowa - 4354 zł x 2,45 proc. = 106,67 zł - łączna kwota składek - 596,93 zł
	338,14 zł 291,17 zł	- podstawa wymiaru po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 3757,07 zł (4354 zł - 596,93 zł) 3757,07 zł x 9 proc. = 338,14 zł 3757,07 zł x 7,75 proc. = 291,17 zł
	319 zł	Przychód do opodatkowania - 4354 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 3646 zł [4354 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 596,93 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - zaliczka do US - 319 zł (3646 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 609,95 zł (zaliczka na podatek) - 291,17 zł (składka zdrowotna) = 318,78 zł
	3099,93 zł	4354 zł - (596,93 zł + 338,14 zł + 319 zł)

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 80, 151 par. 2¹, art. 151⁸ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).