Wypłata trzynastki musi nastąpić najpóźniej do końca I kwartału

Podstawą przyznawania i wypłaty pracownikom tzw. budżetówki dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) są przepisy ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080, z późn. zm. - dalej ustawa).

Prawo do tzw. trzynastki mają m.in.:

● pracownicy państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy,

● pracownicy zatrudnieni w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa, sądach i trybunałach,

● pracownicy samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),

● pracownicy biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych.

Przepisów ustawy nie stosuje się wobec osób, o których mowa w art. 2 ustawy z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz.U. nr 20, poz. 101 z późn. zm.). Dotyczy to m.in.:

● Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,

● marszałka Sejmu, marszałka Senatu, prezesa Rady Ministrów, wicemarszałka Sejmu, wicemarszałka Senatu, wiceprezesa Rady Ministrów, prezesa Najwyższej Izby Kontroli, prezesa Trybunału Konstytucyjnego, ministra, prezesa Narodowego Banku Polskiego, rzecznika praw obywatelskich, szefów Kancelarii Sejmu i Senatu, głównego inspektora pracy,

● żołnierzy oraz funkcjonariuszy służb mundurowych.

Z przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej nie mogą korzystać również osoby podlegające przepisom ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz.U. nr 26, poz. 306 z późn. zm.) - czyli tzw. ustawy kominowej.

Podstawowym warunkiem, uprawniającym pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jest przepracowanie u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego (art. 2 ustawy).

Spełnienie tego warunku uprawnia pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości. Nie ma znaczenia, czy podstawą prawną nawiązania stosunku pracy jest umowa o pracę czy mianowanie, powołanie, wybór lub spółdzielcza umowa o pracę. Znaczenia nie ma też wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej - uprawnienie do trzynastki przysługuje zarówno zatrudnionym w pełnym wymiarze godzin, jak i niepełnoetatowcom.

Od kilku już lat mamy do czynienia z różnymi definicjami pojęcia "przepracowanie". Budzi ona ciągłe kontrowersje, a na tym tle powstały dwie możliwie interpretacje

Pierwsza oparta jest na uchwale Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2005 r. (II PZP 9/05, OSNP 2006/7-8/109), zgodnie z którą nauczyciel zwolniony od pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej z prawem do wynagrodzenia zachowuje u pracodawcy prawo do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.

Na podstawie tej uchwały wnioskuje się, że przy określaniu uprawnień pracowników do dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy brać pod uwagę przepracowany przez pracownika okres (w ogólnym znaczeniu, czyli tzw. pozostawanie w stosunku pracy).

Interpretacja ta jest oczywiście bardziej korzystna dla samych zatrudnionych. Według niej do uzyskania prawa do trzynastki wystarczy samo pozostawanie w zatrudnieniu przez wymagany okres. Nie ma znaczenia, czy pracownik był na zwolnieniu lekarskim lub urlopie szkoleniowym. Wykładnia ta prowadzi jednak do przyznawania trzynastek nawet takim osobom, które przepracują np. jedynie miesiąc lub dwa w danym roku kalendarzowym, a jego resztę spędzą np. na zwolnieniu chorobowym. Niemniej jednak to właśnie takie rozumienie pojęcia "przepracowanie" pokrywa się z interpretacją resortu pracy.

Analizując, jakie okresy należy uznać za przepracowane w kontekście ustalania prawa pracownika budżetówki do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nie wolno nie wspomnieć o drugim poglądzie na ten temat.

Druga interpretacja pojęcia "przepracowanego roku" oparta jest na uchwale Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/2003, OSNP 2004/2/26), zgodnie z którą przepracowanie w rozumieniu ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie jedynie pozostawanie w stosunku pracy.

Zdaniem SN również jakakolwiek inna usprawiedliwiona nieobecność w pracy z innych przyczyn niż określone w ustawie nie uprawnia pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jeżeli nie przepracował on wymaganych co najmniej sześciu miesięcy.

Przy takiej wykładni odliczamy okresy nieprzepracowane, tzn. okresy niepozostawania w stosunku pracy oraz przypadające na czas zatrudnienia usprawiedliwione nieobecności w pracy. I to bez względu na to, czy pracownik zachowuje za nie prawo do wynagrodzenia (urlop dla poratowania zdrowia, urlopy naukowe) czy nie (służba wojskowa, urlop wychowawczy).

Co ciekawe, według zwolenników takiej interpretacji uchwała SN z 13 grudnia 2005 r. (II PZP 9/05, OSNP 2006/7-8/109) nie kłóci się z tą wykładnią. Przyjmują oni bowiem, że okresem przepracowanym jest zwolnienie od świadczenia pracy ze względu na zadania związkowe. Tym samym uchwała SN z 13 grudnia 2005 r., nie przeczy stanowisku zawartemu w uchwale SN z 25 lipca 2003 r., a jedynie wprowadza wyjątek od zasady efektywnego przepracowania ustawowego okresu.

Pracownik był zatrudniony przez cały 2010 r. We wrześniu przebywał na zwolnieniu lekarskim, a od października do początku grudnia na zasiłku chorobowym. Czy pracownik ten ma prawo do trzynastki za rok 2010?

To zależy od tego, czy pod uwagę bierzemy faktycznie przepracowany rok, czy też interesuje nas tylko fakt pozostawania w stosunku pracy pracownika w 2010 r. Przy bardziej rygorystycznym przyjęciu pojęcia "przepracowanie" przebywanie pracownika na zwolnieniu i zasiłku chorobowym w 2010 r. pozbawi go prawa do trzynastki. Pracownik ten nie przepracował bowiem efektywnie całego roku kalendarzowego. Natomiast, gdy przyjmiemy bardziej liberalną interpretację, fakt długiej choroby pracownika w danym roku nie będzie miał wpływu na jego prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Trzynastka zostanie mu zatem przyznana, ale w odpowiednio zmniejszonej wysokości.

Przepracowany okres to jednak niejedyny problem przy ustalaniu prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zatrudniliśmy pracownika 4 stycznia 2010 r. Wykonywał obowiązki do 31 grudnia. Czy można przyjąć, że przepracował cały rok kalendarzowy, skoro rozpoczął pracę dopiero 4 stycznia?

Uprawnionym do dodatkowego wynagrodzenia rocznego będzie pracownik, który podjął pracę u danego pracodawcy nie później niż w pierwszym roboczym dniu stycznia tego roku, za który wypłacane jest to wynagrodzenie (pod warunkiem pozostawania w zatrudnieniu do końca danego roku). W styczniu 2010 r. pierwszy dzień miesiąca był wolny od pracy. Podobnie dniem wolnym był 3 stycznia (niedziela). Na tej podstawie pierwszym roboczym dniem stycznia 2010 r. był właśnie 4 stycznia. A zatem zatrudnienie pracownika nastąpiło pierwszego roboczego dnia stycznia i trwało do 31 grudnia 2010 r. Należy zatem przyjąć, że pracownik ten przepracował cały rok kalendarzowy, co uprawnia go jednocześnie do trzynastki w pełnej wysokości.

Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Pracownik był zatrudniony od 15 lutego do 20 sierpnia 2010 r. Czy należy przyznać mu dodatkowe wynagrodzenie roczne?

W przepisach ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym brak wytycznych, w jaki sposób uwzględniać miesiąc lub niepełny przepracowany miesiąc kalendarzowy. Możemy zatem zastosować art. 114 k.c. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się jako 30 dni, a rok jako 365. Dodatkowo art. 113 k.c. mówi o tym, że termin półmiesięczny jest równy piętnastu dniom. Pracownik, aby nabyć prawo do nagrody, musi zatem przepracować co najmniej 6 miesięcy - 180 dni (30 x 6 = 180 dni).

Za każdy pełny przepracowany miesiąc - czyli marzec, kwiecień, maj, czerwiec i lipiec - przyjmujemy po 30 dni. Nie ma tutaj znaczenia, ile dni faktycznie ma każdy z tych miesięcy kalendarzowo. Następnie sumujemy miesiąc rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia. W lutym pracownik przepracował 15 dni, natomiast w sierpniu: 20 dni. Razem daje nam to 35 dni.

Z tytułu pełnych miesięcy otrzymujemy 150 dni (5 miesięcy x 30 dni każdy = 150). Do tego dodajemy przepracowane 35 dni, 150 dni + 35 dni = 185 dni. Pracownik przepracował zatem 5 dni więcej niż wymagane minimum, ma więc prawo do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do przepracowanych 6 miesięcy.

W szczególnych sytuacjach przepracowanie okresu krótszego niż 6 miesięcy też uprawnia pracownika do nagrody.

Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:

● nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej),

● zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące,

● powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej,

● rozwiązania stosunku pracy w związku z: m.in. przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne lub likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

● podjęcia zatrudnienia:

a) w wyniku przeniesienia służbowego,

b) na podstawie powołania lub wyboru,

c) w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

d) w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,

e) po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej. Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy nie jest wymagane także w przypadku korzystania z urlopu wychowawczego, z urlopu dla poratowania zdrowia, a także korzystania przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego. Nie jest ono konieczne także w sytuacji wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Powyższe przypadki stanowią tzw. katalog zamknięty - oznacza to zatem, że poza wymienionymi w nim sytuacjami przepracowanie okresu krótszego niż 6 miesięcy nie da pracownikowi prawa do nagrody.

Wiadomo zatem, że pracownik, który nie przepracował wymaganego okresu, nie nabędzie prawa do trzynastki.

Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewidują jednak pewne przypadki, które pomimo wypracowanych dni pozbawią pracownika nagrody.

Pracownik nie nabywa prawa do trzynastki w przypadku:

● nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,

● stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,

● wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,

● rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 3 ustawy).

Pracownik w dniu wolnym od pracy pojawił się w pracy w stanie wskazującym na spożycie alkoholu. Czy takie zachowanie może być podstawą do pozbawienia go trzynastki? Podstawową kwestią jest odróżnienie pojęcia "przebywanie w pracy bez konieczności jej wykonywania" od pojęcia "stawienie się do pracy celem jej świadczenia". W przypadku pojawienia się w pracy w dniu wolnym, nie mamy do czynienia z obowiązkiem jej wykonywania. Inaczej traktujemy planowany dzień pracy pracownika. W takim dniu pracownik stawia się do pracy celem wykonywania swoich obowiązków służbowych. Pracownik, który stawia się do pracy w stanie nietrzeźwym, naraża się na pozbawienie prawa do trzynastki. Podobnie, gdyby w dniu pracy, czyli podczas przebywania w pracy, pił alkohol. W obu przypadkach pracodawca ma prawo ukarać pracownika pozbawiając go nagrody. Nie ma natomiast podstawy pozbawić pracownika trzynastki, gdy pracownik stawił się do pracy w dniu, w którym nie musiał pracować.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje.

Przy określaniu podstawy wymiaru trzynastki uwzględnia się zatem te elementy wynagrodzenia, które służą do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

W celu ustalenia, jakie składniki wynagrodzenia powinny być wzięte pod uwagę, posługujemy się przepisami rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.) - dalej rozporządzenie.

Pamiętajmy jednak, że wyjątek stanowi wynagrodzenie otrzymane za urlop wypoczynkowy. Wprawdzie nie jest ono wliczane przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jednak w przypadku ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy wynagrodzenie to brać pod uwagę.

Przy ustalaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględnia się zatem wynagrodzenie i inne świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania, bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju. Po drugie, wyłącza się gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe, oraz wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Po trzecie wyłączenia dotyczą ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, a także wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Kolejne wyłączenie dotyczy kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej. Po piąte wyłączenie dotyczy odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, a także wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Czy wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za dwa dni opieki nad dzieckiem oraz za urlop okolicznościowy z tytułu np. śmierci członka najbliższej rodziny należy doliczyć, ustalając wysokość trzynastki?

W literaturze można spotkać pogląd, zgodnie z którym wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy nie jest wynagrodzeniem za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, które nie podlega zaliczeniu do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Tym samym, kierując się takim stanowiskiem, wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy (urlopy okolicznościowe, 2 dni opieki nad dzieckiem) powinno być uwzględniane w podstawie wymiaru trzynastki. Większa część ekspertów prawa pracy nie zgadza się jednak z takim poglądem i uważa, że z podstawy wymiaru trzynastki należy wyłączać wynagrodzenia za czas zwolnień od pracy - czyli np. 2 dni wolnego z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14 oraz i inne urlopy okolicznościowe.

Przyjmuje się bowiem, że ustawodawca, tworząc katalog świadczeń wyłączanych z podstawy wynagrodzenia urlopowego i jednocześnie podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jako odrębną nieobecność w pracy wskazał jedynie czas choroby pracownika. Inne zwolnienia od pracy określone zostały jako wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zwolnienia okolicznościowe oraz zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem powinny być zatem traktowane jako inne usprawiedliwione nieobecności w pracy. Tym samym wynagrodzenie za czas takich nieobecności nie powinno być brane pod uwagę przy obliczaniu wysokości podstawy wymiaru trzynastki.

W przypadku przepracowania okresu krótszego niż rok, wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego naliczana jest proporcjonalnie do przepracowanego przez pracownika okresu.

Obliczając wysokość trzynastek, zawsze pod uwagę powinniśmy brać wynagrodzenie zasadnicze pracownika.

Uwzględnienie w podstawie wymiaru nagrody tzw. dodatkowych składników wynagrodzenia zależy przede wszystkim od ich charakteru i warunków wypłaty.

Dodatkowe składniki wynagrodzenia, aby mogły zostać zaliczone do podstawy trzynastki, muszą spełniać następujące warunki:

● muszą mieć charakter składnika wynagrodzenia pracownika,

● mogą mieć stały charakter (np. wypłacane wraz z wynagrodzeniem zasadniczym),

● ich wypłata może mieć regularny charakter, powinny być wypłacane albo w równych odstępach czasu albo co pewien czas (okres).

Pracownikowi samorządowemu, na podstawie art. 36 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, przysługuje:

● wynagrodzenie zasadnicze,

● dodatki za wieloletnią pracę, dodatek specjalny, dodatek funkcyjny,

● nagroda jubileuszowa,

● dodatkowe wynagrodzenie roczne,

● premie i nagrody uznaniowe,

● jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.

O ile przepisy rozporządzenia konkretnie wskazują, że przy ustalaniu wysokości trzynastki nie uwzględniamy nagród jubileuszowych, trzynastek (czyli nagród z zakładowego funduszu nagród) oraz odpraw, o tyle kwestia zaliczania pozostałych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, nie zawsze jest jasna.

Dodatek stażowy przysługuje pracownikowi samorządowemu po pięciu latach pracy w wysokości 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 proc. za każdy dalszy rok pracy - aż do osiągnięcia 20 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego (art. 38 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych).

Jest on bezwzględnie stałym składnikiem wynagrodzenia, wypłacanym uprawnionym pracownikom co miesiąc wraz z wynagrodzeniem zasadniczym. Jego charakter i sposób wypłaty wskazują nam zatem, że powinniśmy uwzględniać go w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Czy dodatek stażowy należny za czas choroby należy przyjąć do podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) pracownika samorządowego?

Dodatek stażowy przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Taki sposób wypłaty decyduje o tym, iż dodatek ten nie jest uwzględniany zarówno w wynagrodzeniu chorobowym, jak i zasiłkach chorobowych przysługujących pracownikom. Pamiętajmy, że wynagrodzenie chorobowe liczymy tak samo jak podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (art. 92 k.p.). W myśl art. 41 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (a tym samym i wynagrodzenia chorobowego) nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Dodatek stażowy pracowników samorządowych jest wypłacany również w okresie pobierania przez pracownika wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, a tym samym nie będzie uwzględniany w tych świadczeniach. Dlatego też dodatek ten nie stanowi składnika wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi. Ze względu na swój charakter i sposób wypłaty dodatek stażowy powinien być zatem uwzględniany w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracownika samorządowego, nawet jeżeli został wypłacony w okresie jego choroby.

Dodatek specjalny jako dodatek o charakterze stałym przyznawany jest tylko wąskiej grupie pracowników samorządowych. Uprawnieni są do niego m.in. wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta i marszałek województwa.

Dla tej grupy pracowników dodatek przyznawany jest w wysokości od 20 proc. do 40 proc. łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, a w urzędach miasta stołecznego Warszawy, miast (na prawach powiatu) liczących powyżej 300 tys. mieszkańców - w kwocie nieprzekraczającej 50 proc. takiego wynagrodzenia (par. 6 rozporządzenia z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - Dz.U. nr 50, poz. 398 z późn. zm.). Stanowi on jednocześnie dodatkowy składnik wynagrodzenia o charakterze stałym, gdyż wypłacany jest uprawnionym pracownikom razem z comiesięcznym wynagrodzeniem zasadniczym.

Dodatek specjalny wójtów, burmistrzów czy starostów będzie zatem zaliczany do podstawy przysługującego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań również może zostać przyznany dodatek specjalny (art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych). Szczegółowe warunki jego przyznawania powinny zostać określone w regulaminie wynagradzania. Można zadać pytanie czy np. w hipotetycznej sytuacji naliczając pracownikowi wysokość trzynastki, należy uwzględnić okres od maja do września 2010 r. włącznie, gdzie pracownik samorządowy wykonywał dodatkowe zadania zlecone przez pracodawcę i otrzymywał z tego tytułu dodatek specjalny?

Do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie zaliczamy "jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie". Charakter dodatku specjalnego, wypłacanego pracownikowi samorządowemu przez określony czas, będzie jednak inny. Dodatek ten przyznaje się na czas zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. W takim okresie pracownik będzie zatem otrzymywał dodatek specjalny wraz z comiesięcznym wynagrodzeniem zasadniczym. Tym samym przez okres, w którym dodatek jest wypłacany, staje się on składnikiem wynagrodzenia o charakterze periodycznym. Jest bowiem wypłacany co miesiąc w stałej wysokości i terminie.

Należy bowiem podkreślić, że o periodycznym charakterze danego składnika może decydować okres jego wypłaty. Polega to na tym, że jeżeli dodatek specjalny był pracownikowi przyznany i wypłacany np. przez 5 miesięcy (od maja do września danego roku), to w tym okresie ma on charakter periodycznego dodatku do wynagrodzenia. Dlatego też dodatek specjalny wypłacany pracownikowi przez pewien okres będzie podlegał wliczeniu przy ustalaniu wysokości podstawy wymiaru trzynastki.

Dodatku takiego nie uwzględnilibyśmy przy obliczaniu wysokości trzynastki, w przypadku gdyby został on wypłacony pracownikowi tylko za jeden miesiąc. Wówczas byłby on dodatkowym jednorazowym świadczeniem przyznanym za spełnienie określonego zadania, a takie świadczenia są wyłączone.

Dodatek funkcyjny przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z kierowaniem zespołem, dla których przepisy wewnętrzne przewidują wypłatę takiego dodatku.

Pracownikowi samorządowemu może również zostać przyznany dodatek funkcyjny ze względu na wypełnianie dodatkowych funkcji i zadań.

Przepisy dotyczące pracowników samorządowych przewidują wypłatę dodatku funkcyjnego jedynie za czas wykonywania określonych czynności, więc jest on dodatkiem, który może mieć charakter stały (gdy wypłacany jest np. przez cały rok) lub okresowy (np. przez kilka miesięcy).

Przy obliczaniu wysokości trzynastki dodatek funkcyjny uwzględnimy tylko wtedy, gdy będzie miał on charakter periodyczny, czyli gdy będzie wypłacany pracownikowi w stałych odstępach czasu (np. przez kilka miesięcy wraz z wynagrodzeniem zasadniczym).

Kwestie dotyczące zaliczania lub nie tzw. nagród i premii uznaniowych zawsze budziły wiele wątpliwości.

Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r. (I PKN 17/00; OSNP 2002/3/77), tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Tym samym nie może być uwzględniana przy naliczaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Natomiast zdaniem Sądu Najwyższego premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w par. 6 pkt 1 rozporządzenia (wyrok SN z 22 września 2000 r., I PKN 33/00; OSNP 2002/8/182).

Pracownik w ciągu okresu branego pod uwagę przy ustalaniu prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego otrzymywał również zasiłek macierzyński. Czy zasiłek ten należy uwzględnić naliczając wysokość trzynastki przysługującej pracownikowi?

Zasiłki są świadczeniami z ubezpieczenia społecznego. Nie są one zatem składnikami wynagrodzenia pracownika, ani nawet dodatkami do tego wynagrodzenia. Jak wynika z przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym, wysokość trzynastki oblicza się biorąc za podstawę sumę wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Żadne zasiłki nie mieszczą się w tych grupach, a tym samym nie mogą być uwzględniane przy naliczaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Premia kwartalna, wypłacana pracownikom co trzy miesiące, powinna być zatem uwzględniona przy obliczaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników. Podobnie trzeba będzie postąpić np. z premią, która wypłacana jest pracownikom co dwa albo co cztery miesiące. Każda z nich będzie miała bowiem charakter periodyczny, gdyż przysługuje pracownikom w równych odstępach czasu.

Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewidują identyczne warunki uzyskania trzynastki dla wszystkich uprawnionych.

Żeby uzyskać prawo do trzynastki w pełnej wysokości, pracownicy samorządowi, a więc także wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta i marszałek województwa, mają obowiązek przepracować u pracodawcy (czyli odpowiednio w urzędzie gminy, starostwie i urzędzie marszałkowskim) cały rok kalendarzowy.

Osoby zajmujące tzw. wyższe stanowiska w samorządzie mają również prawo do nagrody w zmniejszonej wysokości, czyli odpowiednio za co najmniej 6 miesięcy i w szczególnych przypadkach za okres krótszy.

Jak wynika z ustawy o pracownikach samorządowych, rady gmin (rady powiatów oraz sejmiki województw) ustalają w drodze uchwały - biorąc pod uwagę określony w rozporządzeniu płacowym maksymalny poziom tych świadczeń - tylko wysokość wynagrodzenia zasadniczego i dodatku specjalnego wójta, burmistrza, prezydenta, starosty oraz marszałka województwa (art. 8 - 10 ustawy o pracownikach samorządowych).

Jednakże, podjęcie przez radę gminy (radę powiatu albo sejmik województwa) uchwały w sprawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie tworzy, nie zmienia ani nie znosi uprawnienia adresata uchwały (wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty, marszałka) do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Stanowisko w tej sprawie wydała Krajowa Rada Regionalnych Izb Obrachunkowych (stanowisko KR RIO z 27 lutego 2009 r.). Według niej konsekwencją spełnienia warunków określonych w ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym jest nabycie po stronie pracownika (w tym przypadku wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty i marszałka województwa) - z mocy prawa - roszczenia dotyczącego zapłaty świadczenia w postaci dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Skoro roszczenie to powstaje z mocy prawa, ewentualna uchwała rady gminy nie ma w omawianym przypadku charakteru konstytutywnego, tzn. jej podjęcie przez organ stanowiący nie tworzy, nie zmienia ani nie znosi uprawnienia wójta, burmistrza czy prezydenta do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Tym samym można przyjąć, że przyznanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zgodnie z przepisami ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, nie wymaga podjęcia uchwały przez organ stanowiący.

Podjęta przez organ stanowiący uchwała może mieć wyłącznie charakter deklaratoryjny, a więc potwierdzać spełnienie przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty czy marszałka przesłanek warunkujących nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Od 1 stycznia 2011 r., na skutek zmiany art. 1 ust. 2 pkt 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym trzynastka przysługuje jedynie pracownikom samorządowym jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Z końcem ubiegłego roku zakończono bowiem proces likwidacji gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych prowadzących działalność w zakresie innym niż określony w ustawie o finansach publicznych. Pojawił się zatem problem, czy pracownicy zlikwidowanych jednostek mają prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego skoro od 1 stycznia 2011 r. nie są oni uwzględnieni w katalogu osób uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, określonego w art. 1 ust. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym.

Zdaniem Ministerstwa Finansów mimo iż ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym na skutek wprowadzonych l stycznia 2011 r. zmian w katalogu pracowników jednostek sfery budżetowej nie wymienia aktualnie pracowników likwidowanych jednostek, to jednak nie oznacza to, iż tym pracownikom nie przysługuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2010.

Stanowisko to potwierdza również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, podkreślając, iż nowe regulacje obowiązujące z początkiem 2011 r. nie powinny mieć wpływu na uprawnienia pracowników samorządowych do nagrody za rok 2010.

Podstawowym warunkiem uprawniającym pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego jest fakt przepracowania całego roku kalendarzowego u pracodawcy.

Rokiem, który będzie zatem brany pod uwagę, jest w tym przypadku rok 2010, a w tym okresie obowiązywały jeszcze regulacje uprawniające pracowników zlikwidowanych obecnie jednostek, do trzynastki.

Pracownicy ci nabyli zatem prawo do nagrody zgodnie z obowiązującym wówczas prawem.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż pierwszy kwartał roku następnego, czyli roku 2011, jest przeznaczony jedynie na wypłatę uprawnionym pracownikom trzynastek. Okres ten nie ma również bezpośredniego wpływu na uprawnienia takiego pracownika do nagrody - prawo do trzynastki pracownik nabył bowiem z dniem 31 grudnia 2010 r. Na tej podstawie należy zatem uprawnionym pracownikom dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacić.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później, niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który wynagrodzenie to przysługuje. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek - pracownik, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, otrzymuje trzynastkę w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Pracownik rozwiązuje stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę. Czy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi trzynastkę w ostatnim dniu pracy?

Nie, pracodawca nie ma takiego obowiązku. Pomimo rozwiązania stosunku z pracownikiem w związku z przejściem na emeryturę, pracodawca nie musi w ostatnim dniu pracy pracownika wypłacić mu trzynastki. Obowiązek rozliczenia się z pracownikiem do momentu ustania stosunku pracy nie obejmuje wypłaty omawianej nagrody. Dodatkowo przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie przewidują szczególnego terminu na wypłatę trzynastki w takim przypadku. W związku z tym pracownik otrzyma nagrodę już po zakończeniu swojego zatrudnienia, w terminie wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego innym pracownikom. Pracodawca na wypłatę nagród ma czas do końca pierwszego kwartału nowego roku.

Służby mundurowe, jako szczególna grupa zawodowa, nie mogą korzystać z przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Nie oznacza to jednak, że całkowicie pozbawieni zostali odpowiednika trzynastki.

Żołnierz zawodowy pełniący zawodową służbę wojskową przez okres całego roku kalendarzowego nabywa prawo do dodatkowego uposażenia rocznego w wysokości jednomiesięcznego uposażenia zasadniczego wraz z dodatkami o charakterze stałym (art. 83 ustawy z 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych.

W razie pełnienia przez żołnierza zawodowego zawodowej służby wojskowej przez część roku kalendarzowego, dodatkowe uposażenie roczne przysługuje w wysokości proporcjonalnej do liczby miesięcy kalendarzowych, za które żołnierzowi przysługiwało uposażenie miesięczne w pełnej wysokości.

Natomiast żołnierzowi zawodowemu powołanemu do zawodowej służby wojskowej w trakcie roku kalendarzowego, dodatkowe uposażenie roczne za ten rok przysługuje, pod warunkiem że żołnierz pełnił służbę przez okres co najmniej sześciu miesięcy kalendarzowych.

Dodatkowe uposażenie roczne żołnierzy zawodowych wypłaca się w takim samym terminie, jak trzynastki w budżetówce, czyli nie później niż w okresie pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to uposażenie. Należy jednak pamiętać, że takie uposażenie roczne wypłaca się uprawnionym żołnierzom dopiero po wydaniu rozkazu albo decyzji przez dowódcę jednostki.

Dodatkowe uposażenie roczne nie przysługuje w przypadku:

● nieobecności żołnierza zawodowego w służbie przez okres dłuższy niż dwa dni robocze w ciągu roku, która nie została usprawiedliwiona,

● zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej.

W myśl ustawy z 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 43, poz. 277, z późn. zm.), policjantowi za służbę pełnioną w danym roku kalendarzowym przysługuje nagroda roczna do wysokości jednomiesięcznego uposażenia.

Wysokość takiej nagrody ustala się w relacji do okresu służby pełnionej w roku kalendarzowym, za który przysługuje nagroda, z wyłączeniem okresów niewykonywania zadań służbowych.

Okres służby, uprawniający policjanta do nagrody, powinien wynosić co najmniej 6 miesięcy kalendarzowych.

Krótsze okresy służby uprawniają policjanta do nagrody tylko w przypadkach, w którym policjant:

● korzystał z urlopu wychowawczego,

● został delegowany lub odwołany z delegowania bez prawa do uposażenia,

● został zwolniony ze służby w związku z nabyciem uprawnień do emerytury lub renty bądź został powołany do innej służby państwowej, jak również objął funkcję z wyboru w organach samorządu terytorialnego lub stowarzyszeniach,

● zmarł lub został uznany za zaginionego.

Nagrodę roczną obniża się policjantowi w przypadku m.in.:

● popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego stwierdzonego prawomocnym orzeczeniem sądu,

● naruszenia dyscypliny służbowej, stwierdzonego w prawomocnie zakończonym postępowaniu dyscyplinarnym,

● otrzymania negatywnej opinii służbowej.

Nagrodę można obniżyć w granicach od 20 do 50 proc.

Prawo do trzynastki mają m.in.:

● Pracownicy zatrudnieni w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa, sądach i trybunałach: kancelarii Sejmu, Senatu, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Sądu Najwyższego, Trybunału Konstytucyjnego, Krajowej Rady Sądownictwa, sądownictwa powszechnego i administracyjnego, Najwyższej Izby Kontroli, rzecznika praw obywatelskich, rzecznika praw dziecka, Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, generalnego inspektora ochrony danych osobowych, Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Krajowego Biura Wyborczego oraz Państwowej Inspekcji Pracy.

Przepisy ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi wyłączają możliwość przyznania pracownikom zajmującym stanowiska wymienione w art. 2 pkt 1 - 4 tej ustawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym.

Wyrok SN z 16 marca 2005 r. (I PK 205/04, PiZS 2006/1/32)

Przy ustalaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego na podstawie ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej nie uwzględnia się wynagrodzenia otrzymanego przez nauczyciela w czasie urlopu dla poratowania zdrowia.

Uchwała SN z 10 października 2000 r. (III ZP 22/00, OSNP 2001/5/142)

Nauczyciel zwolniony od pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej z prawem do wynagrodzenia w trybie przepisów art. 31 ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych i rozporządzenia Rady Ministrów z 11 czerwca 1996 r. w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy pracownikom pełniącym z wyboru funkcje w związkach zawodowych oraz zakresu uprawnień przysługujących pracownikom w czasie urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy zachowuje u pracodawcy prawo do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek strefy budżetowej.

Uchwała SN z 13 grudnia 2005 r. (II PZP 9/05, OSNP 2006/7-8/109)

Naliczając trzynastki pracownikom samorządowym, uwzględniamy:

● wynagrodzenie zasadnicze,

● dodatki o charakterze stałym (stażowy oraz specjalny dla wójtów, burmistrzów, prezydentów miast, starostów i marszałków województwa),

● dodatki o charakterze periodycznym (funkcyjny, specjalny dla pracownika samorządowego),

● premie, pod warunkiem że są wypłacane regularnie,

● wynagrodzenie urlopowe.

● Do pracowników podlegających przepisom ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi nie ma zastosowania ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 ze zm.).

Wyrok SN z 16 marca 2005 r. (I PK 199/04, OSNP 2005/22/351)

● Przy ustalaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego na podstawie ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej nie uwzględnia się wynagrodzenia otrzymanego przez nauczyciela w czasie urlopu dla poratowania zdrowia.

Uchwała SN z 10 października 2000 r. (III ZP 22/00, OSNP 2001/5/142)

Magdalena Kasprzak

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 1 - art. 5 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.).

Art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr16, poz. 93 z późn. zm.).

Art. 36 - art. 38 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U.z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

Ustawa z 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 90, poz. 593 z późn. zm.).

Art. 83 ustawy z 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych - t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 90, poz. 593, z późn. zm.).

Ustawa z 6 kwietnia 1990 r. o policji (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 43, poz. 277, z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. nr 50, poz. 398 z późn. zm.).